Dictamen N° 21859/2018

N° 21.859 Fecha: 31-VIII-2018 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Servicio de Salud de Viña del Mar-Quillota solicitando que se emita un pronunciamiento acerca de si las cotizaciones a que se refiere el Artículo 7° bis del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, se pueden realizar por correo electrónico y, además, si ellas pueden reemplazarse por la consulta a los catálogos en que las empresas anuncian sus productos y precios. Asimismo, requiere que se dictamine si la resolución que aprueba un trato directo puede ser posterior a la fijación de los términos de referencia. Requerido su parecer, la Dirección de Compras y Contratación Pública dio cumplimiento a ese trámite. Sobre el particular, cabe recordar que el inciso primero del artículo 1° de la ley N° 19.886 dispone que los contratos que celebre la Administración del Estado, a título oneroso, para el suministro de bienes muebles, y de los servicios que se requieran para el desarrollo de sus funciones, se ajustarán a las normas y principios del presente cuerpo legal y de su reglamentación. Supletoriamente, se les aplicarán las normas de Derecho Público y, en defecto de aquéllas, las normas del Derecho Privado. A su vez, el inciso primero del artículo 5° de ese cuerpo legal previene que la Administración adjudicará los contratos que celebre mediante licitación pública, licitación privada o contratación directa. Por su parte, el inciso final del artículo 8° de esa ley establece que “Siempre que se contrate por trato o contratación directa se requerirá un mínimo de tres cotizaciones previas, salvo que concurran las causales de las letras c), d), f) y g) de este artículo”. Luego, para los efectos de celebrar un trato directo será necesario que las entidades cuenten con cotizaciones en todos aquellos casos previstos en la norma recién citada. En este contexto y en lo que se refiere a la primera consulta, es dable recordar que el artículo 18 de la ley N° 19.886 señala que “Los organismos públicos regidos por esta ley deberán cotizar, licitar, contratar, adjudicar, solicitar el despacho y, en general, desarrollar todos sus procesos de adquisición y contratación de bienes, servicios y obras a que alude la presente ley, utilizando solamente los sistemas electrónicos o digitales que establezca al efecto la Dirección de Compras y Contratación Pública”. Además, que el artículo 7° bis del citado decreto N° 250, dispone que “Las cotizaciones se efectuarán a través del Sistema de Información y deberán contener información comprensiva de los requerimientos del bien o servicio cotizado”. De lo anterior se desprende que todo el proceso de compras, incluidas las mencionadas cotizaciones, debe efectuarse a través de la plataforma establecida por la mencionada Dirección. Sin perjuicio de lo anterior, excepcionalmente, las entidades pueden efectuar las cotizaciones a través de otros medios, para cuyo efecto deberán fundar debidamente las razones que le impidieron atenerse a lo previsto en el citado artículo 7° bis del decreto N° 250. Enseguida, en cuanto a la posibilidad de que dichas cotizaciones sean reemplazadas por la consulta a los catálogos en que las empresas anuncian sus productos y precios, se debe tener presente que el artículo 2°, N° 35, del citado decreto N° 250 define la cotización como el “Requerimiento de información respecto de precios, especificaciones y detalles del bien o servicio”. Como puede apreciarse de la norma citada, la cotización supone que ella se solicite a un proveedor determinado, el que deberá efectuarla a través del Sistema de Información o, excepcionalmente, a través de otro medio. En atención a lo anterior y considerando que la información obtenida desde los catálogos de los proveedores no supone una intención de estos de participar en un determinado proceso de compras, es menester concluir que dicha consulta no puede considerarse como una cotización válida. Finalmente, acerca de si la resolución que aprueba un trato directo puede ser posterior a la fijación de los términos de referencia, es del caso consignar que el N° 30 del artículo 2° del decreto N° 250 define estos últimos como el pliego de condiciones que regula el trato o contratación directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones. A su vez, el N° 2 de la letra d) del artículo 57 de ese reglamento previene que deben publicarse en el Sistema de Información los términos de referencia aprobados por la Entidad Licitante. De las disposiciones citadas se desprende, por una parte, que los términos de referencia deben ser aprobados por un acto formal de la autoridad y, por otra, que ello debe ser efectuado con antelación a la emisión del acto administrativo que apruebe el convenio suscrito vía trato directo, en tanto conforman el estatuto al cual debe ceñirse el procedimiento que están destinados a regular. Al efecto, corresponde puntualizar que es la justificación para acudir a esta forma excepcional de contratación la que puede efectuarse en un documento dictado en forma previa a la celebración del convenio respectivo o consignarse en el mismo acto administrativo que aprueba el contrato (aplica criterio contenido, entre otros, en los dictámenes N°s. 24.654 y 25.423, ambos de 2017). Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República