Dictamen N° 60652/2010

N° 60.652 Fecha: 13-X-2010 El Intendente de la XI Región de Aysén, en su calidad de órgano ejecutivo del Gobierno Regional, solicita un pronunciamiento que determine si en las rendiciones de cuentas de los consejeros regionales corresponde justificar mediante declaraciones juradas, los gastos a que alude, haciendo presente que "existen determinados actos comerciales por los cuales no se emite comprobante" o en que estos últimos quedan retenidos, como sucede, por ejemplo, con los boletos del metro, y que, además, puede haber "un robo o una pérdida de boletas o antecedentes documentales". Agrega que dichos consejeros le han consultado qué documentes podrían presentar para comprobar tales egresos. Al respecto cabe señalar que con arreglo a lo dispuesto en el artículo 39, incisos cuarto y sexto, de la ley N° 19.175, Orgánica Constitucional sobre Gobierno y Administración Regional, los aludidos consejeros tienen derecho a pasajes y reembolso de gastos por concepto de alimentación y alojamiento pare asistir a las sesiones del consejo regional y de las comisiones o tareas que ese cuerpo colegiado les encomiende, cuando ello les signifique trasladarse fuera de su lugar de residencia habitual. Enseguida debe anotarse que en virtud de lo previsto en el artículo 1° de su ley orgánica N° 10.336, corresponde a esta Contraloría General verificar el examen de las cuentas que deban rendir las personas o entidades que tengan a su cargo fondos de las entidades públicas a que alude, entre las cuales se encuentran las gobiernos regionales. A su vez, el artículo 95, letra b), de la ley recién citada, preceptúa, en lo que interesa, que el examen de cuentas tendrá por objeto comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas y la autenticidad de la documentación respectiva. Este artículo agrega que "se considerará auténtico sólo el documento original, salvo que el juez, en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba". Concordante con la preceptiva antes reseñada, el artículo 54 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, establece que corresponderá a la Contraloría General, el examen de las cuentas de los organismos del sector público, de acuerdo con las normas contenidas en su ley orgánica . El artículo 55 del mismo decreto ley previene que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones, añadiendo, en su inciso segundo, que, no obstante en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio de dicha documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente. Sobre la materia, también es pertinente consignarla resolución N° 759, de 2003, de esta Entidad Fiscalizadora, que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas, la que en su N° 3, inciso tercero, precisa que tal rendición estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan, y luego de enumerar, en su N° 3.1., los elementos que deberá comprender -incluyendo entre ellos, en su letra b), la documentación auténtica que acredite todos los pagos realizados- expresa, en su inciso final, que lo anterior es "sin perjuicio de toda otra documentación que el funcionario, persona o entidad responsable de la rendición estime necesario incluir para justificar los ingresos o inversión de los fondos respectivos". Al tenor de la preceptiva expuesta y tal como lo ha informado la jurisprudencia administrativa -dictámenes N°s. 12.088, de 2007, y 71.197, de 2009, entre otros- por regla general las rendiciones de cuentas deben efectuarse mediante documentos originales, los cuales en casos calificados pueden ser sustituidos por copias debidamente autentificadas. Sin perjuicio de lo anterior, cabe también considerar que, en armonía con el criterio sustentado por la jurisprudencia administrativa -dictámenes N°s. 32.947, de 1994, y 47.575, de 2000, entre otros-, no resulta procedente exigir que quienes en ejercicio de una función pública efectúan determinadas diligencias encomendadas por la autoridad, como sucede en la especie, tengan que costear con su propio peculio los gastos en que deban incurrir para dar cumplimiento a esas gestiones, toda vez que ello importaría un enriquecimiento sin causa por parte del servicio, en este caso el gobierno regional. Ahora bien, teniendo en cuenta los referidos criterios jurisprudenciales, corresponde referirse a las hipótesis que plantea el peticionario. Tal como éste lo afirma, en principio, las declaraciones juradas no son un medio probatorio idóneo para respaldar gastos en las rendiciones de cuentas, pues no se tata de documentos originales donde conste directamente el gasto, ni copias de éstos. Enseguida, en el caso de extravío o pérdida de los documentos de respaldo, a que alude la presentación, corresponde precisar, en primer término, que si éste se ha producido exclusivamente como consecuencia de un mero descuido del consejero, no puede, por cierto, suplirse la falta los mismos a través de una declaración jurada del cuentadante. Distinta es, en cambio, la situación en que la pérdida de los documentos comprobatorios o la imposibilidad de presentarlos, obedece a fuerza mayor, esto es, un imprevisto imposible de resistir, caso en el cual -de acuerdo con el predicamento sostenido en los dictámenes N°s. 14.450 y 29.565, ambos de 1999-, además de acreditar que ese impedimento existió, el afectado podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como sería, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que él rinde. Por otra parte, tratándose de los excepcionales casos de servicios por cuyo pago no se entrega comprobante, como sucede con el uso del metro de Santiago que se cita en la consulta, si no resulta posible una constancia de quienes prestaron el servicio, es admisible que pueda aceptarse una declaración jurada del consejero, en la medida que se pondere cabalmente la racionalidad de los montos rendidos por éste, en el contexto de las tareas que se le encomendaron y las características y condicionantes específicas del trayecto que debió efectuar para asistir a las sesiones del consejo o cumplir la respectiva comisión. En mérito de lo expresado, cabe concluir que en las rendiciones de cuentas de los consejeros regionales en que incide la consulta, puede admitirse la fundamentación de los gastos mediante antecedentes probatorios que no sean documentos originales, cuando se configuren circunstancias especiales, en los términos expuestos, lo cual debe ser calificado por la autoridad en cada situación particular. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República