Dictamen N° 559796/2024

Nº E559796 Fecha: 31-X-2024 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2024, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a las municipalidades del país, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1. PERÍODO DE VIGENCIA DEL EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. 2. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS A EFECTUAR POR LAS MUNICIPALIDADES Los decretos alcaldicios que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los municipios para el año 2024, tanto de su Gestión como la de los Servicios Incorporados, solo tendrán efecto legal en la medida que sean dictados hasta el 31 de diciembre del ejercicio 2024. Asimismo, es oportuno señalar que los decretos que se dicten durante el mes de diciembre deberán incorporarse en el informe de actualización presupuestaria correspondiente a dicho mes. Sobre el particular, el artículo 81 de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, establece que el Concejo deberá examinar trimestralmente el programa de ingresos y gastos, introduciendo las modificaciones correctivas a que hubiere lugar, a proposición del alcalde, considerando el informe que debe presentar el jefe de la unidad encargada del control o el funcionario que cumpla esa tarea. Por tanto, antes del término del último trimestre del ejercicio se deberá ajustar el presupuesto vigente de la Gestión Municipal - Gestión Interna y Áreas de Gestión – y de cada uno de los Servicios Incorporados que conformen el municipio, de acuerdo con los montos efectivamente ejecutados en cada uno de sus componentes de ingresos y gastos, con el fin de considerar los ingresos efectivamente percibidos o por percibir, evitar la sobre ejecución de determinados gastos y/o los déficit presupuestarios y proporcionar información actualizada de aquellas proyecciones que no se cumplirán. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 81 antes citado, el Concejo que desatendiere la representación formulada en dicho informe y no introdujere las rectificaciones pertinentes o el alcalde que no propusiere las modificaciones correspondientes o los concejales que las rechacen, serán solidariamente responsables de la parte deficitaria que arroje la ejecución presupuestaria anual al 31 de diciembre del año respectivo. 3. AJUSTES PRESUPUESTARIOS AL SALDO INICIAL DE CAJA, DEUDA FLOTANTE E INGRESOS POR PERCIBIR En conformidad con la normativa contable y presupuestaria vigente sobre la materia y considerando lo establecido en el oficio N° 20.101, de 2016, de este Ente de Control, los montos incorporados en el presupuesto inicial del año 2024, en los conceptos Saldo Inicial de Caja, Ingresos por Percibir y Deuda Flotante, constituyeron estimaciones que debieron ser ajustadas a las disponibilidades financieras reales del municipio al 1 de enero de 2024 y a los saldos que presentaban las cuentas de deudores y acreedores presupuestarios al cierre del ejercicio año 2023. Por ello, si tales modificaciones se efectuaron parcialmente o no se realizaron, el alcalde deberá presentar al Concejo el o los correspondientes decretos de modificación presupuestaria, antes del término del ejercicio tanto para la Gestión Municipal, como para cada uno de los Servicios Incorporados que la conformen, según corresponda. 4. DEVENGO DE DERECHOS Y OBLIGACIONES FINANCIERAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2024 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y obligaciones financieras que se generen hasta el 31 de diciembre de 2024, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigibles los derechos y las obligaciones, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las facturas. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho o facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron fundamentos, para efectos del compromiso, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, cabe precisar que corresponde contabilizar como devengadas solo aquellas transacciones que efectivamente generen obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2024, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2024, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente, considerándose, como condición básica para el devengamiento, el haber recibido conforme el bien adquirido o el servicio encomendado. En este sentido, por medio del dictamen N°12.612, de 2010, entre otros, esta Contraloría General ha establecido que conforme al principio de juridicidad que rige las actuaciones de los organismos de la Administración del Estado, necesariamente cabe entender que la obligación del servicio público de pagar el precio convenido o la prestación del servicio pactada, deberá entenderse devengada en el momento en que ella se haga exigible, esto es, con la recepción del bien o la prestación efectiva del