Dictamen N° 10438/2009

N° 10.438 Fecha: 27-II-2009 Se ha dirigido a esta Contraloría General, don Sigifredo Fuentealba Sepúlveda, reclamando en contra de la Municipalidad de Conchalí, pues dicha repartición no le ha entregado copias de las facturas correspondientes a los trabajos de pavimentación de las veredas en calle Santa Inés, entre Monseñor Muller y Barón de Juras Reales, los que se habrían efectuado en el año 2002. Requerida la Municipalidad de Conchalí al respecto, informó sobre la materia mediante oficio N° 1300/12, de 1 de abril de 2008, manifestando, en síntesis, que la documentación solicitada por el recurrente data del año 2002, y que ha efectuado todas las diligencias razonables y pertinentes para dar con el paradero de aquélla, sin obtener resultados positivos. Sobre la materia, es necesario tener presente que la Ley 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, establece que la función pública se debe ejercer con transparencia, siendo públicos los actos administrativos de los órganos de la Administración del Estado y los documentos que se encuentren relacionados con estos actos y que dispongan dichos organismos. Sin perjuicio de lo anterior y atendida la fecha de la documentación que se solicita, conviene tener presente además, la circular N° 28.704, de 1981, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos, la cual recomienda entre otras materias, que la documentación del área operacional sea mantenida, por el plazo de cinco años. A su vez, dicha circular señala que la autorización para eliminar la documentación de los organismos que gozan de autonomía administrativa, como son los municipios, procede que la confiera la respectiva Jefatura Superior. Asimismo, la jurisprudencia administrativa contenida en los dictámenes N°s 15.987, de 1999, 41.136 y 30.545, ambos de 2002, señala que salvo las excepciones establecidas en los artículos 14 y 21 de la Ley N° 10.336, no existe en la legislación actual norma alguna que habilite a esta Contraloría General para autorizar una determinada conducta en materia de eliminación de documentos, pudiendo, no obstante, concluirse que ella dependerá, entre otros factores, del tiempo transcurrido, naturaleza, importancia y necesidad de la documentación analizada. En este contexto y de acuerdo con los antecedentes tenidos a la vista y la indagatoria efectuada por este Organismo de Control, es posible sostener que el municipio adoptó las medidas necesarias para ubicar la documentación solicitada por el recurrente, no obstante lo cual no ha podido encontrarla, informando de ello a aquél, por lo que no se advierte mérito suficiente para iniciar procedimientos destinados a determinar responsabilidades en este caso, considerando, además que se trata de un documento que data del año 2002, respecto del cual no existe obligación de mantenerlo en archivo. Sin perjuicio de lo anterior, nada obsta a que el peticionario inicie la acción especial de amparo prevista en el artículo 14 de la ley N° 18.575, actualmente vigente, en contra de la Municipalidad de Conchalí, si es que estima que su derecho a la información ha sido vulnerado por dicha entidad edilicia.