Dictamen N° 243909/2022

Nº E243909 Fecha: 09-VIII-2022 I. Antecedentes El Ejército de Chile ha requerido autorización para que las agregadurías militares constituidas en el extranjero rindan cuentas de los gastos que realizan en dichos países mediante el procedimiento que expone, esto es, a través de documentos digitalizados y autentificados con firma electrónica avanzada por el respectivo agregado militar, los cuales serán remitidos por correo electrónico a la Dirección de Planificación de Informaciones del Ejército (DIPLINE), sin perjuicio del posterior envío por valija diplomática de la documentación original en formato papel. Fundamenta su petición en que tales agregadurías tienen un carácter permanente, y que los recursos para sus gastos de funcionamiento se entregan como un anticipo que luego rinden mensualmente a la DIPLINE, enviando la documentación original desde el extranjero por medio de valija diplomática. No obstante, dada la distancia geográfica, se genera un eventual riesgo de pérdida o extravío y una demora en el envío de los antecedentes, lo que a su vez provoca retraso en la rendición de cuentas y entrega de nuevos fondos. II. Fundamento jurídico Sobre el particular, el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, dispone que todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, rendirá a esta Entidad Fiscalizadora las cuentas comprobadas de su manejo. Luego, el artículo 4º de la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, indica que “Para efectos de la documentación de cuentas en soporte de papel se considerará auténtico solo el documento original, salvo que el juez en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba”. Agrega su inciso segundo que “No obstante, en casos calificados por la Contraloría General, podrán aceptarse en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello”. Su artículo 5º, inciso tercero, prevé que “Cuando los documentos en soporte de papel se presenten en formato digital, este se considerará copia simple de aquellos”. Añade su inciso cuarto que “En todo caso, en situaciones calificadas por la Contraloría General, el documento digitalizado podrá aceptarse en subsidio del original, en la medida que se encuentre debidamente autentificado por el ministro de fe respectivo o el funcionario autorizado para ello, a lo menos, mediante firma electrónica simple.” Por su parte, el inciso primero de su artículo 34 establece la posibilidad de que el Contralor General autorice rendir cuentas a través de un procedimiento simplificado en aquellos casos cuyas excepcionales condiciones, las que deben ser acreditadas en la respectiva solicitud, impidan dar cumplimiento a lo dispuesto en esa resolución. Al respecto, esta Entidad de Control ha señalado que conforme al citado artículo 4º, por regla general, la inversión de los caudales públicos debe justificarse con los originales de los documentos que acrediten los respectivos desembolsos, y excepcionalmente, esta Contraloría General puede autorizar que se rindan mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el respectivo ministro de fe (aplica dictamen Nº E122753, de 2021). La mencionada autentificación puede ser efectuada ya sea por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe -la que podrá formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no-, o bien, por un funcionario que es designado al efecto por la autoridad competente (aplica dictamen Nº 4.792, de 2017). Lo anterior, sin perjuicio de aquellas situaciones excepcionales que impidan dar cumplimiento a dichas normas y por ende, justifiquen autorizar un procedimiento simplificado de rendición de cuentas. III. Análisis y conclusión Pues bien, analizado el mecanismo propuesto por ese servicio, se aprecia que se trata de la solicitud de un procedimiento simplificado, a través del cual se requiere que las cuentas de las agregadurías militares constituidas en el extranjero se rindan con documentos digitalizados y autentificados por el respectivo agregado militar en el extranjero, sin cumplir con los requisitos de los citados artículos 4º y 5º de la resolución Nº 30. Ahora bien, esta Entidad de Control reconoce las especiales circunstancias que concurren en dicha rendición de cuentas, que dificultan su presentación oportuna con los documentos originales en formato papel generados en los respectivos países, así como las diversas situaciones que puedan obstaculizar la concurrencia de los ministros de fe que al efecto exige la normativa. En este sentido, esta Contraloría General accede al requerimiento formulado, sin perjuicio que el Ejército deberá cotejar los documentos digitalizados con los originales que posteriormente se reciban mediante valija diplomática. Así, se autoriza un procedimiento simplificado de rendición de cuentas por parte de las agregadurías militares de Chile en el exterior, en los siguientes términos: a. La documentación de las rendiciones de gastos que se genere en formato papel será digitalizada por el respectivo agregado militar con firma electrónica avanzada y enviada a la DIPLINE por medio de un correo institucional con dominio “ejército.cl”. La selección de la entidad prestadora del servicio de certificación de firma electrónica avanzada será de entre aquellas empresas acreditadas conforme a la ley Nº 19.799. b. Dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción de la documentación original, la DIPLINE la cotejará con aquella que previamente se recibió en formato digital, adoptando las medidas de corrección que correspondan, si procediere, dejando constancia de esa revisión y de las medidas que adopte. c. Los respectivos documentos digitales y originales serán resguardados a fin de que se mantengan a disposición de este Organismo de Control para su examen. Saluda atentamente a Ud. MARÍA SOLEDAD FRINDT RADA Contralor General De La República (Subrogante)