Dictamen N° 36421/2017

N° 36.421 Fecha: 12-X-2017 Se ha dirigido a esta Entidad de Control la Municipalidad de Quinta Normal, solicitando un pronunciamiento respecto de la procedencia de que las transcripciones de las actas del concejo sean firmadas por el secretario municipal en ejercicio, el cual no asistió a las sesiones de que se trata, dado que la secretaria municipal titular que estuvo presente en las mismas hizo uso de licencias médicas continuas, siendo, en definitiva, declarado vacante el cargo. Agrega, que de dichas actas -correspondientes a catorce del año 2014, veintiuna en el 2015, y tres el 2016-, existen versiones resumidas conteniendo información sobre la asistencia, acuerdos adoptados y sus respectivas votaciones. Sobre el particular, cabe señalar que conforme al artículo 84, inciso final, de la ley N° 18.695, las actas de las sesiones del concejo deben hacerse públicas una vez sean aprobadas, debiendo contener, a lo menos, la asistencia a la sesión, los acuerdos adoptados en ella y la forma en que procedió la votación. Enseguida, en cuanto a la concurrencia de la firma del secretario municipal, la letra b), del artículo 20, de la citada ley N° 18.695, dispone que esa jefatura debe desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales. Asimismo, el artículo 85, del mismo cuerpo legal dispone, en lo que interesa, que el secretario municipal, o quien lo subrogue, desempeñará las funciones de secretario del concejo. A su vez, conforme al artículo 92, de la misma normativa, el concejo determinará en un reglamento interno las demás normas necesarias para su funcionamiento. Por su parte, el reglamento interno del Concejo Municipal de Quinta Normal -aprobado por decreto alcaldicio N° 1.115, de 2006-, dispone en su artículo 24 que las actas de las sesiones consistirán en la transcripción íntegra de la misma o el resumen de las materias tratadas en ella. Luego, el artículo 25 del mismo, dispone que un ejemplar del acta firmada y corregida, se compaginará por estricto orden cronológico en el archivo oficial de actas del concejo, el que se mantendrá bajo custodia del secretario municipal, y será público. Ahora bien, en la situación de la especie, la firma del secretario municipal corresponde al ejercicio de su función de ministro de fe de las actuaciones municipales -que comprenden, entre otras, las sesiones del concejo-, pero su ausencia en ningún caso constituye por sí solo un vicio que afecte la validez de los acuerdos de que da cuenta el acta, ni tampoco la de sus respectivos procedimientos originarios, pues no altera el contenido mínimo de ellas exigido por la ley (aplica el criterio contenido en los dictámenes N°s. 31.919, de 1994; 76.788, de 2013; y, 39.572, de 2016). Asimismo, de los antecedentes tenidos a la vista, no se advierte irregularidad en los procedimientos de las respectivas sesiones del concejo, ni en el contenido de las actas, siendo la ausencia de firma la concurrencia de una coyuntura extraordinaria e imprevista, que no afecta substancialmente la actuación del concejo, sin perjuicio de la eventual responsabilidad funcionaria que pudiera conllevar el incumplimiento de la obligación del secretario municipal. En consecuencia, no se advierte irregularidad en el hecho que el secretario municipal en ejercicio firme las transcripciones de las actas del concejo, aunque este no haya asistido a las sesiones de que se trata. Sin perjuicio de lo anterior, la Municipalidad de Quinta Normal deberá, en el futuro, procurar las medidas para cumplir con todas las formalidades requeridas para que una situación como la de la especie no se repita. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República