Dictamen N° 84681/2016

N° 84.681 Fecha: 23-XI-2016 El Director General Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores solicita se autorice a esa Cartera de Estado a recibir y manejar, bajo el sistema “Administración de Fondos”, los caudales que la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos (RADI), le entregue para el desarrollo del proyecto “Catalogación, conservación y digitalización 1.000 imágenes de la colección fotográfica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile para su acceso (1950 y 2000)”. En primer término, corresponde precisar que el registro en “Administración de Fondos” importa el ingreso de recursos en cuentas complementarias o extrapresupuestarias. Al respecto, de acuerdo con el artículo 4° del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y con lo concluido, entre otros, en el dictamen N° 95.364, de 2015, de este origen, todas las entradas y gastos del Estado deben reflejarse en el presupuesto del sector público, salvo que una disposición legal establezca lo contrario o por instrucciones de esta Contraloría General, cuando existan fundamentos para determinar que esos aumentos o disminuciones de haberes no afectan por su naturaleza la ejecución presupuestaria al momento de su ocurrencia. Acorde con dicho pronunciamiento, la citada circunstancia acaecerá cuando se trate, por ejemplo, de caudales que no tengan la calidad de ingresos propios del respectivo servicio. Pues bien, tal como se informó en el dictamen N° 43.421, de 2014, la RADI es un programa internacional del que forman parte los archivos de las Cancillerías Iberoamericanas -entre los que se cuenta el Archivo General Histórico, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores-, que se financia con aportes de sus miembros y que tiene por objeto promover la cooperación en materia de organización, administración, conservación y utilización de los sistemas de registro y repertorio de aquellas, para cuyo efecto efectúa convocatorias destinadas a traspasarles recursos destinados a solventar iniciativas que contribuyan al desarrollo de la señalada finalidad. Asimismo, de los antecedentes tenidos a la vista aparece que el indicado Archivo Histórico postuló el individualizado proyecto a la RADI, requiriendo una ayuda económica de US$ 10.000, para ejecutar dicha iniciativa durante este año y cuyos beneficiarios serán todos los usuarios chilenos o extranjeros que consulten el referido archivo vía internet, particularmente aquellos que estén interesados en la historia diplomática. De esta manera, atendido que esos caudales constituyen, en el actual ejercicio, mayores ingresos no previstos en el presupuesto de la mencionada Cartera de Estado y que de la ficha descriptiva del enunciado proyecto se desprende que las actividades a realizar persiguen concretar la función de cooperación de la RADI en Chile, es que este Organismo de Control concede su autorización para que los recursos de la especie se manejen en la cuenta extrapresupuestaria requerida. Lo anterior, en todo caso, no obsta a la fiscalización que sobre la materia corresponde a esta Contraloría General en ejercicio de sus atribuciones. Finalmente, cabe señalar que los recursos asignados por la RADI deben ser registrados y controlados a través del procedimiento contable C-03 -fondos administrados por entidades públicas que no los incorporan a su presupuesto-, incluido en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público, aprobado mediante el oficio circular N° 96.016, de 2015, de este origen. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República