Dictamen N° 35476/2017

N° 35.476 Fecha: 03-X-2017 La Subsecretaría de Educación solicita la autorización a que se refiere el artículo 23 de la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento Sobre Rendición de Cuentas, para que las corporaciones municipales mantengan en su poder la documentación auténtica de las rendiciones de cuentas de los recursos que les transfiere ese ministerio con cargo al Fondo de Apoyo a la Educación Pública -FAEP-, petición que anteriormente fue desestimada mediante los dictámenes N°s. 76.894, de 2015, y 84.970, de 2016, de este origen, por no cumplir los requisitos previstos en la normativa. Funda su petición, en las dificultades que conlleva para las respectivas secretarías regionales ministeriales y para el nivel central del ministerio, almacenar con el debido resguardo el alto volumen de documentos que conforman las respectivas rendiciones, y la necesidad de las corporaciones de conservar la documentación original para ser exhibida en los procesos de fiscalización que lleva a cabo el Servicio de Impuestos Internos -SII- y la Superintendencia de Educación. A su vez, la Contraloría Regional de Magallanes y la Antártica Chilena ha remitido la presentación de la Corporación Municipal de Punta Arenas para la Educación, Salud y Atención al Menor, requiriendo la autorización para rendir cuentas a la respectiva secretaría regional ministerial de educación -SEREMI- mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas, de los recursos transferidos por esa cartera de Estado, en los años 2015 y 2016, en el marco del FAEP. Requeridas al efecto, la Subsecretaría de Educación, la SEREMI y la Superintendencia de Educación, emitieron los correspondientes informes. Como cuestión previa, es útil señalar que las leyes N°s. 20.798 y 20.882, de Presupuestos del Sector Público para los años 2015 y 2016, contemplaron la asignación 09-01-12-24-03-051 denominada Fondo de Apoyo a la Educación Pública, cuya glosa 02 dispuso, en lo que interesa, que tales recursos “tienen por finalidad colaborar en el funcionamiento del servicio educacional que entregan las municipalidades, ya sea en forma directa a través de sus departamentos de educación (DAEM) o de corporaciones municipales, para ser utilizados exclusivamente en el financiamiento de aquellas acciones propias de la entrega de dicho servicio y su mejoramiento”, regulación que en similares términos se contiene en el presente ejercicio presupuestario. Por su parte, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República, prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes. A su turno, acorde con el artículo 85, inciso primero, de la ley N° 10.336, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este Ente Contralor las cuentas comprobadas de su manejo. En concordancia con lo anterior, el artículo 23, inciso primero, de la resolución N° 30, antes individualizada -aplicable a las transferencias a que se refieren las presentaciones en estudio- establece que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por este Órgano de Control, la documentación de la rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición de la Contraloría General para su respectivo examen. Agrega su inciso segundo, que en tales casos, los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas. Ahora bien, en esta oportunidad, la Subsecretaría de Educación sostiene que entre las medidas que adoptará para dar cumplimiento a la exigencia anotada precedentemente, se comprende la suscripción de una declaración jurada legalizada ante notario, por parte de los representantes legales de las corporaciones municipales, mediante la cual se garantice el acceso libre a los funcionarios de este Organismo Contralor, para que efectúen un completo examen de los documentos que sustentan las rendiciones de cuentas presentadas durante el período de ejecución del FAEP. Asimismo, indica que procederá a designar ministros de fe o funcionarios autorizados en cada una de las secretarías regionales ministeriales para que autentifiquen las copias o fotocopias de los instrumentos de respaldo. Pues bien, considerando los fundamentos invocados por la subsecretaría, y los resguardos adoptados a fin de asegurar el examen por parte de este Órgano de Control de la documentación que respalda las rendiciones de cuentas de las corporaciones municipales encargadas de la ejecución del FAEP -los que, por cierto, son sin perjuicio de las facultades de esta Contraloría General para fiscalizar a tales entidades respecto del uso y destino de sus recursos, conforme a los artículos 25 de la ley N° 10.336 y 136 de la ley N° 18.695-, esta Institución entiende que concurren circunstancias calificadas que permiten a acceder a lo solicitado por la Subsecretaría de Educación (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 26.759 y 69.265, ambos de 2016, y 9.911, de 2017). En consecuencia, se concede la autorización prevista en el artículo 23 de la resolución N° 30, de este origen, requerida por la Subsecretaría de Educación, para que la documentación auténtica de las rendiciones de que se trata, permanezca en poder de las respectivas corporaciones municipales, a disposición de esta Entidad Fiscalizadora y, por su parte, esa cartera de Estado mantendrán copia o fotocopia autentificada de los instrumentos de respaldo. A continuación, respecto de la petición de la Corporación Municipal de Punta Arenas para la Educación, Salud y Atención al Menor, es útil señalar que el artículo 4° de la citada resolución N° 30, dispone en su inciso primero, que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, en su inciso segundo, agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Como se aprecia, por regla general, la inversión de los caudales públicos debe justificarse con los originales de los documentos que acrediten los respectivos desembolsos, salvo que en casos calificados por esta Entidad de Control, se acepten copias o fotocopias de los mismos, debidamente autenticadas en las condiciones indicadas (aplica dictamen N° 90.380, de 2016). Ahora bien, como fundamento de su solicitud, la requirente invoca la necesidad de exhibir la documentación original en las fiscalizaciones del SII y de la Superintendencia de Educación. En relación con ello, es del caso anotar que la referida necesidad de mantener todos los originales ante el SII, es aplicable únicamente a los antecedentes tributarios y no a toda la documentación que conforma el expediente de rendición, de acuerdo con el artículo 17 del Código Tributario, y en armonía con el criterio contenido en los oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013, y 129, de 2014, de ese servicio (aplica criterio contenido en el dictamen N° 6.668, de 2017). Asimismo, es menester indicar que de acuerdo a lo informado por la Superintendencia de Educación, la normativa aplicable le permite ejercer sus facultades fiscalizadoras con documentos auténticos o copias debidamente autorizadas o legalizadas. De este modo, al tenor de lo expuesto y considerando que la mencionada corporación municipal no ha señalado otras razones que ameriten el otorgamiento de la autorización requerida para rendir cuenta de los fondos de que se trata con copia o fotocopia debidamente autentificada, se rechaza, por ahora, la solicitud formulada. Transcríbase a la Corporación Municipal de Punta Arenas para la Educación, Salud y Atención al Menor, a la Secretaría Regional Ministerial de Educación de la Región de Magallanes y de la Antártica Chilena, y a la Superintendencia de Educación. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República