Dictamen N° 74886/2014

N° 74.886 Fecha : 30-IX-2014 El Alcalde de la Municipalidad de Recoleta se ha dirigido a esta Contraloría General solicitando un pronunciamiento respecto a la forma en que el Servicio Nacional de Menores, en adelante SENAME, ha requerido a esa entidad la rendición de cuentas de los fondos entregados para su administración. Manifiesta que el organismo otorgante ha exigido que, para los efectos mencionados, se consideren sólo los gastos efectivamente pagados, excluyendo las retenciones de honorarios que se enteran el mes siguiente al que se presenta dicha información. Agrega que, a su juicio, la rendición debiera ser idéntica a lo que señala el mayor contable para un período en particular sin excluir el impuesto retenido. Al respecto, la ley N° 20.713 -de Presupuestos del Sector Público año 2014- contempla en el Programa 10-07-01 Servicio Nacional de Menores la asignación 24-01-001 Subvención Proyectos Área Protección a Menores, cuya glosa 04 dispone que con cargo a estos recursos también se podrá celebrar convenios con otras entidades públicas, entre las cuales, la letra a) de dicha norma indica a la Municipalidad de Recoleta, con la finalidad de cumplir el objetivo previsto por la citada ley. Ahora bien, el citado texto legal ubica estos caudales dentro de aquellas transferencias directas a personas -subtítulo 24, ítem 01 Al Sector Privado-, autorizando por medio de la mencionada glosa la posibilidad de que puedan ser destinados además A Otras Entidades Públicas, actuando en este caso el organismo receptor como co-ejecutor de los recursos, junto al SENAME, pues se trata de un programa que está dentro de las competencias de este último servicio y que ambas instituciones ejecutarán en beneficio de los menores, esto es, de los destinatarios previstos por la ley para tal efecto, razón por la cual la Municipalidad de Recoleta debe administrar los caudales que reciba en la cuenta del subgrupo Depósitos de Terceros, signada como 21405 Administración de Fondos en el Plan de Cuentas aprobado por oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Organismo Contralor. Por otra parte, el párrafo segundo del numeral 5.2 sobre transferencias a otros servicios públicos de la resolución N° 759, de 2003 -Fija Normas de Procedimientos sobre Rendición de Cuentas-, de este origen, indica, en lo que interesa, que los organismos receptores estarán obligados a enviar a la unidad otorgante un comprobante de ingreso por los recursos percibidos y un informe mensual de su inversión, que deberá señalar, a lo menos, el monto de los recursos recibidos en el mes, el monto detallado de la inversión realizada y el saldo disponible para el mes siguiente. A su vez, la letra c) del numeral 3.1 previene que la documentación constitutiva de la rendición de cuentas deberá comprender, entre otros aspectos, los comprobantes de traspasos con la documentación auténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda, que demuestren las operaciones contables que no corresponden a ingresos y gastos efectivos. En otro orden de ideas, cabe tener presente que la normativa contable establecida por este Organismo de Control en su oficio circular N° 60.820, de 2005, y los dictámenes N°s. 18.011, de 2011 y 82.334, de 2013, del mismo origen, previenen que las obligaciones deben contabilizarse en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las generen, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista jurídico o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su pago. Así, deberá entenderse devengada la obligación en el momento en que ella se haga exigible. En este contexto, el oficio circular N° 36.640, de 2007, de esta Contraloría General, que aprobó el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal, contiene el procedimiento H-01 Fondos Administrados por Entidades Públicas que no los incorporan a su Presupuesto, el cual en armonía con el señalado punto 5.2 de la resolución N° 759, de 2003, debe contener todas las actuaciones descritas de tal forma que sirva de base para la contabilización del devengamiento y del pago que importa la ejecución presupuestaria del gasto por parte de la unidad otorgante. Asimismo, y teniendo en cuenta la naturaleza de las operaciones por las cuales se consulta, es pertinente indicar que el procedimiento D-03 Gastos en Honorarios, contenido tanto en el citado Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal como en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de este origen, que sancionó el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público, considera pagado el gasto total de estas operaciones incluyendo las retenciones de impuesto que corresponden, pues estas sumas se encuentran devengadas y su pago es exigible por el organismo público competente, aún cuando su integro es posterior. De acuerdo con lo expuesto, cabe manifestar que la rendición de cuentas debe incluir tanto los movimientos en efectivo como todos aquellos que impliquen un gasto devengado realizado con los recursos recibidos en administración, pues es armónico con la normativa contable dictada sobre la materia. Así, resulta improcedente descontar de la rendición de cuentas operaciones intrínsecas al proceso contable como sería el devengamiento correspondiente al impuesto retenido. No obstante lo anterior, a fin de velar por la correcta utilización de los recursos públicos, en la rendición de cuentas que tenga que efectuar la indicada entidad edilicia inmediatamente después del plazo fijado por la ley para el integro en arcas fiscales de los haberes que retuvo por concepto de pago de impuestos relacionados con honorarios, deberá poner ese hecho en conocimiento del Servicio Nacional de Menores. Ahora bien, si no hubiere una rendición posterior al indicado hecho, la Municipalidad de Recoleta tendrá que realizar esa comunicación en el término de 10 días después de cumplido el lapso para enterar el mencionado pago. Transcríbase a las Divisiones de Auditoría Administrativa, de Infraestructura y Regulación, de Municipalidades, todas de esta Contraloría General y a todas las Contralorías Regionales. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República