Dictamen N° 26030/2011

N° 26.030 Fecha: 28-IV-2011 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Peñalolén, solicitando un pronunciamiento que determine los plazos y procedimientos aplicables para la eliminación de documentos por parte de la Dirección de Tránsito de esa entidad edilicia, así como también, la incidencia que sobre los mismos habría tenido la ley N° 20.285; acompañando, al efecto, una serie de antecedentes que, según se afirma, corresponden al tipo de documentación que se pretende eliminar. Sobre el particular, y en relación con el procedimiento por el que se consulta, menester resulta indicar que este Organismo de Control, a través del oficio circular N° 28.704, de 1981 -vigente a la fecha y plenamente aplicable a los requerimientos que se formulen sobre el particular-, impartió instrucciones relativas a las disposiciones legales y recomendaciones en materia de eliminación de documentos, determinando, según la documentación de que se trate, el procedimiento aplicable y los plazos durante los cuales deben conservarse los respectivos antecedentes. El referido oficio circular señala, para los documentos en general, que tratándose de organismos que gozan de autonomía administrativa, como ocurre con las municipalidades, la autorización para eliminar documentación de sus archivos corresponde otorgarla al jefe superior del servicio -mediante la dictación de un decreto exento y previa proposición de la jefatura de la unidad respectiva-, en este caso, al alcalde; y establece ciertas modalidades especiales, entre las que destacan, para el caso que se analiza, aquellas relativas a los documentos a que se refieren los artículos 14 y 21 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, respecto de los que se contempla la intervención del Contralor General o un delegado suyo designado especialmente. En efecto, de conformidad con el citado artículo 14, el Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos; mientras que de acuerdo a lo dispuesto en el referido artículo 21, los libros, documentos y registros relativos a la contabilidad fiscal, municipal y de la Beneficencia Pública y de las cuentas que deben rendir las personas que tengan a su cargo la custodia o administración de fondos o bienes del Estado, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos. En este orden de ideas, conviene recordar que, según ha sostenido este Organismo de Fiscalización, entre otros, a través del dictamen N° 41.136, de 2002, corresponde que cada servicio pondere los elementos de juicio que procedan, según su criterio y experiencia, debiendo tenerse en consideración las instrucciones y recomendaciones dadas por esta Entidad a través del aludido oficio circular N° 28.704, de 1981. Ahora bien, en cuanto a la incidencia que, en los preceptos referentes a la eliminación de documentos, tendría la Ley de Transparencia de la Función Pública y Acceso a la Información de la Administración del Estado, contenida en el artículo primero de la ley N° 20.285, a que hace referencia la autoridad comunal en su presentación, cumple con hacer presente que a través del dictamen N° 68.963, de 2009, esta Contraloría General informó acerca de dicha materia, señalando, en síntesis, que la dictación de ese cuerpo legal no ha afectado la aplicación de la preceptiva vigente sobre eliminación de documentos. Lo anterior, sin perjuicio de las reglas relativas a las condiciones y plazo en que deben guardarse los documentos de carácter secreto o reservado, que contempla el artículo 22 de la Ley de Transparencia antes mencionada y de la conservación de documentación necesaria para dar cumplimiento a la obligación prevista en el artículo 7° del mismo texto normativo. En virtud de lo expuesto, debe señalarse que corresponde al Alcalde de la Municipalidad de Peñalolén adoptar las iniciativas y acciones en materia de eliminación de documentos que resulten pertinentes, con sujeción a las instrucciones y jurisprudencia administrativa a que se ha hecho referencia a lo largo del presente oficio, solicitando, de resultar procedente, la intervención de este Organismo de Fiscalización. Para ello, es necesario tener en consideración que, según el criterio contenido en el dictamen N° 21.756, de 2011, de esta Entidad, los instrumentos de la Dirección de Tránsito acompañados como muestra a la presentación de la especie -consistentes, básicamente, en permisos de circulación y sus respectivos respaldos-, corresponden a documentación que es objeto de revisión con ocasión de las auditorías del macroproceso de ingresos que realiza este Organismo de Control, conforme a los procedimientos de fiscalización vigentes, por lo que su eliminación sólo procederá en caso que se acredite que ésta ha sido examinada por esta Contraloría General. Se remiten, para su conocimiento y fines a que haya lugar, copia del oficio circular N° 28.704, de 1981 y de los dictámenes N°s. 41.136, de 2002, 68.963, de 2009 y 21.756, de 2011, todos de esta Entidad Fiscalizadora y se devuelve la documentación enviada por ese municipio. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República