Dictamen N° 36796/2020

Nº E36796 Fecha: 16-IX- 2020 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir instrucciones al sector municipal sobre el traspaso de los saldos de las cuentas de activos, pasivo y patrimonio al 1 de enero de 2021 y el procedimiento de ajustes de primera adopción establecidos en el oficio CGR N°E12203, de 2020, de este origen, para las municipalidades del país. Considerando que el registro y la información de las operaciones efectuadas por las municipalidades, deberán ajustarse en el ejercicio 2021 a la normativa y plan de cuentas contenidos en la resolución N° 3, de 2020, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP – CGR Chile para el Sector Municipal y el oficio circular N° E11061 de 2020, Plan de Cuentas, respectivamente, ambos de este Organismo Contralor. La presente instrucción tiene por objetivo dar directrices previas al inicio del ejercicio contable presupuestario año 2021, para que las municipalidades del país puedan adaptar sus sistemas contables a los nuevos requerimientos normativos, en especial a lo que se refiere al traspaso de saldos y los ajustes a la apertura establecidos en la nueva normativa para la primera adopción y ajustes de errores. AJUSTES DE PRIMERA ADOPCIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE NICSP – CGR – CHILE PARA EL SECTOR MUNICIPAL 1. Homologación de Cuentas y Saldos El oficio circular N° E12203, de 2020, de este origen, que imparte instrucciones a las municipalidades para la primera adopción de la normativa contable aprobada en la resolución N° 3, de 2020, establece la metodología que se deberá efectuar para la convergencia del Plan de Cuentas, en atención a que el cambio normativo modifica el plan de cuentas vigente al año 2020. AJUSTES DE PRIMERA ADOPCIÓN DE LA NORMATIVA CONTABLE NICSP – CGR – CHILE PARA EL SECTOR MUNICIPAL 2. Homologación de Cuentas y Saldos El oficio circular N° E12203, de 2020, de este origen, que imparte instrucciones a las municipalidades para la primera adopción de la normativa contable aprobada en la resolución N° 3, de 2020, establece la metodología que se deberá efectuar para la convergencia del Plan de Cuentas, en atención a que el cambio normativo modifica el plan de cuentas vigente al año 2020. Por tal motivo, al 1 de enero de 2021, las municipalidades tendrán que reflejar los saldos de apertura conforme al nuevo plan de cuentas, para lo cual deberán ceñirse a lo instruido en dicho documento. 3. Saldos Iniciales Los municipios deberán informar los saldos iniciales de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, al 1 de enero de 2021, mediante el Balance de Comprobación y de Saldos Agregado (AG) y Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado (BD), por la Gestión Municipal y sus Servicios Traspasados (Educación, Salud y Cementerios), en formato TXT definido en anexo A. Para lo anterior, deberán considerar el plan de cuentas establecido en el aludido oficio circular N° E11061, de 2020, de este origen. El archivo TXT se deberá informar, anualmente, a través de la plataforma SICOGEN II, en el periodo de “Apertura” habilitado para dicho efecto. Estos informes solo deben contener los Saldo Deudor o Saldo Acreedor de cada cuenta, mientras que los campos “Total Débitos”, “Total Créditos”, “Debe” y “Haber” de ambos informes deberán ser informados con valores cero. Adicionalmente, solo para este periodo 2021, los municipios deberán, remitir sus saldos de apertura mediante una planilla Excel definida en el anexo B, a la casilla de correo electrónico nicspsm@contraloria.cl, la cual será revisada por este Organismo Contralor para determinar la congruencia con los saldos de cierre del ejercicio anterior y con las instrucciones de primera adopción. Una vez autorizados los saldos enviados, el municipio deberá realizar la carga de los informes con los saldos iniciales (AG y BD) en SICOGEN II. El archivo Excel deberá contener los saldos de apertura de la Gestión Municipal y sus Servicios Traspasados, por cada cuenta contable nivel 2 del municipio de acuerdo a lo establecido en el mencionado oficio circular N° E11061, de 2020, Plan de Cuentas para el Sector Municipal, solo de aquellas cuentas que tengan saldo, y su fecha de envío es hasta el 22 de febrero de 2021. 