Dictamen N° 5441/2014

N° 5.441 Fecha: 23-I-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Dirección Nacional de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Obras Públicas, sometiendo nuevamente a la consideración de este Organismo Fiscalizador su solicitud de autorización para destruir o incinerar documentos contables correspondientes al período 1996 – 2006, por cuanto, estima, en la especie se cumplirían las condiciones contempladas en la circular N°28.704, de 1981, de este origen, que instruye sobre la materia, como asimismo los requisitos establecidos por el artículo 21, inciso segundo, de la ley N°10.336. La mencionada dirección inserta un detalle de la aludida documentación contable -relativa, según indica, a ingresos; traspasos de obligaciones devengadas, de remuneraciones, y de ajuste contable; pagos directos; recibos de pagos de Santiago y de regiones, entre otros-, agregando que su mantención constituye un obstáculo para el adecuado uso del espacio, toda vez que no dispone de sitios apropiados para su almacenaje, representando, asimismo, un riesgo desde el punto de vista de la seguridad del personal. Sobre el particular, corresponde señalar, en primer término, que a través del oficio N°40.452, de 2012, este Ente Contralor tuvo ocasión de pronunciarse acerca del requerimiento planteado por la dirección recurrente, concluyendo que no resultaba posible otorgar la autorización solicitada, por cuanto la individualización de los documentos en cuestión carecía de la especificidad necesaria para determinar con exactitud de qué antecedentes se trataba. Ahora bien, en esta oportunidad cumple manifestar que, tal como se consignó en el citado oficio N°40.452, de 2012, el artículo 21, inciso segundo, de la ley N°10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, dispone que “los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos”. Sin perjuicio de lo previsto por la norma transcrita, el artículo 14 del texto legal citado faculta al Contralor “(…) para adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos (…)”. A su turno, y en el mismo sentido, el numeral 2, del título II, del oficio circular N°28.704, de 1981, de esta Entidad Fiscalizadora, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo que es pertinente, que toda la documentación relacionada con la contabilidad fiscal, municipal y, en general, gubernamental, o con cuentas concernientes a la administración de fondos o bienes del Estado, debe ser mantenida por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. Al respecto y para los efectos que interesan, cumple tener presente que las fiscalizaciones y auditorías realizadas por este Organismo de Control tienen el carácter de revisiones definitivas desde el momento en que se emite el respectivo informe final que da cuenta de su resultado. Así lo han precisado los dictámenes N° s 65.931, de 2010, y 24.293, de 2011, de este origen, entre otros. Atendido lo anterior, las solicitudes de autorización de eliminación de documentos que los entes públicos dirigen a esta Contraloría General deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, según el caso, que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por este Organismo, toda vez que ello, de acuerdo a lo manifestado precedentemente y a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente al respecto, contenida, entre otros, en los dictámenes N os 25.634 y 37.995, ambos de 2009, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación. En consecuencia, y considerando que, en la especie, la Dirección de Contabilidad y Finanzas no ha acompañado a su petición antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables que solicita eliminar corresponden a cuentas revisadas y aprobadas por esta Entidad de Control, deberá mantener la documentación por la que específicamente consulta, con arreglo a los términos del artículo 21 de la ley N°10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través del oficio circular N°28.704, de 1981. Saluda atentamente a Ud., Por orden del Contralor General de la República Subjefe División de Infraestructura y Regulación