Dictamen N° 38832/2012

N° 38.832 Fecha: 29-VI-2012 Se ha dirigido a esta Contraloría General don José Antonio Bravo Castro, funcionario de la Municipalidad de Santiago, reclamando en contra de esa entidad edilicia, toda vez que en su hoja de vida funcionaria constan anotaciones de demérito correspondientes a los años 1998, 1999, y 2007, que no le fueron notificadas, y que el municipio se habría negado a eliminar, no obstante que no existen los antecedentes que les sirvieron de fundamento. Requerido informe, el referido municipio manifestó, que las mencionadas anotaciones han permanecido en la hoja de vida del recurrente en cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que imponen a la unidad encargada de personal, el deber de dejar constancia de aquellas y de mantener actualizados los registros con toda la información relativa a los funcionarios. Añade, que actualmente no posee respaldo físico de tales anotaciones, en atención a lo establecido en las disposiciones sobre eliminación de documentos. Sobre el particular, es útil recordar que el artículo 39 de la ley N° 18.883, sobre Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, dispone que son anotaciones de demérito aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción u omisión del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario reprochable. A su vez, el decreto N° 1.228, de 1992, del antiguo Ministerio del Interior -que aprueba el reglamento de calificaciones del personal municipal-, establece en su artículo 8°, que el jefe directo deberá notificar por escrito al funcionario acerca del contenido y circunstancia de la conducta que da origen a la anotación, dentro del plazo de cinco días de ocurrida. El funcionario, dentro de los cinco días siguientes a la fecha de esa notificación, podrá solicitar a la referida jefatura que se deje sin efecto la anotación de demérito o que se deje constancia de las circunstancias atenuantes que concurran. Por su parte, resulta necesario indicar que este Organismo de Control, a través del oficio circular N° 28.704, de 1981 -vigente a la fecha- impartió instrucciones relativas a las disposiciones legales y recomendaciones en materia de eliminación de documentos, determinando, para los documentos en general, que tratándose de organismos que gozan de autonomía administrativa, como ocurre con las municipalidades, la autorización para eliminar documentación de sus archivos corresponde otorgarla al jefe superior del servicio, mediante la dictación de un decreto exento y previa proposición de la jefatura de la unidad respectiva, debiendo agregarse que, según ha sostenido el dictamen N° 41.136, de 2002, corresponde que cada servicio pondere los elementos de juicio que procedan, según su criterio y experiencia, debiendo tenerse en consideración las instrucciones y recomendaciones dadas por esta Entidad a través del aludido oficio circular (aplica dictamen N° 26.030, de 2011). En este orden de ideas, conforme se advierte de las recomendaciones contenidas en el mencionado oficio circular N° 28.704, de 1981, resulta conveniente mantener, indefinidamente, los documentos relativos a personal, salvo que los antecedentes del caso se encuentren registrados en libros o tarjetas individuales, lo que permitiría prescindir de los documentos que daten de cinco años o más, conservándose solo aquellos cuya información no se encuentre consignada en la forma enunciada. De acuerdo con lo anterior, y sin perjuicio que no consta que la entidad edilicia haya observado el procedimiento dispuesto en el referido oficio circular para eliminar la documentación de que se trata, es del caso indicar que atendido el tiempo transcurrido, el municipio habría estado facultado para descartar los antecedentes que sirvieron de respaldo a las anotaciones de demérito de que se trata. En este contexto, cabe manifestar que si bien no es posible verificar si las anotaciones de demérito de que se trata fueron notificadas en su oportunidad, por las razones expuestas precedentemente, según lo ha precisado, entre otros, el dictamen N° 75.775, de 2011, los funcionarios sólo pueden impugnar ante este Organismo de Control las referidas anotaciones, una vez notificados del fallo del recurso de apelación deducido en contra de su calificación, dentro del plazo establecido en el artículo 156 de la anotada ley N° 18.883, toda vez que aquellas y las solicitudes de que sean objeto, según lo dispuesto en los artículos 37, 40 y 41 del citado texto estatutario, forman parte de los antecedentes a considerar por la junta calificadora durante el procedimiento de evaluación anual. De este modo, entonces, la reclamación formulada acerca de las aludidas anotaciones resulta extemporánea, ya que los plazos para impugnar los procesos calificatorios correspondientes a los años 1998, 1999, y 2007, en los cuales aquellas habrían incidido, se encuentran latamente vencidos, por lo que la referida petición debe ser desestimada. Ahora bien, en lo que atañe al menoscabo que, en opinión del señor Bravo Castro, le produciría la mantención de las anotaciones en comento, conviene señalar que tanto las de mérito como las de demérito, constituyen antecedentes de los cuales se debe dejar constancia en la hoja de vida del funcionario, y que integran el proceso de evaluación anual del desempeño de cada servidor, por lo que únicamente deben ser considerados en el respectivo período calificatorio, sin que aquellas puedan incidir sobre otras evaluaciones posteriores (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 41.296, de 2001, y 22.778, de 2003). Por último, en cuanto a lo solicitado por el recurrente en relación con el oficio N° 29.782, de 2002, por el cual este Órgano Fiscalizador ordenó a la Municipalidad de Santiago que informara acerca de las medidas adoptadas con motivo de la demora en la sustanciación del proceso disciplinario que indica, en la cual estaría comprometida la responsabilidad administrativa del fiscal designado en dicha investigación, se debe señalar que de los antecedentes que obran en poder de esta Contraloría General se advierte que se instruyó un procedimiento disciplinario en contra del mencionado fiscal, al término del cual, mediante el decreto N° 1.092, de 2003, del citado municipio, se dispuso su absolución, por no existir mérito en su contra. Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante