Dictamen N° 90380/2016

N° 90.380 Fecha: 16-XII-2016 La Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB) solicita que esta Contraloría General le conceda autorización para aceptar que los estudiantes beneficiarios de la “Beca de Residencia Indígena” le rindan cuenta respecto de los gastos por concepto de arriendo de vivienda o pensión, mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o funcionario correspondiente, atendido que aquellos generalmente tienen dificultades para respaldar esos desembolsos con documentos originales. Además, consulta si el jefe superior del servicio tiene atribuciones para designar como ministro de fe a uno de sus servidores o si, por el contrario, corresponde que dicha tarea sea ejercida por un notario público. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a este Organismo Contralor, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con su resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, o su resolución N° 30, de 2015, que reemplazó a la primera para aquellos traspasos que tengan lugar a contar del 1 de junio del año 2015. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, los artículos 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y 4° de la aludida resolución N° 30, previenen que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones. Añade el inciso segundo de esta última preceptiva que en casos calificados por la Contraloría General, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Como se aprecia, por regla general la inversión de los caudales públicos debe justificarse con los originales de los documentos que acrediten los respectivos desembolsos, salvo que en casos calificados por esta Entidad de Control, se acepten copias o fotocopias de los mismos, debidamente autenticadas por el correspondiente ministro de fe. Pues bien, conforme expone la JUNAEB en su presentación, la beca en asunto persigue contribuir al acceso y permanencia en el sistema de educación superior de los estudiantes indígenas en situación de vulnerabilidad social que se han trasladado de comuna para continuar sus estudios, mediante la entrega de un aporte monetario anual para arriendo de inmueble o pensión, que fluctúa entre los $ 967.000 y $ 1.268.400, según sea la región de origen de los beneficiarios. Tales montos son pagados en hasta 10 cuotas dentro del año, para lo cual el becario debe presentar el contrato y los comprobantes de arriendo para hacer retiro del beneficio mes a mes. Como fundamento a su solicitud, la JUNAEB señala que en atención al “universo de beneficiarios a quienes está dirigido la beca, alumnos indígenas en situación de vulnerabilidad social, a menudo presentan dificultades para efectuar las rendiciones de cuentas de los gastos por concepto de arriendo de vivienda o pensión, en que han incurrido utilizando como respaldo solamente documentación original”. Sin embargo, dicha explicación no precisa las razones que le sirven de sustento, las circunstancias que demuestran su ocurrencia ni los motivos por los cuales les resultaría más difícil a los becarios acompañar los antecedentes originales que dan cuenta de la inversión de los montos recibidos, por lo que, no habiéndose logrado configurar un caso calificado que amerite el otorgamiento de la autorización requerida, debe rechazarse, por ahora, la solicitud de que se trata. Ahora bien, en lo tocante a la consulta respecto a quién debiera oficiar como ministro de fe para efectos de autentificar las copias de los antecedentes que sustentan las rendiciones de cuentas, cabe puntualizar que, habiéndose denegado la autorización requerida por la JUNAEB, resulta inoficioso, por ahora, pronunciarse sobre este punto. No obstante, considerando que a través de su dictamen N° 10.650, de 2015, esta Entidad de Control ya emitió su parecer sobre una pregunta similar a la de la especie, se ha estimado pertinente remitir a ese servicio una copia de dicho documento, a modo ilustrativo. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República