Dictamen N° 4792/2017

N° 4.792 Fecha: 09-II-2017 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Instituto Forestal, solicitando autorización para rendir cuentas al Gobierno Regional de Coquimbo (GORE) mediante copias o fotocopias autentificadas de los recursos que ese organismo le transfirió en el marco del Programa Capacitación Generación de un Sistema de Gestión de la Vegetación. Ello, fundado en que la normativa tributaria le impone la obligación de conservar dichos instrumentos. Requerido al efecto, el GORE manifiesta que la entidad interesada le informó que no podría rendirle los recursos que le transfirió con documentos originales, por las razones expuestas por ese instituto en su oficio N° 440, de 24 de octubre, de 2016, que en síntesis señala que el Instituto Forestal se encuentra afecto al impuesto a la renta de primera categoría y al decreto ley N° 825, de 1974, que establece el IVA, normativas que requieren que las operaciones respectivas sean respaldadas en sus registros contables con la documentación original, a disposición del Servicio de Impuestos Internos. Agrega que continuará observándole las rendiciones que aquella entidad le presente en copia o fotocopias mientras este Órgano de Control no emita un pronunciamiento. Sobre el particular, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de acuerdo con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. A su vez, de conformidad con el artículo 27 de la aludida resolución, y la jurisprudencia de este origen, contenida en el dictamen N° 10.650, de 2015, se debe recordar que, tratándose de aportes a privados, la inversión de los recursos por tales entes privados es examinada por esta Institución de Fiscalización en la sede de la unidad operativa otorgante. Por otra parte, el artículo 17 del Código Tributario señala que toda persona que deba acreditar la renta efectiva -como ocurre en el caso del Instituto Forestal-, lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario. Al respecto, el Servicio de Impuestos Internos se ha pronunciado mediante sus oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013 y 129, de 2014, entre otros, indicando que de acuerdo a lo prescrito en el anotado artículo 17, persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales, por ser ello necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus deberes en esta materia. En este contexto, este Órgano Fiscalizador ha determinado, a través de sus dictámenes N°s. 39.842 y 67.332, de 2016, entre otros, que con ocasión de la preceptiva tributaria que impone la obligación de conservar los documentos originales en poder del contribuyente, los receptores de caudales públicos, en ciertos casos calificados, pueden respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los antecedentes originales permanezcan en su poder. En este sentido, cabe concluir que el Instituto Forestal podrá presentar copias o fotocopias autentificadas únicamente en los casos en los que deba rendir cuentas al GORE de Coquimbo con la documentación contemplada en el artículo 17 del Código Tributario. No obstante, se debe hacer presente que la mencionada autentificación puede ser efectuada ya sea por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe -la que podrá formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no-, o bien, por un funcionario que es designado al efecto por la autoridad competente. Por lo tanto, es pertinente puntualizar que la resolución N° 4, de 2016, del Instituto Forestal, que designa a una funcionaria de ese servicio como ministro de fe, no se encuentra ajustada a derecho, ya que no corresponde que este, como entidad receptora de los fondos en cuestión, designe a un ministro de fe para autentificar las copias o fotocopias que pueden ser admitidas en su propia rendición de cuentas, debiendo encomendarse esta labor a un ministro de fe establecido por ley o que el Gobierno Regional le encomiende esa labor a uno de sus funcionarios, de conformidad al aludido dictamen N° 10.650, de 2015. Transcríbase al Gobierno Regional de Coquimbo. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República