Dictamen N° 80004/2012

N° 80.004 Fecha: 26-XII-2012 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2012, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir a las municipalidades del país, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS EFECTUADAS POR LAS MUNICIPALIDADES Los decretos alcaldicios que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los municipios para el año 2012, tanto de su gestión como la de los servicios traspasados, sólo tendrán efecto legal en la medida que sean dictados antes del 1 de enero de 2013. Asimismo es oportuno señalar que los decretos que se dicten en el mes de diciembre deberán incorporarse en el informe de actualización presupuestaria correspondiente a dicho mes. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N°1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2013. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2012, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2012, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo del Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2012, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2012, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 4.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de las entidades del Sector Municipal al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, contenida en el oficio circular N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y los procedimientos establecidos por el oficio circular N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones, ambos de este Organismo Contralor. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2012, será de 2,1%, de acuerdo con la información proporcionada por el Instituto Nacional de Estadísticas. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 5.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2012, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Los Saldos de las Cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, Activo = Saldo Deudor; Pasivo = Saldo Acreedor; Ingresos Patrimoniales = Saldo Acreedor, etc. Al inicio del ejercicio 2012, los saldos de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, han debido traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados debiendo, en consecuencia, estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio de este año. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2012 Por oficio N° 81.751, de 2011, de esta Contraloría General, se puso en conocimiento de las municipalidades, las fechas establecidas para la presentación de los informes presupuestarios y contables correspondientes al ejercicio vigente. Al respecto, cabe reiterar que el plazo máximo para presentar los informes individualizados en el punto 4 del oficio antes citado, correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence los días 07 y 08 de enero de 2013, respectivamente. 7.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2012, deberá aplicarse la normativa contable vigente, contenida en el oficio circular N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y los procedimientos establecidos en el oficio circular N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones, ambos de este origen. Las contabilizaciones que se deriven como consecuencia de lo señalado precedentemente, deberán comunicarse a este Organismo Contralor en el Informe de Cierre de Cuentas que comprende el Balance de Comprobación y de Saldos y los Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, a más tardar el 15 de enero de 2013. Ahora bien, con la finalidad de diferenciar estos informes de los correspondientes a los meses calendarios -enero a diciembre- deberán considerarse, para este solo efecto, como pertenecientes al mes 13, y al remitirlos vía transmisión electrónica se singularizarán como se indica a continuación, utilizando, como ejemplo, un determinado municipio: AG101101P132012.TXT y AN101101P132012.TXT. Aquellos municipios que no puedan generar el archivo TXT con el Informe de Cierre de Cuentas, podrán escanearlo e incluirlo en el correspondiente medio de remisión, junto con el símil escaneado del oficio conductor dirigido a este Organismo Contralor de acuerdo con lo que se señala en el punto 8 del presente instructivo. 8.- ENVÍO DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES VÍA TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DATOS El envío de los informes presupuestarios y contables a que se refieren los puntos 3.1 y 3.2 respectivamente del oficio N° 81.751, de 2011, de esta Entidad Fiscalizadora deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, los cuales deberán ser presentados en código ASCII, de acuerdo a los formatos de archivos incluidos en el anexo B de dicho oficio y remitidos a este Organismo a través del Sistema Validador Web. De la misma manera deberá remitirse el Informe de Cierre de Cuentas. Cabe precisar que, de acuerdo con las señaladas instrucciones, a los archivos que sean remitidos en cada oportunidad, se deberá anexar un símil del oficio conductor escaneado vía archivo PDF, en el que conste la nómina de cada uno de los informes que se incluyen en ese correo y la suscripción por las jefaturas a cargo de la información, a fin de que se hagan responsables respecto de la veracidad de su contenido y oportunidad en la remisión. En consecuencia, la omisión del oficio conductor a que se ha hecho referencia, implicará que la información contenida en los archivos TXT, se estimará como información incompleta. 9.- ESTADOS FINANCIEROS Cabe señalar que mediante oficio N° 81.751, de 2011, punto 9, reiterado por oficio N° 79.150, de 2012, se eximió, por el ejercicio contable 2012, a las municipalidades del país, de la aplicación de las normas establecidas en el oficio circular N° 54.977, de 2010, de este Organismo Contralor. Lo anterior, en atención al interés de que dichas entidades edilicias puedan dirigir sus esfuerzos a mejorar la calidad de la información patrimonial, respecto de sus activos en bienes, bancos, deudores o derechos por cobrar, como asimismo, de la totalidad de sus pasivos, a fin de que la información cumpla con los atributos necesarios para la preparación y presentación de los Estados Financieros. Finalmente, el Contralor General que suscribe, agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y les reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República