Dictamen N° 65931/2010

N° 65.931 Fecha: 04-XI-2010 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Alcaldesa de la Municipalidad de Recoleta, consultando en relación con las diversas fiscalizaciones y auditorías efectuadas por este Organismo de Control a la gestión financiera y presupuestaria de esa entidad edilicia, desde el año 1992, cuál fue el período de revisión considerado como definitivo, para efectos de proceder a la eliminación de la respectiva documentación, de conformidad con lo dispuesto en el oficio circular N° 28.704, de 1981, de este origen. En relación con el asunto planteado, cabe consignar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, establece que los libros, documentos y cuentas aprobadas, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de esa ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. A su turno, y en el mismo sentido, el numeral 2, del Título II, del citado oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. Pues bien, primeramente, es del caso señalar que las fiscalizaciones y auditorías realizadas por esta Entidad de Control tienen el carácter de revisiones definitivas desde el momento en que se emite el respectivo informe final que da cuenta de su resultado. Sin perjuicio de lo anterior, es menester puntualizar que aquellas se efectúan sobre una muestra del universo sujeto a examen, por lo que no necesariamente el período de revisión que se consigna en los respectivos informes, implicará que la totalidad de los libros, documentos y cuentas de ese período se encuentren aprobados. En este contexto, es posible afirmar que las solicitudes de autorización de eliminación de documentos, dirigidas a esta Entidad de Fiscalización deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por esta Contraloría General -toda vez que ello, de acuerdo a lo manifestado precedentemente y a lo sostenido por la jurisprudencia administrativa existente al respecto, contenida, entre otros, en los dictámenes N os 25.634 y 37.995, ambos de 2009, resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación-, circunstancia que, en la especie, no se ha verificado. Por otra parte, la autoridad expone que la intención de ese municipio es digitalizar la documentación que haya cumplido con los mencionados requisitos establecidos en el citado oficio circular, para luego proceder a su destrucción, atendido lo cual consulta si le es igualmente aplicable el plazo de 10 años de mantención de la información original que establece el artículo 6° de la ley N° 18.845, que consagra un sistema de microcopia o micrograbación de documentos. Al respecto, es útil recordar que el referido precepto legal, en lo que interesa, fija un plazo de 10 ó 5 años, sin perjuicio de las reglas especiales que el mismo establece, durante el cual no pueden destruirse los documentos públicos o privados, respectivamente, que sean microcopiados o micrograbados en conformidad a esta ley. Sobre el particular, la jurisprudencia emanada de esta Contraloría General contenida, entre otros, en el dictamen N° 11.771, de 1993, ha manifestado que el mencionado oficio circular N° 28.704, de 1981, no ha perdido su vigencia con la promulgación de dicha ley, respecto de los plazos que fija, previniendo que la aplicación de ésta no puede exceder los fines precisos y determinados a que se encuentran dirigidas sus prescripciones, no siendo posible admitir que altere o modifique las disposiciones en que se fundamentó el oficio circular N° 28.704, de 1981, ni los criterios que en él se consignan, respecto a los plazos en que los órganos de la Administración deben conservar determinada documentación. Atendido lo anterior, es dable concluir que al concurrir los correspondientes requisitos, en particular, los plazos establecidos por el oficio circular N° 28.704, de 1981, ese municipio podrá proceder a la destrucción de sus documentos, sin perjuicio de que éstos hayan sido digitalizados de conformidad con la ley N° 18.845. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República