servicio, conforme a las estipulaciones convenidas. Del mismo modo, mediante el oficio CGR N° 11.289, de 2010, se concluyó que, en la aplicación del principio del devengo, también se integrarán a la deuda presupuestaria del 31 de diciembre, aquellas obligaciones correspondientes a bienes y servicios contratados y efectivamente recibidos, sin que a dicha data, se haya acompañado la documentación de cobro pertinente, las cuales deberán pagarse en el ejercicio siguiente, en la oportunidad que se recepcione y apruebe la aludida documentación. Así entonces, una obligación tendrá el carácter de devengada, cuando concurran los supuestos jurídicos que la hagan exigible, con independencia del momento que deba realizarse su pago efectivo. Esto es, si su pago se lleva a cabo con cargo al presupuesto del ejercicio en que fue tramitado, o con cargo a los fondos del presupuesto del año siguiente, si tal prestación pecuniaria no alcanzó a pagarse con los recursos del anterior ejercicio. En especial, previo al cierre del ejercicio contable se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 3° de la ley N° 19.983, que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la copia de la factura, en cuanto a que se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclama en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios, mediante alguno de los siguientes procedimientos: 1) Devolviendo la factura y la (s) guía(s) de despacho, en su caso, al momento de la entrega, o 2) Reclamando en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de los bienes o de la prestación del servicio, dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción. Lo anterior, con el propósito de que la municipalidad efectúe oportunamente las gestiones que permitan evitar reconocer obligaciones respecto de las cuales no existe recepción conforme de los bienes y servicios. La factura también se tendrá por irrevocablemente aceptada cuando el deudor, dentro del plazo de ocho días señalado anteriormente, declare expresamente aceptarla, no pudiendo con posterioridad reclamar en contra de su contenido o de la falta total o parcial de entrega de las mercaderías o de la prestación de servicio. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, en el ámbito de la fiscalización que le corresponde realizar. 5. REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE DEL EJERCICIO Como cuestión previa, cabe señalar que para la revisión y análisis se debe considerar la resolución N° 3, de 2020 que aprueba la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP - CGR Chile - Sector Municipal, el oficio CGR N° E59549, de 2020 Procedimientos Contables para el Sector Municipal, las instrucciones anuales y pronunciamientos contables, que dicta este Organismo Contralor. Ahora bien, en armonía con el párrafo anterior, es necesario revisar continuamente la página web institucional de esta Contraloría General, en el menú “Municipalidades”, opción “Información Contable”, sección de “Normativa, Procedimientos e Instrucciones”, para obtener las últimas actualizaciones sobre distintas materias contables. En ese contexto, al cierre del ejercicio contable 2024, corresponde verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente, a lo menos, en los siguientes aspectos: 5.1. Regularización de anticipos otorgados a terceros: En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de la Administración Financiera del Estado, y sus modificaciones, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2025. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2024, cuando proceda. 5.2. Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, las cuentas de Activo y Gastos Patrimoniales deben tener Saldo Deudor y las cuentas de Pasivo e Ingresos Patrimoniales Saldo Acreedor. Tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor. 5.3. Los saldos de las cuentas de Activos relacionadas con Bienes de Uso y Disponibilidades deben ser validados en forma periódica conforme a los procedimientos de control de inventario, arqueo de caja y conciliaciones bancarias, asegurando la consistencia con los registros auxiliares de dichas cuentas. 5.4. Al inicio del ejercicio 2024, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, conforme lo dispone el procedimiento R - 05 Traspaso del Resultado del Ejercicio a Resultado Acumulado, contenido en el oficio CGR N° E59549, de 2020. En consecuencia, antes de la determinación del resultado del ejercicio 2024 la citada cuenta 31103 deberá estar saldada. 5.5. Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores y 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2024, éstos deben corresponder a los recursos monetarios girados desde las cuentas corrientes bancarias cuyo devengo aún no se ha materializado. 