Dictamen N° 79690/2011

N° 79.690 Fecha: 22-XII-2011 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2011, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2011, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2012. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual los servicios e instituciones del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifiquen sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TER CEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2012. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2011, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2011, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2011, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2011, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 4.-ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de los servicios e instituciones del Sector Público al término del ejercicio, deberá aplicar la normativa contable vigente, contenida en el oficio circular C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y los procedimientos establecidos por el oficio circular C.G.R. N° 54.900, de 2006, y sus modificaciones. No obstante, las entidades que se encuentren obligadas a aplicar el procedimiento de corrección monetaria establecido en el artículo 41 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, podrán utilizar esa modalidad de actualización para efectuar los ajustes a que se refiere la normativa contable antes mencionada. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2011, será de 3,9%, considerando la información proporcionada por el Instituto Nacional de Estadísticas. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 5.-REVISIÓN Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2011, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, Activo = Saldo Deudor; Pasivo = Saldo Acreedor; Ingresos Patrimoniales = Saldo Acreedor, etc. Al inicio del ejercicio 2011, los saldos de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, han debido traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados debiendo, en consecuencia, estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio de este año. Las cuentas 11604 Fluctuación de Cambio - Deudor y 21604 Fluctuación de Cambio - Acreedor, deben quedar cerradas al 31 de diciembre de 2011. Por lo tanto, los respectivos asientos de cierre, así como el correspondiente al reconocimiento presupuestario positivo o negativo, según corresponda, deben formar parte de las variaciones del Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre. Al 31 de diciembre de 2011, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales - cuentas niveles 2 -, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones Permanentes - a sus respectivas cuentas niveles 2-. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2011 Por oficio C.G.R. N° 5.161, de 2006, se puso en conocimiento de los servicios e instituciones del Sector Público la obligación de enviar, a contar de ese año, un Balance de Comprobación y de Saldos mensual, lo que fue reiterado por oficio C.G.R. N° 79.814, de 2010. Al respecto, cabe señalar que e/ plazo máximo para presentar dicho balance, correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence el 9 de enero de 2012. 7.- ESTADOS FINANCIEROS Por oficio C.G.R. N°63.652, de 2011 se impartieron instrucciones sobre los Estados Financieros, los cuales deberán prepararse en base a las operaciones registradas en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren los oficios circulares N°s 60.820, de 2005 y 54.900, de 2006 y presentarse de acuerdo con el diseño establecido en el oficio circular C.G.R. N° 54.977, de 2010. En cuanto al contenido de los Estados Financieros los servicios deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como asimismo la segregación de los flujos de efectivo, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en el oficio circular C.G.R. N° 54.977, de 2010. Una vez obtenidos los Estados Financieros, estos se deberán remitir a este Organismo Contra/or, por los medios tecnológicos que para estos efectos se disponga en la página web institucional www.contraloria.cl. Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada servicio, respecto de su contenido. El plazo de presentación de los Estados será desde el 2 al 30 de abril del año 2012. 8.- REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACIÓN Los servicios e instituciones del Sector Público cuyo presupuesto institucional haya sido aprobado considerando subdivisiones en más de un programa, deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2011, cada uno de esos programas, en las cuentas que se señalan en el formato de informe adjunto, a más tardar el 16 de enero de 2012. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados, no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República