Dictamen N° 85675/2015

N° 85.675 Fecha: 29-X-2015 La Contraloría Regional del Biobío solicita un pronunciamiento sobre la observación contenida en el numeral 8, acápite II, Examen de Cuentas, del Informe Final de Auditoría N° 48, de 2014, de ese origen, que objetó la rendición de los gastos de alimentación, alojamiento y traslado en que incurrieron cuatro consejeros regionales durante el desempeño de un cometido en la China, atendido que solo entregaron una declaración jurada suscrita ante notario indicando los montos que se les adeudarían, sin acompañar la documentación original de respaldo. Al respecto, el Informe Final concluyó que dicha entidad debía pedir los documentos que permitieran acreditar la efectividad del gasto, o bien, la imposibilidad de contar con tales instrumentos, y en caso de no verificarse lo anterior, correspondía ordenar el reintegro de los valores. Por su parte, el Gobierno Regional del Biobío requirió admitir la declaración jurada notarial como respaldo puesto que se trata de una situación de carácter excepcional, y que son gastos menores cuya cuantía resulta verosímil considerando su tipología y las máximas de la experiencia sobre la situación particular. Añade que su pago tiene por objeto evitar un enriquecimiento sin causa en favor de la Administración. Sobre la materia, cabe señalar que con arreglo a los incisos cuarto y sexto del artículo 39, de la ley N° 19.175, Orgánica Constitucional sobre Gobierno y Administración Regional -vigentes a la época en que se efectuó la observación-, los aludidos consejeros tenían derecho a pasajes y al reembolso de gastos por concepto de alimentación y alojamiento para asistir a las sesiones del consejo regional y de las comisiones, o a tareas que ese cuerpo colegiado les encomiende, cuando ello les signifique trasladarse fuera de su lugar de residencia habitual. Enseguida, en virtud de lo previsto en el artículo 1° de la ley N° 10.336, corresponde a esta Contraloría General verificar el examen de las cuentas que deban rendir las personas o entidades que tengan a su cargo fondos de las entidades públicas a que alude, entre las cuales se encuentran los gobiernos regionales. A continuación, su artículo 95 dispone, en lo que interesa, que el examen de cuentas tendrá por objeto verificar la veracidad y fidelidad de estas y la autenticidad de la documentación respectiva, añadiendo dicho precepto que "se considerará auténtico sólo el documento original". En el mismo sentido, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de la Administración Financiera del Estado, establece que los ingresos y gastos de sus servicios o entidades “deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones”, mientras que su inciso segundo, precisa que “No obstante, en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente”. En ese contexto, el acápite 3 de la resolución N° 759, de 2003, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, y que rige las rendiciones en examen, prescribía que dicha diligencia tenía que realizarse con los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación auténtica en que se fundamentan, considerándose como tal solo los originales, de acuerdo con la preceptiva del párrafo anterior. Al tenor de la normativa expuesta y de la jurisprudencia administrativa plasmada, entre otros, en los dictámenes N°s. 21.558 y 65.648, ambos de 2015, por regla general las rendiciones de cuentas deben efectuarse mediante documentos originales, y en casos calificados, pueden ser sustituidos por copias debidamente autentificadas. Ahora bien, de conformidad con el dictamen N° 60.652, de 2010, que invoca el Gobierno Regional del Biobío, la imposibilidad de presentar la documentación auténtica de respaldo de los gastos puede deberse al extravío de éstos, o bien, a aquellas excepcionales situaciones de bienes o servicios por cuyo pago no se entrega comprobante. De este modo, cuando el extravío se produce por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, es posible recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los egresos efectuados, siempre que, además, se acredite la existencia de dicho impedimento (aplica criterio contenido en el dictamen N° 79.420, de 2014). Tratándose de aquellas excepcionales situaciones de bienes o servicios por cuyo pago no se entrega comprobante alguno, si es que no fuese posible obtener una constancia del vendedor de las especies o del prestador de los servicios, es admisible aceptar una declaración jurada de los consejeros, siempre que se pondere la racionalidad de los montos involucrados en atención a la naturaleza de las tareas encomendadas. En el caso en análisis, la sola declaración jurada de los consejeros que deben rendir sus gastos no es suficiente para dar cuenta de la correcta inversión de los fondos públicos, por cuanto no se acreditan los motivos de fuerza mayor o caso fortuito que les impiden adjuntar los documentos originales de respaldo que corrientemente se emiten con ocasión de este tipo de actividades -tales como las reservas de hotel, las boletas o facturas por la prestación de servicios de hoteleros o de alimentación, entre otros-, ni tampoco que se trata de aquellas prestaciones por cuyo pago no se entrega comprobante alguno, de acuerdo con las disposiciones legales del país de que se trata. Por lo tanto, en la medida que no se acompañen los antecedentes que permitan acreditar la ocurrencia de las circunstancias antes consignadas, debe mantenerse la observación en los términos consignados en el aludido Informe Final de Auditoría N° 48, de 2014. Transcríbase al Gobierno Regional del Biobío, y a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante