Dictamen N° 19536/2013

N° 19.536 Fecha: 02-IV-2013 El Director Nacional del Servicio Agrícola y Ganadero (SAG) solicita un pronunciamiento acerca de la manera en que corresponde aplicar el artículo 21 de la Norma Técnica para los Órganos de la Administración del Estado sobre Seguridad y Confidencialidad de los Documentos Electrónicos, aprobada por el artículo primero del decreto N° 83, de 2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, el cual establece que “Las responsabilidades de seguridad aplicables al personal deberán ser explicitadas en la etapa de selección e incluirse expresamente en los decretos o resoluciones de nombramiento o en las contrataciones respectivas.”. Para tal fin propone, en síntesis, incorporar en las bases de los respectivos concursos y procesos de selección las responsabilidades asociadas al cargo que derivan de la preceptiva que regula la materia consultada. Asimismo, sugiere la presentación de una declaración jurada simple en la cual, quien resulte elegido manifieste el conocimiento y el compromiso de cumplir con la normativa pertinente, quedando constancia de ello en el acto administrativo que formalice el nombramiento o el contrato, según corresponda, así como en la hoja de vida del funcionario. Sobre el particular, el artículo 17 de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, previene que el ingreso a los cargos de carrera en calidad de titular se hará por concurso público, mientras que el artículo 20 preceptúa que la autoridad facultada para realizar un nombramiento publicará un aviso con las bases del procedimiento destinado a proveer un determinado cargo, el cual debe contener, a lo menos y entre otras consideraciones, las características del mismo y los requisitos para su desempeño. A su vez, la letra h) del artículo 61 de ese cuerpo estatutario impone a los funcionarios públicos la obligación de “Guardar secreto en los asuntos que revistan el carácter de reservados en virtud de la ley, del reglamento, de su naturaleza o por instrucciones especiales.”, en tanto que la letra g) de su artículo 84 les prohíbe, entre otros asuntos, utilizar material o información reservada o confidencial del organismo para fines ajenos a los institucionales. En otro orden de ideas, el artículo 6° de la ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma, previene que “Los órganos del Estado podrán ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica”. Enseguida, el artículo primero del anotado decreto N° 83, de 2004, aprueba una norma técnica sobre seguridad y confidencialidad que deben cumplir los documentos electrónicos de los órganos del Estado, en lo concerniente al uso, almacenamiento, acceso y distribución de los mismos, junto con facilitar la relación electrónica entre los servicios públicos, y de éstos con la sociedad civil, lo que fundamenta el contenido del citado artículo 21 de ese acto administrativo. Consecuente con lo anterior, y al amparo de la norma técnica recién aludida, en las bases de los procedimientos destinados a evaluar candidatos para su ingreso a la Administración en calidad de titulares se deben contemplar las aludidas obligaciones en materia de seguridad y confidencialidad. De la misma forma, tal mandato se hace extensible a los certámenes que provean empleos a contrata, cuando la autoridad competente ocupe tal mecanismo, de acuerdo a las condiciones y requisitos establecidos en la jurisprudencia administrativa sostenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 55.344, de 2011 y 14.489, de 2012, de esta Contraloría General. En segundo término, en cuanto a la posibilidad de exigir una declaración jurada simple al seleccionado para un cargo público, en armonía con el criterio sustentado en los dictámenes N°s. 21.671, de 2006 y 32.605, de 2009, de este origen, cabe indicar que tal exigencia resulta improcedente ya que se traduciría en la imposición, por la vía administrativa, de un requisito adicional a los previstos por el ordenamiento jurídico para el ingreso a la Administración Pública. Por último, sí procede la inclusión del párrafo propuesto por el SAG en los actos de nombramiento o en las contrataciones respectivas que dicte, debiendo eliminar, por las razones recién expuestas, la mención a la declaración jurada simple. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República