Dictamen N° 73049/2009

N° 73.049 Fecha: 31-XII-2009 La Contraloría General de la República, en uso e las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir a las municipalidades del país las siguientes instrucciones sobre la materia: El registro y la información de las operaciones efectuadas por los municipios, deberán ajustarse a la normativa contable contenida en el oficio circular C.G.R. N° 60.820, de 2005 y sus modificaciones, a los procedimientos establecidos por el oficio circular C.G.R. N° 36.640, de 2007 y sus modificaciones y a lo instruido en el oficio C.G R. N° 35.461, de 2009. Además, deberán dar cumplimiento a lo que a continuación se dispone: 1.- APERTURA DE CUENTAS DE DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades edilicias que al inicio del ejercicio contable año 2010 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar Recuperación de Préstamos-Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar Servicio de la Deuda-Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 2010 como movimiento de variaciones de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216, que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanente ente no afectan al presupuesto, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3.- CREACIÓN DE ÁREAS DE GESTIÓN El Ministerio de Hacienda, mediante el decreto N° 885, de 2009, dispuso que las municipalidades, para los efectos de la formulación, ejecución e información del presupuesto, deberán, a contar del ejercicio contable 2010, desagregar el presupuesto de gastos de la gestión municipal, en las siguientes áreas de gestión: 01 Gestión Interna; 02 Servicios a la Comunidad; 03 Actividades Municipales; 04 Programas Sociales; O5 Programas Recreacionales y 06 Programas Culturales. Lo anterior, con estricta sujeción al clasificador presupuestario y al presupuesto aprobado. De lo anteriormente señalado, cabe precisar que la desagregación a que se ha hecho referencia sólo procede respecto del presupuesto de gasto de la gestión municipal, por ende, no afecta al presupuesto de los servicios incorporados. Ahora bien, con el objeto de requerir información de las señaladas áreas de gestión, de modo de que pueda ser incluida en el proceso que efectúa este Organismo Contralor, tendiente a la obtención de estados consolidados sobre la situación presupuestaria, financiera y patrimonial del Sector Municipal, ha sido necesario complementar la codificación que hasta el año 2009 se utilizaba para identificar a las entidades contables, lo que se indica en detalle en los formatos de archivos incluidos en el anexo D. En consecuencia, para los efectos del procesamiento correspondiente, el código de la entidad, que deberá incluirse en el detalle de los archivos, será el siguiente: 00XXXX01 Gestión Municipal - Ingresos 00XXXX02 Área Educación - Ingresos y Gastos 00XXXX03 Área Salud - Ingresos y Gastos 00XXXX04 Área Cementerios - Ingresos y Gastos 01XXXX01 Gestión Interna -Gastos 01XXXX02 Servicios a la Comunidad - Gastos 01XXXX03 Actividades Municipales - Gastos 01XXXX04 Programas Sociales - Gastos 01XXXX05 Programas Recreacionales - Gastos 01XXXX06 Programas Culturales – Gastos XXXX En este espacio corresponde incluir el código asignado a cada municipalidad. 4.- INFORMES QUE DEBEN SER REMITIDOS 4.1.- INFORMES DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES Los municipios deberán preparar mensualmente los siguientes informes presupuestarios, cuyos formatos se muestran en el anexo A. INFORME 1: Informe del Presupuesto Inicial. INFORME 2: Informe de Actualización Presupuestaria. INFORME 3: Informe Analítico Presupuestario de Iniciativas de Inversión. DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR Los Informes N°s. 1 y 2, deberán estructurarse de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda y sus modificaciones, en armonía con la naturaleza de las operaciones propias del Sector Municipal, considerando el nivel de subtítulo, ítem y/o asignación, según se haya aprobado en el respectivo presupuesto. Estos informes deberán ser enviados separadamente por la Gestión Municipal- Ingresos; por los Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios y por cada una de las Áreas de Gestión en las que se desagregue o modifique el presupuesto de gastos de la Gestión Municipal. El Informe Analítico Presupuestario de Iniciativas de Inversión deberá incluir detalladamente los estudios preinversionales básicos y los proyectos de inversión, indicándose los montos presupuestarios aprobados inicialmente y las modificaciones que a su respecto se determinen, a nivel de asignaciones especiales desagregadas por cada uno de los conceptos de gastos estimados al interior de cada una de éstas, consultados también como asignaciones en el clasificador presupuestario, subtítulo 31 Iniciativas de Inversión. 4.2.- INFORMES CONTABLES Las municipalidades deberán preparar mensualmente los siguientes estados contables, cuyos formatos se muestran en el anexo B. - Balance de Comprobación y de Saldos. - Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria. - Informe Analítico de Variaciones de la Deuda Pública. - Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria de Iniciativas de Inversión. DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, considerando los ingresos de la Gestión Municipal, los ingresos y gastos de los Servicios Traspasados y los gastos de las Áreas de Gestión. Los Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberán incluir la totalidad de los datos generados en la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, desagregados al último nivel de detalle consignado en las cuentas contenidas en el Catálogo del Plan de Cuentas, que se incluye en el Manual de Procedimientos para el Sector Municipal, aprobado por el oficio C.G.R. N° 36.640, de 2007 sus modificaciones. Estos informes deberán ser enviados separadamente por la Gestión Municipal- Ingresos; por los Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios y por cada una de las Áreas de Gestión. El Informe Analítico de Variaciones de la Deuda Pública, deberá incluir los datos del movimiento consolidado institucional de la deuda interna y externa, directa e indirecta. Además, deberán incluirse los datos del movimiento consolidado institucional de los créditos de proveedores, considerando el financiamiento de bienes adquiridos mediante operaciones de leasing, entendido como endeudamiento en los conceptos de ingresos del clasificador presupuestario anteriormente mencionado. Los Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria de Iniciativas de Inversión, deberán incluir, a nivel de débitos y crédito , los estudios básicos y proyectos (iniciativas de inversión), debiendo desagregarse cada proyecto aprobado a nivel de asignaciones especiales, en las que deberá constar el código y la denominación del estudio básico y/o proyecto respectivo, los cuales una vez fijados no podrán modificarse. Ahora bien, la identificación de asignaciones correspondientes a estudios básicos y proyectos de inversión, deberá complementarse con la desagregación que al efecto contempla el clasificador presupuestario, en el subtitulo 31 Iniciativas de Inversión, el cual contempla las aperturas en los términos indicados en el anexo C. 5.- TRANSFERENCIAS RECIBIDAS POR LAS MUNICIPALIDADES DE OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS Las municipalidades deberán registrar e informar los ingresos originados en transferencias provenientes de "Otras Entidades Públicas", presupuestaria y contablemente, de acuerdo con las desagregaciones contenidas en el Catálogo del Plan de Cuentas antes indicado. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIO Y CONTABLES La fecha de presentación de los informes presupuestarios, será la siguiente: Los Informes del Presupuesto Inicial, los de Actualización Presupuestaria y los Analíticos Presupuestarios de Iniciativas de Inversión, de todas las entidades a que se ha hecho referencia, deberán enviarse dentro del plazo de cinco (5) días, contados desde la fecha de tramitación del acto administrativo que apruebe las estimaciones de ingresos y gastos para el año 2010 y, tratándose de las modificaciones, cinco (5) días del mes siguiente a aquél en que se hubieren autorizado dichas modificaciones. Por su parte, la fecha de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 7.- ENVIO DE LA INFORMACIÓN El envío de los informes deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, presentados en código ASCII, de acuerdo con los formatos de archivos incluidos en el anexo D y remitidos a este Organismo a través de correos electrónicos dirigidos a la siguiente dirección: contabilidadsmun @contraloria.cl A fin de dar cumplimiento a la exigencia de asegurar la responsabilidad que le asiste a la correspondiente autoridad edilicia, respecto de la oportunidad en el envío de la información requerida y de la veracidad de su contenido, se deberá anexar al correo en que se remitan los archivos, un símil del oficio conductor escaneado, vía archivo PDF, en el que conste la nómina de cada uno de los informes que se incluyen en ese correo y la suscripción por las jefaturas responsables de la información. Por otra parte, para la elaboración y envío de los archivos correspondientes a los Informes Presupuestarios - Inicial y Actualizaciones Presupuestarias- y a los Informes Contables Analíticos, se deberá considerar la codificación establecida en el punto 3 de estas instrucciones, en el registro del "código de entidad" incluido en el "detalle" del formato de archivo correspondiente. Ahora bien, cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse a la Jefatura correspondiente de la División de Contabilidad, Subdivisión de Contabilidad Sector Municipal, al teléfono 8701198 o al e-mail aballesteros@contraloria.cl 8.- SISTEMA LOCAL DE INFORMACION CONTABLE Y PRESUPUESTARIA (SILIC) La Contraloría General de la República entre las medidas tendientes a mejorar la oportunidad y la calidad de la información en el ámbito municipal, desarrolló en su momento, la aplicación, Sistema Local de Información Contable y Presupuestaria (SILIC), estando plenamente operativa para los municipios que no cuenten con un sistema que les permita generar directamente los archivos ASCII, puedan, a través de esta aplicación, remitir a este Organismo la información requerida vía internet. Además, dicha aplicación proporciona a todo los municipios, para la preparación de sus informes presupuestarios y contables, los planes de cuentas, analíticos y agregados, ajustados a la normativa vigente. Para acceder a dicho servicio, los municipios deberán ingresar a la página web de este Organismo Fiscalizador, como se indica: www.contraloria.cl/Contabilidad Normativa, Procedimientos e Instrucciones /Nuevo Silic 2010. Sin perjuicio de lo anterior, cabe manifestar que a través de la página web antes señalada, se informará sobre la actualización de la citada aplicación originada en eventuales modificaciones al plan de cuentas y/o al clasificador presupuestario. Nota: Contiene anexos. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República