Dictamen N° 99684/2014

N° 99.684 Fecha: 23-XII-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Corporación Administrativa del Poder Judicial, a través del oficio 3DF N° 6.212, de 2014, solicitando un pronunciamiento respecto de si los documentos de respaldos de las transferencias electrónicas de fondos, los pagos electrónicos o los pagos por medio de vales vistas que eventualmente se efectuarían en las cuentas corrientes jurisdiccionales del Poder Judicial, atendido el proceso de mejoras que se estudian, resultan suficientes para efectos de la revisión que le corresponde realizar a esta Entidad de Control sobre las mismas conforme al artículo 516 del Código Orgánico de Tribunales. Sobre el particular, cabe señalar que según lo prescrito en el inciso primero del citado artículo 516, los tribunales de justicia mantendrán una cuenta corriente bancaria de depósito en la oficina del Banco del Estado del lugar en que funcionen, o del más próximo al de asiento del tribunal, y del movimiento de ella deberán rendir cuenta anualmente a la Contraloría General de la República. Enseguida, según el capítulo 1-7, Sobre Transferencia Electrónica de Información y Fondos -de la Recopilación Actualizada de Normas de la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras-, se entiende por transferencias electrónicas todas aquellas operaciones realizadas por medios electrónicos que originen cargos o abonos de dinero en cuentas, tales como: traspasos automatizados de fondos efectuados por un cliente de una cuenta a otra; órdenes de pago para abonar cuentas de terceros; utilización de tarjetas de débito en puntos de venta; recaudaciones mediante cargos a cuentas corrientes; giros de dinero mediante cajeros automáticos. En general, comprenden cualquier operación que se efectúe por aquellos medios, en que un usuario habilitado para ello instruye o ejecuta movimientos de dinero en una o más cuentas. Agrega dicho documento, que los sistemas utilizados, junto con permitir el registro y seguimiento íntegro de las operaciones realizadas, deberán generar archivos que permitan respaldar los antecedentes de cada operación, identificando, entre otros, fechas, horas, contenido de los mensajes, operadores, emisores y receptores, cuentas y montos. Precisado lo anterior, es dable añadir que la jurisprudencia administrativa contenida en el dictamen N° 17.370, de 2009, ha señalado que en materia de cuentas corrientes de los tribunales de justicia, a esta Entidad de Control únicamente le corresponde pronunciarse sobre la respectiva rendición de cuentas del movimiento de tales recursos. En este sentido, el dictamen N° 10.475, de 1998, indicó que la metodología de dicha revisión, la cual considera las normas de control interno impartidas por la Corte Suprema, estableciendo que se examinará selectivamente el movimiento de las cuentas corrientes que son puestas a disposición de la Contraloría por los tribunales, verificándose tanto los aspectos formales de los registros y documentos, como la confrontación de la información contable proporcionada por estos y la del banco, efectuándose las conciliaciones y cuadraturas de la cuenta corriente y de las boletas pendientes de giro, respectivamente. De esta forma, se puede concluir que la circunstancia de perfeccionar la administración de los mencionados recursos mediante la implementación de la transferencia electrónica de fondos, no altera los requisitos mínimos que la cuenta contable debe cumplir, tales como la integridad del registro, la identificación completa de los depositantes y beneficiarios de los giros, incluyendo las causas procesales asociados a estas operaciones, la conciliación bancaria mensual y el análisis periódico del saldo por girar, además de los respaldos digitales o en papel que correspondan. Sin perjuicio de lo anterior, esta Entidad entiende que tales operaciones desde el punto de vista contable tienen el tratamiento de fondos de terceros, lo que permite la identificación de la deuda que se origina con una determinada incorporación de recursos a las cuentas corrientes de la especie, y su respectiva solución, a fin de evitar mantener disponibilidades bancarias que no puedan ser reconocidas ni aplicadas por los tribunales. Finalmente, conforme al numeral 3.3.2 de la resolución N° 759, de 2003, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, titulado Documentación Auténtica de Cuentas en Soporte Electrónico, para que sea admisible que cualquier entidad que esté afecta a ese deber, rinda cuentas con documentación electrónica en formato digital, es menester que estos cuenten con autorización previa de este Órgano de Control, que permitan acceso a sus sistemas automatizados de tratamiento de información y que se satisfagan las demás exigencias que dicha perceptiva establece, sin que el presente pronunciamiento constituya tal autorización. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República