5.6. Al 31 de diciembre de 2024, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales –cuentas nivel 2–, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones a Corto Plazo –a sus respectivas cuentas nivel 2–, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento D - 03 Inversiones Temporales en Depósitos a Plazo cuyo Rescate se realiza en Ejercicios Futuros, o D - 04 Inversiones Temporales en Fondos Mutuos cuyo Rescate se realiza en Ejercicios Futuros, según corresponda, incluidos en el oficio CGR N° E59549, de 2020. Por ello, las cuentas de Inversiones Temporales no deberán presentar saldo al 31 de diciembre de cada año. 5.7. En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos y 16102 Proyectos, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas que no hayan sido finalizados o liquidados al 31 de diciembre de 2024 deben traspasarse a las cuentas de Costos Acumulados correspondientes. Para ello, corresponderá aplicar los procedimientos K - 01 Inversiones en Proyectos Destinados a la Formación de Bienes Institucionales o Bienes Nacionales de Uso Público, K - 02 Inversiones asociadas a Estudios Básicos, o K - 05 Inversiones Asociadas a Proyectos que no terminan en la Formación de Bienes Institucionales y Bienes Nacionales de Uso Público, incluidos en el oficio CGR N° E59549, de 2020. En este caso, las cuentas nivel 2, asociadas a Estudios Básicos y a Proyectos, deberán quedar saldadas al 31 de diciembre, informando sus montos pendientes en las cuentas de Costos Acumulados, 1610199 y 1610299, respectivamente. 5.8. Al término del ejercicio el municipio debe verificar que exista correspondencia entre las transferencias recibidas de los Servicios Incorporados a la Gestión Municipal y las otorgadas por el municipio. 5.9. Antes del cierre del año 2024, se debe reclasificar como activos y pasivos corrientes los saldos de activos y pasivos financieros que deban liquidarse en el año 2024, de acuerdo con las cuentas habilitadas para dichos efectos. Todos los demás activos y pasivos financieros cuya liquidación sea mayor al año 2025 se clasificarán como no corrientes en las cuentas habilitadas para tales efectos. 5.10. Antes del cierre del ejercicio se debe evaluar si existe evidencia objetiva de que un activo financiero o un grupo de ellos este deteriorado, y si dicho deterioro se originó en el periodo contable vigente, se debe aplicar el procedimiento D - 09 Deterioro de Bienes Financieros y su Reversión. 5.11. Antes del término del ejercicio se debe efectuar una revisión de la vida útil de bienes de uso e intangibles, tal como se indica en los puntos 40 y 44, respectivamente, de cada norma de la citada resolución N° 3, de 2020. 5.12. Antes del cierre del ejercicio, y posterior a la revisión del punto anterior, se debe efectuar una evaluación de evidencia de deterioro de sus activos considerando la norma de Deterioro de Activos Generadores y No Generadores de Efectivo, para lo cual se debe contar con el respaldo de la metodología definida para tal efecto. 5.13. Al menos al término del ejercicio, las existencias que se mantengan para comercializarse, o para consumirse en el proceso de producción de bienes o servicios que serán vendidos, deberán medirse al menor valor entre el costo y el valor realizable neto, tal como lo señala la norma de Existencias. 5.14. Las existencias que se mantengan para distribuirse sin contraprestación a cambio, o por una contraprestación insignificante; o para consumirlas en el proceso de producción de bienes o servicios que serán distribuidos de esta manera; deberán medirse al menor monto entre el valor libro de la existencia y el costo corriente de reposición. 5.15. Las cuentas 11604 Fluctuación de Cambio - Deudor y 21604 Fluctuación de Cambio - Acreedor, deben quedar cerradas al 31 de diciembre de 2024. Por lo tanto, los respectivos asientos de cierre, así como el asiento por el reconocimiento presupuestario del resultado positivo o negativo, según proceda, deben formar parte de las variaciones del Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, reflejándose como un movimiento financiero en ese período, de acuerdo con el procedimiento R - 03, del citado Manual de Procedimientos. 5.16. Previo al cierre del ejercicio 2024, los activos y pasivos en UF o UTM deberán quedar reflejados al valor de cierre del 31 de diciembre, esto es para el caso de la UF y UTM el último valor del año 2024. 5.17. Al final del ejercicio contable, se deben revisar y ajustar cuando corresponda, las provisiones reconocidas de acuerdo la norma específica de Provisiones, de la mencionada resolución N° 3, como, por ejemplo: litigios, provisión de desmantelamiento, entre otros. 5.18. En relación a los cargos contratados por el Código del Trabajo, se debe provisionar el derecho a feriado anual que obtiene el empleado después de un año de servicio en la entidad, según lo dispuesto en el artículo N° 67 de dicho cuerpo normativo. 