Dictamen N° 65602/2012

N° 65.602 Fecha: 22-X-2012 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Lo Espejo, solicitando la autorización para proceder a la destrucción de documentos de su Dirección de Tránsito y Transporte Público, en particular, aquellos emitidos por el Departamento de Permisos de Circulación desde el año 2006 hacia atrás. Precisa que el Informe Final N° 306, de 2009, de este Organismo de Control -sobre auditoría integral aleatoria efectuada en esa entidad edilicia, relativa al período comprendido entre el 1 de julio de 2008 y el 30 de junio de 2009- consideró dicha unidad municipal. En relación con la materia, cabe señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Entidad Fiscalizadora, establece que los libros, documentos y cuentas aprobadas, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de la misma ley, según el cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. En el mismo sentido, el numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control -sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. Tal oficio, además, señala en el numeral 2, del Título I, que tratándose de organismos que gozan de autonomía administrativa, como ocurre con las municipalidades, la autorización para eliminar documentación de sus archivos corresponde otorgarla al jefe superior del servicio -mediante la dictación de un decreto exento y previa proposición de la jefatura de la unidad respectiva-, en esta situación, al alcalde, para lo cual, en todo caso, se deben considerar los citados artículos 14 y 21 de la ley N° 10.336. Por otra parte, y en cuanto a lo manifestado por esa entidad edilicia en relación con la existencia de un informe final que habría comprendido la fiscalización del Departamento de Permisos de Circulación, resulta pertinente anotar que, en concordancia con lo expresado en el dictamen N° 24.293, de 2011-, si bien las fiscalizaciones y auditorías realizadas por esta Entidad de Control tienen el carácter de revisiones definitivas desde el momento en que se emite el pertinente informe final que da cuenta de su resultado, aquellas se efectúan sobre una muestra del universo sujeto a examen, por lo que no necesariamente el período de revisión que se consigna en los respectivos informes, implicará que la totalidad de los libros, documentos y cuentas de ese período se encuentren aprobados. En conformidad con lo expresado, es dable colegir que las solicitudes de autorización de eliminación de documentos, dirigidas a este Organismo de Fiscalización deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación que sirve de sustento a rendiciones de cuentas que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por esta Contraloría General, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación, circunstancia que no se ha verificado en la especie, atendido que la Municipalidad de Lo Espejo no acompaña información a ese respecto (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 26.030, de 2011, y 5.978, de 2012). En consecuencia, en mérito de lo expuesto, cabe concluir que en tanto el citado municipio no adjunte los antecedentes a que se alude en el párrafo anterior, no procede que esta Entidad de Control otorgue la autorización solicitada. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República