Dictamen N° 52935/2012

N° 52.935 Fecha:28-VIII-2012 La Contraloría Regional de Magallanes y Antártica Chilena ha remitido a esta Sede Central, las presentaciones efectuadas por la Defensoría Penal Pública de esa región quien requiere se le autorice la eliminación de sus documentos contables correspondientes al período 2002-2007, y por la Empresa Portuaria Austral, que solicita se le permita la destrucción de documentos contables, así como financieros detallados en una nómina que adjunta, los cuales resultaron dañados por el aluvión ocurrido en la ciudad de Punta Arenas en marzo del presente año. Al respecto exponen los recurrentes que el desborde del Río de Las Minas, generado por el referido aluvión, inundó los lugares en los cuales se almacena la documentación antes mencionada, a raíz de lo cual se produjo su contaminación, pérdida, e inutilización. Además, la Defensoría Penal Pública adjunta un acta de la Secretaría Regional Ministerial de Salud de la Región de Magallanes y Antártica Chilena en la cual se deja constancia de la existencia de barro en el interior de la bodega de almacenamiento de los documentos ya señalados, algunos de ellos enlodados, y de estantes cuyas repisas inmediatamente inferiores mantienen archivadores afectados por el agua. Sobre el particular, cabe advertir que respecto a la Defensoría Penal Pública, el último examen de sus cuentas abarcó desde enero del año 2003 hasta el primer trimestre del año 2004, comprendiendo la documentación de ese periodo, sin que exista revisión posterior por este Órgano de Control. Por su parte, de los antecedentes tenidos a la vista, consta que dentro de la nómina de documentos contables o financieros acompañados por la mencionada empresa portuaria, se encuentran algunos que se refieren a otras materias. Precisado lo anterior, corresponde señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, orgánica constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Ahora bien, respecto de los documentos a que se refieren las peticionarias y que son de aquellos señalados por el artículo 21, inciso segundo, de la precitada ley N° 10.336, para que proceda su eliminación en los términos contemplados en ese precepto, ellos deben haber sido examinados por este Ente de Control y aprobadas las cuentas en que inciden (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s 68.963, de 2009, y 3.538, de 2010, ambos de este origen). Atendido lo expuesto, y considerando que los recurrentes no acompañan a sus peticiones antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables, y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas que solicitan eliminar, digan relación con cuentas aprobadas por este Órgano de Control, no corresponde que esta Contraloría General acceda a los requerimientos formulados (aplica dictámenes N°s 5.978 y 25.461, ambos de 2012, de esta Entidad Fiscalizadora). Por otra parte, conforme a las circunstancias del caso, y acorde con la jurisprudencia de este Organismo Fiscalizador, contenida, entre otros, en los dictámenes N°s 12.088, de 2007, 71.197, de 2009, y 60.652, de 2010, cabe consignar que las rendiciones de cuentas deben efectuarse mediante documentos originales, los cuales en casos calificados pueden ser sustituidos por copias debidamente autentificadas por un ministro de fe o por el funcionario correspondiente, al tenor de lo expuesto en el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado. Asimismo, en el supuesto que haya existido una situación de fuerza mayor o caso fortuito, que genere la pérdida de los documentos originales, y tampoco se cuente con copias que reúnan los requisitos anotados, ello no es óbice para que los organismos respectivos cumplan con su obligación de rendir cuentas, pudiendo recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos, tal como lo han establecido, entre otros, los dictámenes N°s. 14.450, de 1999; 60.652, de 2010, y 19.889, de 2012, de este Ente de Control. Finalmente, y en lo concerniente a la documentación que no tenga el carácter de sustentatoria de rendición de cuentas, las entidades solicitantes deberán sujetarse a las disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos contenidas en la circular N° 28.704, de 1981, de esta Contraloría General. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República