Dictamen N° 25634/2009

N° 25.634 Fecha: 15-V-2009 Se ha dirigido a esta Contraloría General, la Dirección de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Obras Públicas, Región Metropolitana, solicitando a esta Contraloría General, autorización para eliminar documentos correspondientes al período de enero de 1997 a diciembre de 2002, relacionados con comprobantes contables y documentación sustentatoria de rendición de cuentas de dicho período. Sobre el particular y en primer término, cabe manifestar que el artículo 21, inciso 2°, de la Ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Por su parte y en lo que interesa, el numeral 2, del Título II, del Oficio Circular N°28.704, de 1981, de este órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. En consecuencia y, en consideración a que la citada Dirección de Contabilidad y Finanzas, no ha acompañado a su petición antecedentes que permitan corroborar que, los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que solícita eliminar, corresponden a cuentas aprobadas por esta Entidad de Control, deberá mantener según corresponda, la documentación por la que específicamente consulta, con arreglo a los términos del artículo 21 de la Ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través de la Circular N° 28.704, de 1981, la cual se encuentra vigente.