4. Ajustes de Activos y Pasivos (ajustes a la apertura) El citado oficio circular N° E12203, de 2020, de este origen, establece que una vez efectuada la apertura del ejercicio contable 2021, se deberá proceder a ajustar dichos saldos iniciales, cuando corresponda, con el propósito de reconocer los activos y pasivos conforme a los nuevos requerimientos de reconocimiento y/o valoración o dar de baja contable a aquellas partidas que no estén permitidas. Estos ajustes se deberán efectuar con posterioridad a la apertura del ejercicio 2021, durante el año o en el restante periodo de transición para aquellas municipalidades autorizadas por la Contraloría General de la República. Estos ajustes deberán realizarse únicamente al periodo de apertura en los informes de Balance de Comprobación y de Saldos Agregado (AG) y Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado (BD), de manera conjunta. Los ajustes de apertura solo deben contener las transacciones que serán ajustadas, en el mismo formato que se utiliza para el envío de información mensual. En las columnas Saldo Deudor o Saldos Acreedor se deberá informar el nuevo saldo de apertura resultante, producto de la aplicación del ajuste. Las municipalidades deberán informar a este Órgano Contralor, el o los ajustes efectuados en el mes, en un solo archivo (TXT definido en anexo A) de forma mensual, para que estos sean aprobados formalmente por esta Entidad Fiscalizadora. Este envío se realizará conjuntamente con el envío del Balance de Comprobación y de Saldos, Agregado y Desagregado del mes. En caso de no informarse un ajuste a la apertura durante el mes, se asumirá que la entidad edilicia no ha regularizado sus activos y pasivos durante ese periodo. Los activos y pasivos que de acuerdo al Instructivo de Primera Adopción de la citada resolución N° 3, de 2020, deben cumplir los criterios de reconocimiento y/o valoración durante el año 2021 son los siguientes: a) Bienes de Uso, excepto para aquellos en que se ha establecido un plazo mayor, y Propiedades de Inversión. b) Activos Intangibles. c) Instrumentos Financieros. d) Existencias. e) Provisiones. f) Beneficios a los Empleados de corto plazo pendientes de pago y beneficios por término anticipado del vínculo laboral y otros beneficios. g) Bienes de uso adquiridos mediante contratos de leasing financiero. h) Activos Biológicos. Los activos y pasivos que puedan ser reconocidos en un plazo mayor al año 2021, el cual no podrá exceder del 31 de diciembre de 2023, para su reconocimiento y/o valorización, son los siguientes: a) Bienes Nacionales de Uso Público (cuyo control sea municipal). b) Activos Intangibles generados internamente. c) Activos concesionados y sus pasivos asociados. d) Planes de beneficios definidos y otros beneficios a los empleados a largo plazo. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, se deberá efectuar a la Jefa del Área de Normas del Sector Municipal de la División de Contabilidad y Finanzas Públicas, al correo electrónico nicspsm@contraloria.cl. Saluda atentamente a Ud. JORGE BERMÚDEZ SOTO Contralor General ANEXO A A. FORMATOS DE ARCHIVOS CONTABLES 1. FORMATO DE ARCHIVO DE SALDOS INICIALES Y AJUSTES A LA APERTURA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS AGREGADO TIPO DE REGISTRO POSICIÓN LARGO TIPO DE DATO CONTENIDO ENCABEZADO Tipo de Informe 1 1 Numérico 1 Período Contable 2 2 Numérico 00 (Saldos Iniciales o ajustes a la apertura) Entidad Matriz 4 8 Numérico Corresponde al código CGR asignado al municipio emisor. Moneda 12 3 Texto CLP. RUT Responsable 15 9 Numérico Rut del funcionario responsable del Área de Contabilidad y/o Finanzas. Dígito Verificador 24 1 Texto Dígito verificador del Rut anterior. Cantidad de Registros 25 9 Numérico Total de registros incluidos en el archivo (encabezado + detalle). Total Débitos 34 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Suma de los débitos informados en el detalle del informe. Total Créditos 50 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Suma de los créditos informados en el detalle del informe. DETALLE Código de Entidad 1 8 Numérico Corresponde al código CGR asignado al municipio emisor. Región 9 2 Numérico 01, 02, ...,16 Región a la que pertenece el municipio. Código de Cuenta 11 6 Numérico Título con 2 dígitos, Grupo con 1 dígito, Sub-Grupo con 1 dígito y Cuenta nivel 1 con 2 dígitos. (ej.011102, 011508, 022101). Debe 17 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Monto de las anotaciones al Debe (Débitos del ajuste). Haber 33 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Monto de las anotaciones al Haber (Créditos del ajuste). Saldo Deudor 49 16 Numérico Monto del Saldo Final Deudor. Saldo Acreedor 65 16 Numérico Monto del Saldo Final Acreedor. Denominación de la Cuenta 81 80 Texto Denominación de la cuenta informada. 