Dictamen N° 32412/2017

N° 32.412 Fecha: 05-IX-2017 La Contraloría Regional del Libertador General Bernardo O’Higgins ha remitido a este Nivel Central la presentación de la Municipalidad de Litueche, en la que solicita un pronunciamiento que determine si es procedente que el alcalde delegue la facultad de firmar “por orden del alcalde” en el secretario municipal. Sobre el particular, cabe señalar que el artículo 63, letra j), de la ley N° 18.695, dispone que el alcalde tiene, entre otras atribuciones, la facultad de "delegar el ejercicio de parte de sus atribuciones exclusivas en funcionarios de su dependencia o en los delegados que designe, salvo las contempladas en las letras c) y d). Igualmente, podrá delegar la facultad para firmar, bajo la fórmula 'por orden del alcalde', sobre materias específicas". Al respecto, cabe recordar que según lo prescrito en las letras c) y d) del artículo citado, son atribuciones exclusivas del alcalde: nombrar, remover y aplicar medidas disciplinarias a los funcionarios de su dependencia, en conformidad con las normas estatutarias que los rijan. En relación con la norma recién citada, es menester hacer presente que la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida, entre otros, en el dictamen N° 3.159, de 2000, la limitación que la referida letra j) establece para la delegación de atribuciones exclusivas, resulta también aplicable a la delegación de la facultad de firmar "por orden del alcalde". Es decir, conforme con el aludido criterio jurisprudencial, el alcalde puede delegar su firma respecto de la generalidad de las facultades cuyo ejercicio la ley le entrega, salvo las excepciones de las mencionadas letras c) y d) del artículo 63 de la ley N° 18.695. Ahora bien, en lo que se refiere a las facultades del secretario municipal, es menester señalar que el artículo 20 de la ley N° 18.695, previene que la Secretaría Municipal estará a cargo de un secretario municipal que tendrá, entre otras funciones, las de dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo, desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, y recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la ley N° 18.575. Respecto de lo anterior, la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control ha precisado, en el dictamen N° 43.221, de 1999, que la función del secretario municipal de desempeñarse como ministro de fe en las actuaciones municipales se cumplirá, principalmente, mediante la firma de los documentos que las materialicen, o bien, certificando la autenticidad de los documentos otorgados. Por su parte, según lo sostenido en los dictámenes N°s. 7.941, de 2006, y 29.178, de 2009, los decretos alcaldicios deben ser firmados y timbrados en todo caso por el alcalde y por el secretario municipal, quien inviste el carácter de ministro de fe en todas las actuaciones municipales, agregando que, mientras la firma del alcalde es una formalidad indispensable y, por ende, un requisito esencial de las actuaciones municipales, la ausencia de la rúbrica del secretario municipal constituye una infracción al citado artículo 20 de la ley N° 18.695. Precisado lo anterior, cumple con manifestar que no se advierte inconveniente en que la máxima autoridad comunal delegue la facultad de firmar “por orden del Alcalde” en el secretario municipal, sin perjuicio de que en ningún caso puede efectuarla en términos genéricos, toda vez que para que ella opere válidamente es necesario que la delegación de firma de que se trate recaiga sobre materias específicas, razón por la cual, la autoridad edilicia deberá establecer, en un decreto municipal, en forma clara y precisa los asuntos que serán objeto de esta modalidad de delegación. En ese contexto, en el evento en que el secretario municipal intervenga en virtud de la delegación de firma “por orden del Alcalde”, no podrá -a la vez- rubricar como ministro de fe la actuación signada en razón de la aludida delegación, debiendo ser subrogado para ese efecto por el funcionario de la misma unidad que le siga en el orden jerárquico y que reúna los requisitos para el desempeño del empleo de secretario municipal, según lo previsto en el artículo 78 del aludido texto estatutario. Lo anterior, por cuanto, de conformidad con lo precisado en la jurisprudencia administrativa de esta Entidad de Control contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 53.217, de 2002, y 75.804, de 2011, los funcionarios de la Administración del Estado deben respetar el principio de probidad administrativa, el que tiene como objetivo impedir que intervengan no solo en la resolución sino también en el examen o estudio de determinados asuntos o materias, aquellos servidores que puedan verse afectados por un conflicto de intereses en el ejercicio de su empleo o función, en virtud de circunstancias que objetivamente puedan alterar la imparcialidad con que estos deben desempeñarse Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República