Dictamen N° 81751/2011

N° 81.751 Fecha: 30-XII-2011 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir a las municipalidades del país las siguientes instrucciones sobre la materia: El registro y la información de las operaciones efectuadas por los municipios, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa contable contenida en el oficio circular C.G.R. N°60.820, de 2005, y sus modificaciones, y a los procedimientos establecidos por el oficio circular C.G.R. N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones. 1.- APERTURA DE CUENTAS 1.1. DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades edilicias que al inicio del ejercicio contable año 2012 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos en su totalidad, a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar Recuperación de Préstamos - Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda - Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en él clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán en el mes de enero del año 2012 como movimiento de variaciones de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 1.2. RESULTADOS ACUMULADOS Asimismo, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2011, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados. Dicho traspaso, deberá también ser registrado como variación del mes de enero de 2012. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 Y 216, que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3.- INFORMES QUE DEBEN SER REMITIDOS 3.1. INFORMES DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES Los municipios deberán mensualmente los siguientes informes presupuestarios: INFORME 1: Informe del Presupuesto Inicial INFORME 2: Informe de Actualización Presupuestaria INFORME 3: Informes Analíticos Presupuestarios de Iniciativas de Inversión (Inicial y Actualizaciones) DETALLE DE LA INFORMACION QUE DEBEN INCLUIR Los Informes N°s. 1 y 2, deberán estructurarse de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, en armonía con la naturaleza de las operaciones propias del Sector Municipal, y desagregados hasta el nivel de subtítulo e ítem, salvo las transferencias de ingresos y gastos, corrientes y de capital, cuyos subtítulos son: 05, 13, 24 y 33, respectivamente, que deberán ser presentadas totalmente desagregadas hasta el nivel de subasignación, correspondiente al nivel 4 del Catálogo del Plan de Cuentas contenido en el oficio circular C.G.R. N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones. Estos informes deberán ser enviados separadamente por la Gestión Municipal - Ingresos; por los Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios y por cada una de las Áreas de Gestión en las que se desagregue o modifique el presupuesto de gastos de la Gestión Municipal, e incluidos en un solo archivo. El Informe Analítico Presupuestario de Iniciativas de Inversión deberá contener detalladamente los estudios preinversionales básicos y los proyectos de inversión, indicándose los montos presupuestarios aprobados inicialmente y las modificaciones que a su respecto se determinen, a nivel de asignaciones especiales desagregadas por cada uno .de los conceptos de gastos estimados al interior de cada una de éstas, consultados también como asignaciones en el clasificador presupuestario, subtítulo 31 Iniciativas de Inversión. 3.2. INFORMES CONTABLES Las municipalidades deberán preparar mensualmente los siguientes estados contables: - Balance de Comprobación y de Saldos. - Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria. - Informe Analítico de Variaciones de la Deuda Pública. - Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria de iniciativas de inversión. DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, considerando los ingresos de la Gestión Municipal, los ingresos y gastos de los Servicios Traspasados y los gastos de las Áreas de Gestión. Los Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberán incluir la totalidad de los datos generados en la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, desagregados al último nivel de detalle, consignado en las cuentas contenidas en el Catálogo del Plan de Cuentas, que se incluye en el Manual de Procedimientos para el Sector Municipal, contenido en el oficio circular C.G.R. N° 36.640, de 2007, y sus modificaciones. Estos informes deberán ser enviados separadamente por la Gestión Municipal - Ingresos; por los Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios, y por cada una de las Áreas de Gestión, e incluidos en un solo archivo. El Informe Analítico de Variaciones de la Deuda Pública, deberá incluir los datos del movimiento consolidado institucional de la deuda interna y externa, directa e indirecta. Además, deberán incluirse los datos del movimiento consolidado institucional de los créditos de proveedores, considerando el financiamiento de bienes adquiridos mediante operaciones de leasing, entendido como endeudamiento en los conceptos de ingresos del clasificador presupuestario anteriormente mencionado. Este informe debe ser remitido por aquellas municipalidades que presenten saldos y/o variaciones en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes, en las cuentas del subgrupo 231 "Deuda Pública Interna". Los Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria de Iniciativas de Inversión, deberán contener a nivel de débitos y créditos los estudios básicos y proyectos (iniciativas de inversión), debiendo desagregarse cada proyecto aprobado a nivel de asignaciones especiales, en las que deberá constar el código y la denominación del estudio básico y/o proyecto respectivo, los cuales una vez fijados no podrán modificarse. Ahora bien, la identificación de las asignaciones correspondientes a estudios básicos y proyectos de inversión, deberá complementarse con la desagregación que al efecto contempla el clasificador presupuestario, en el subtítulo 31 Iniciativas de Inversión, el cual contempla las aperturas en los términos indicados en el anexo A. 4.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES La fecha de presentación de los informes presupuestario, será la siguiente: Los Informes de Presupuesto Inicial, los de Actualización Presupuestaria y los AnalíticosPresupuestarios de Iniciativas de Inversión, de todas las entidades a que se ha hecho referencia, deberán enviarse dentro del plazo de cinco (5) días, contados desde la fecha de tramitación del acto administrativo que apruebe las estimaciones de ingresos y gastos para el año 2012 y, tratándose de las modificaciones presupuestarias, cinco (5) días del mes siguiente a aquél en que se hubieren autorizado dichas modificaciones. Por su parte, la fecha de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 5.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN El envío de los informes deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, presentados en código ASCII, de acuerdo con los formatos de archivos incluidos en el anexo B y remitidos a este Organismo a través de de dos medios a saber: Sistema Perseo Validador, (municipios autorizados bajo esta modalidad) o correo electrónico dirigido a la siguiente dirección: contabilidadsmun@contraloria.cl (resto de las entidades edilicias). A fin de dar cumplimiento a la exigencia de asegurar la responsabilidad que le asiste a la correspondiente autoridad edilicia, respecto de la oportunidad en el envío de la información requerida y la veracidad de su contenido, se deberá anexar al correo en que se remitan los archivos, un símil del oficio conductor escaneado, vía archivo PDF, en el que conste la nómina de cada uno de los informes que se incluyen en ese correo y la suscripción por las jefaturas responsables de la información. Por otra parte, para la elaboración y envío de los archivos correspondientes a los Informes Presupuestarios -Inicial y Actualizaciones Presupuestarias- y a los Informes Contables Analíticos, se deberá considerar la siguiente codificación, en el registro del "código de entidad" que se incluye en el "detalle" del formato de archivo correspondiente. 00XXXX01 Gestión Municipal – Ingresos 00XXXX02 Área Educación - Ingresos y Gastos 00XXXX03 Área Salud - Ingresos y Gastos 00XXXX04 Área Cementerios - Ingresos y Gastos 01XXXX01 Gestión Interna – Gastos 01XXXX02 Servicios a la Comunidad – Gastos 01XXXX03 Actividades Municipales – Gastos 01XXXX04 Programas Sociales – Gastos 01XXXX05 Programas Recreacionales – Gastos 01XXXX06 Programas Culturales - Gastos XXXX En este espacio corresponde incluir el código asignado a cada municipalidad. 6.- SISTEMA PERSEO VALIDADOR La Contraloría General de la República, en su afán de modernizar el proceso de recepción de la información contable y presupuestaria que envían los municipios, ha desarrollado, para el ingreso de dicha información, el Sistema Perseo Validador, el cual permite a funcionarios autorizados de las municipalidades, enviar y validar en línea los informes, logrando de esta forma disminuir los tiempos para la aprobación final de éstos por parte de este Organismo Contralor. El mencionado sistema se encuentra en proceso de implementación gradual, durante el presente año, por lo que, a fines del mismo, se espera tener incorporadas a todas las municipalidades del país, convirtiéndose, en definitiva, en el único canal para el envío de información. Asimismo, en el transcurso del año y mediante oficio, se comunicará oportunamente, la incorporación de cada municipalidad al uso de este sistema. 7.- SISTEMA LOCAL DE INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA Y CONTABLE (SILlC) La Contraloría General de la República en forma complementaria al punto anterior, mantiene a disposición de las municipalidades que lo requieran, la aplicación Sistema Local de Información Presupuestaria y Contable (SILlC), mediante la cual, los municipios que no cuenten con un sistema que les permita generar directamente de sus sistemas de procesamiento de datos los archivos ASCII, puedan a través de esta aplicación, remitir a este Organismo la información requerida vía internet. Además, dicha aplicación proporciona a todos los municipios, para la preparación de sus informes presupuestarios y contables, los planes de cuentas, analíticos y agregados, ajustados a la normativa vigente. Para acceder a dicho servicio los municipios deberán ingresar a la página web de este Organismo Fiscalizador, www.contraloria.cl siguiendo la siguiente ruta de acceso: Bases de información/Contabilidad/Aplicaciones/SILIC . Sin perjuicio de lo anterior, cabe manifestar que a través de la página web antes señalada, se informará sobre la actualización de la citada aplicación originada en eventuales modificaciones al plan de cuentas y/o al clasificador presupuestario. 8.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2011, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2012. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio, salvo previa autorización de este Organismo Contralor. Sin perjuicio de lo anterior, es menester precisar que los saldos iniciales varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable, como resultante de la gestión institucional, o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 9.- ESTADOS FINANCIEROS Con el propósito de que las municipalidades puedan destinar sus esfuerzos a mejorar la calidad de la información patrimonial, se ha estimado conveniente eximir a aquellas de la aplicación de las normas establecidas en el oficio circular C.G.R. N° 54.977, de 2010, por el ejercicio año 2012. En este contexto, se invita a las entidades edilicias a efectuar el estudio y análisis respecto de los saldos de las cuentas que se han informado, de modo que éstos reflejen, razonablemente, la situación del municipio, principalmente de sus activos en bienes, bancos, deudores o derechos por cobrar, como asimismo, de la totalidad de sus pasivos. Cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse a las jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Municipal, al teléfono 8701198, o al e-mail aballesteros@contraloria.cl o bien al Área de Normas y Estadísticas al teléfono 8705779 o al e-mail ybascunan@contraloria.cl. Finalmente, el Contralor General que suscribe, agradecerá a Ud. se sirva a disponer las medidas que sean .procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y les reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República