2. FORMATO DE ARCHIVO DE SALDOS INICIALES Y AJUSTES A LA APERTURA DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DESAGREGADO TIPO DE REGISTRO POSICIÓN LARGO TIPO DE DATO CONTENIDO ENCABEZADO Tipo de Informe 1 1 Numérico 5 Período Contable 2 2 Numérico 00 (Saldos Iniciales o ajustes a la apertura) Entidad Matriz 4 8 Numérico Corresponde al código CGR asignado al municipio emisor. Moneda 12 3 Texto CLP. RUT Responsable 15 9 Numérico Rut del funcionario responsable del Área de Contabilidad y/o Finanzas. Dígito Verificador 24 1 Texto Dígito verificador del Rut anterior Cantidad de Registros 25 9 Numérico Total de registros incluidos en el detalle del informe. Total Débitos 34 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Suma de los débitos informados en el detalle del informe. Total Créditos 50 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Suma de los créditos informados en el detalle del informe. DETALLE Código de Entidad 1 8 Numérico Corresponde al código asignado a cada una de las áreas con' información (Gestión Municipal, Educación, Salud, Cementerios). Región 9 2 Numérico 01, 02, ...,16 Región a la que pertenece el municipio. Código de Cuenta 11 8 Numérico Título con 2 dígitos, Grupo con 1 dígito, Sub-Grupo con 1 dígito, Cuenta nivel 1 con 2 dígitos y Cuenta Nivel 2 con 2 dígitos. Los códigos de las cuentas sin desagregar a Nivel 2, se completan con ceros. (ej.01110200, 01150800, 01210601, ). Debe 19 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Monto de las anotaciones al Debe (Débitos del ajuste). Haber 35 16 Numérico Para el caso del periodo 00 (Saldos Iniciales): se debe completar con ceros (16 ceros). Para el caso del periodo 00 (Ajuste a la Apertura): Monto de las anotaciones al Haber (Créditos del ajuste). Saldo Deudor 51 16 Numérico Monto del Saldo Final Deudor. Saldo Acreedor 67 16 Numérico Monto del Saldo Final Acreedor. Denominación de la Cuenta 83 80 Texto Denominación de la cuenta informada. CÓDIGO DE ENTIDAD Para los efectos de construir los archivos correspondientes al Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado (saldos iniciales y ajustes a la apertura), en la línea de encabezado, el Código de la Entidad será el mismo que actualmente es informado por cada municipio. El código de detalle que se debe consignar en el archivo, tanto para la información de la Gestión Municipal como para la de cada Servicio Traspasado, será el siguiente: Balance Desagregado de la Gestión Municipal : 00XXXX01 Balance Desagregado de Educación : 00XXXX02 Balance Desagregado de Salud : 00XXXX03 Balance Desagregado de Cementerios : 00XXXX04 XXXX = Código CGR asignado al municipio NOMBRE DE ARCHIVOS TIPO DE REGISTRO POSICIÓN LARGO TIPO DE DATO CONTENIDO Tipo de Informe 1 2 Texto Identifica a los informes que deben remitirse y que para estos efectos se expresan a través de dos letras mayúsculas: AG : Balance de Comprobación y de Saldos Agregado (Saldos Iniciales o Ajustes de Apertura). BD : Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado (Saldos Iniciales o Ajustes de Apertura). Entidad 3 6 Numérico Corresponde al código CGR asignado al municipio emisor. Moneda del Informe 9 1 Texto Corresponde a la moneda en que están expresados los informes en archivos, a saber: P: Pesos (CLP). Período del Informe 10 6 Numérico Corresponde al periodo (apertura) y año al que pertenecen los datos incluidos en el archivo, debiendo exponerse como se indica: periodo (dos dígitos) y año (cuatro dígitos). Ejemplos: NOMBRE DEL ARCHIVO DETALLE AG101101P002021 Balance de Comprobación y de Saldos de un municipio, correspondiente a los saldos iniciales de 2021 o un ajuste a la apertura de 2021. BD101101P002021 Balance de Comprobación y de Saldos de un municipio, correspondiente a los saldos iniciales de 2021 o un ajuste a la apertura de 2021. ANEXO B 3. FORMATO DE ARCHIVO EXCEL DE SALDOS INICIALES Código Entidad Código de Cuenta Denominación Saldo Deudor $ Saldo Acreedor $ ... ... ... ... ... CONSIDERACIONES En la columna Código Entidad se deberá consignar el código, tanto para la información de la Gestión Municipal como para cada Servicio Traspasado, definido anteriormente. En las columnas Código de Cuenta y Denominación, se deberá registrar la cuenta contable a nivel 2 y su nombre, respectivamente, de acuerdo a lo establecido en el oficio circular N°E11061, de 2020, Plan de Cuentas para el Sector Municipal. Las columnas Saldo Deudor y Saldo Acreedor, deberán consignar el saldo inicial de la cuenta en pesos ($), considerando que el total de Saldo Deudor y Saldo Acreedor deben ser iguales, solo de aquellas cuentas que tengan saldo, por la Gestión Municipal y cada Servicio Traspasado.