Dictamen N° 71314/2009

N° 71.314 Fecha: 24-XII-2009 Con motivo de la proximidad del cierre del ejercicio contable año 2009, el Contralor General de la República en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, viene en impartir a las municipalidades del país las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTUADAS POR LAS MUNICIPALIDADES Los decretos alcaldicios que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los municipios, tanto de su gestión como la de los servicios traspasados, sólo tendrán efecto legal en la medida que sean dictados antes del 1° de enero de 2010. Asimismo, es oportuno señalar que los decretos que se dicten en el mes de diciembre, deberán incorporarse en el informe de actualización presupuestaria correspondiente a dicho mes. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser imputados al presupuesto del año 2010. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encontrare pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas tendientes a regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2009, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Conforme lo dispone la normativa contable vigente para el Sector Municipal, los derechos y compromisos financieros que se devenguen hasta el 31 de diciembre de 2009, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento que se hayan materializado las transacciones que los generen, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo del Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda. Sin perjuicio de lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2009, derivadas del cumplimiento satisfactorio de cláusulas de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, haciéndose efectivas las responsabilidades administrativas en los casos que proceda. 4.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2009 Debido a que la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, para el ejercicio 2009, resultó ser una cifra negativa (-2,3%), se ha decidido en esta oportunidad, sobre la base del principio de significación e importancia relativa, no efectuar las actualizaciones de los activos, pasivos y del patrimonio. No obstante, deberá calcularse y registrarse la correspondiente depreciación del ejercicio, de acuerdo con la norma sobre depreciación de los bienes de uso contenida en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005. El movimiento contable que se origine como consecuencia de la depreciación del ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2009 Por oficio C.G.R. N° 60.921, de 2008, este Organismo Contralor puso en conocimiento de las municipalidades las fechas establecidas para la presentación de los informes contables y presupuestarios, correspondientes al ejercicio vigente. Al respecto, cabe reiterar a Ud., que el plazo máximo para presentar los informes individualizados en los puntos 3 y 4 del oficio antes citado, correspondiente al mes de diciembre del año en curso, se cumple en los días 8 y 7 de enero de 2010, respectivamente. Resulta del caso señalar, que aquellos municipios que se encuentran en mora respecto de la remisión de los informes, de acuerdo al calendario de presentación incluido en el oficio a que se ha hecho referencia en el párrafo primero, tendrán como plazo máximo hasta el día 8 de enero de 2010, para dar cumplimiento al envío de los informes atrasados. 6.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios, y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2009, deberá aplicarse la normativa contable vigente para el Sector Municipal, contenida en el oficio circular C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, en especial el oficio C.G.R.N° 36.310, de 2007 y los procedimientos establecidos por el oficio circular N° 36.640, de 2007, edición octubre de 2009. Las contabilizaciones que se originen como consecuencia de lo señalado precedentemente, deberán comunicarse a este Organismo Contralor en el Informe de Cierre de Cuentas que comprende el Balance de Comprobación y de Saldos y los Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, a más tardar el 15 de enero de 2010. Ahora bien, con la finalidad de diferenciar estos informes de los correspondientes a los meses calendarios - enero a diciembre - deberán considerarse como pertenecientes al mes 13 y para remitirlos vía transmisión electrónica deberán singularizarse como se indica a continuación, utilizando como ejemplo un determinado municipio: AG101 lOIP132009TXT y AN101101P132009TXT. 7.- ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS VÍA TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DATOS. Corresponde reiterar, en esta oportunidad, el cumplimiento de las instrucciones impartidas por oficio C.G.R. N° 35.461, de 2009, en el que se establece con carácter de obligatorio el envío de los informes contables y presupuestarios a que se refieren los puntos 3 y 4 del oficio C.G.R.N° 60.921, de 2008, en la modalidad de transmisión electrónica, los cuales deberán ser presentados en código ASCII, de acuerdo a los formatos de archivos incluidos en el anexo C de este oficio y remitidos a este Organismo a través de correos electrónicos dirigidos a la siguiente dirección: contabilidadsmun@contraloria.cl Cabe enfatizar que, de acuerdo con las señaladas instrucciones, en el mismo correo en el que se envíen los archivos, se deberá anexar un símil del oficio conductor escaneado vía archivo PDF, en el que conste la nómina de cada uno de los informes que se incluyen en ese correo y la suscripción por las jefaturas responsables de la información, a fin de dar cumplimiento a la exigencia de asegurar su responsabilidad respecto de la veracidad de su contenido y oportunidad en la remisión. Finalmente, el Contralor General que suscribe agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y le reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República