5.19. A su vez, para las indemnizaciones por incentivos al retiro, se debe considerar a los empleados que formalmente hayan comunicado su renuncia voluntaria, aplicando el procedimiento N - 09 establecido en el mencionado oficio CGR N° E59549, de 2020. 5.20. En relación con las boletas de garantía, se deberá realizar un levantamiento periódico, resguardando su vigencia con el objetivo de mantener actualizado su reconocimiento en cuentas de responsabilidades o derechos eventuales al cierre del ejercicio 2024. 5.21. La municipalidad deberá realizar las gestiones pertinentes para la devolución de las boletas de garantía de proyectos o convenios finalizados, cuando corresponda. 6. CONTABILIZACIONES PREVIAS AL CIERRE DEL EJERCICIO Sobre la materia, conviene denotar que previo al proceso de cierre de cuentas, todos los hechos económicos correspondientes al ejercicio contable año 2024, deben haber sido contabilizados, además de los ajustes que procedan, entre otros, los instruidos en el punto anterior, considerando además las depreciaciones, amortizaciones y deterioro, si corresponde. Todas estas operaciones deberán incluirse en los informes contables del mes de diciembre de 2024, tal como se detalla en los puntos 4 y 5 de las presentes instrucciones. 7. CONTABILIZACIONES DE CIERRE DEL EJERCICIO Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2024, deberá aplicarse la normativa contable vigente a que se refiere la resolución N° 3, de 2020, de esta Contraloría General, y los procedimientos contables R-01 Cierre de las Cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y R-02 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica – Ingresos y Gastos Patrimoniales, contenidos en el oficio CGR N° E59549, de 2020. Las contabilizaciones que se deriven como consecuencia de lo señalado precedentemente deberán comunicarse a este Organismo Contralor en los Informes de Cierre de Cuentas que comprenden los Balances de Comprobación y de Saldos, Agregado y Desagregados por cada Servicio Incorporado y los respectivos Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria. Ahora bien, con la finalidad de diferenciar estos informes de los correspondientes a los meses calendario -enero a diciembre- estos deberán considerarse para este solo efecto, como pertenecientes a un mes 13 y al cargarlos en el Sistema Contable SICOGEN, los respectivos archivos planos se singularizarán como se indica en el siguiente ejemplo: AG101101P132024 – BD101101P132024 y AN101101P132024. 8. PRESENTACIÓN EN CONTRALORÍA DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES La Contraloría General de la República ha dispuesto para uso de todos los municipios del país, la plataforma de captura y validación de información contable y presupuestaria denominada SICOGEN. La presentación de los informes presupuestarios y contables correspondientes al mes de diciembre y al cierre del ejercicio 2024, deberá efectuarse utilizando dicho sistema, cargando los archivos de acuerdo a los formatos txt establecidos en el oficio N° E412741, de 2023, de este origen. 9. FECHA DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE Y CIERRE DE 2024 Cabe señalar que esta Contraloría General, por el mencionado oficio N° E412741, estableció las fechas de envío de los informes presupuestarios y contables pertenecientes al ejercicio vigente. Al respecto se reitera que el plazo máximo para presentar los informes individualizados en el punto 9, de dicho oficio, correspondientes al mes de diciembre del año en curso, vence los días 05 y 08 de enero de 2025, respectivamente. A su vez, los Informes de Cierre de Cuentas, deberán ser presentados a más tardar el 15 de enero de 2025. 10. AJUSTES POR CORRECCIÓN DE ERRORES DE AÑOS ANTERIORES De acuerdo con el numeral 1 del capítulo II de la norma Errores de la citada resolución N° 3, los errores contables son omisiones e inexactitudes de información fiable que estaba disponible al momento del registro. Luego, su numeral 6 indica que la corrección de un error de períodos anteriores se ajustará con efecto a la apertura del ejercicio en curso, corrigiendo los saldos iniciales de activos, pasivos y resultados acumulados, según corresponda, es decir, mediante un ajuste a la apertura del ejercicio contable vigente. En este sentido, cabe precisar que el oficio N° E101166, de 2020, de este origen señala que estos ajustes a los saldos iniciales informados mediante oficio firmado por el alcalde, deberán contar con la aprobación de este Órgano Contralor. En relación con lo anterior, las municipalidades deberán presentar los ajustes que modifican los saldos iniciales del ejercicio contable 2024, con la debida antelación para que dicho ajuste quede reflejado en el año en curso. Saluda atentamente a Ud., Dorothy Pérez Gutiérrez Contralora General de la República (S)