Dictamen N° 412741/2024

Nº E412741 Fecha: 07-XI-2023 La Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en reiterar a las municipalidades del país que el registro y la información de las distintas operaciones que realizan en el cumplimiento de la gestión que les compete desarrollar, deben ajustarse durante el ejercicio año 2024, a la normativa e instrucciones contables vigentes resolución Nº 3, de 2020, y los oficios Nos E11061, E59549, ambos de 2020 y 20.101, de 2016, todos ellos de este Organismo Contralor. Asimismo, deberán observarse las siguientes instrucciones específicas: 1.- APERTURA DE CUENTAS 1.1. DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades edilicias que al inicio del ejercicio contable año 2024 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos en su totalidad a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos – Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar – Servicio de la Deuda – Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Al efecto, corresponde aplicar el procedimiento R – 04 Apertura de Deudores y Acreedores Presupuestarios, que se encuentra incluido en el oficio CGR N° E59549, de 2020, Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal NICSP – CGR Chile. 1.2. INGRESOS POR PERCIBIR Y DEUDA FLOTANTE Respecto a lo expresado en el punto anterior, cada municipio tendrá la responsabilidad de asegurarse que los deudores y acreedores presupuestarios originados en los ingresos por percibir y en la deuda flotante, respectivamente, correspondan a ingresos y gastos devengados y que estos cuenten con la documentación de respaldo, considerando los criterios establecidos en el oficio N° 20.101, de 2016, de este Organismo Contralor. En el caso de los derechos reconocidos como ingresos por percibir, la municipalidad deberá evaluar si corresponde la existencia de deterioro, de acuerdo con la norma de Instrumentos Financieros de la resolución N° 3, de 2020, y registrarlo según lo establecido en los procedimientos contables contenidos en el oficio N° E59549, de 2020. Además deberá tener en cuenta la normativa que rige al castigo de los créditos incobrables, especialmente lo consignado en el artículo 66 del decreto ley N° 3.063, de 1979, Sobre Rentas Municipales, que faculta a las municipalidades para que una vez agotados los medios de cobro de toda clase de créditos, previa certificación del secretario municipal, mediante decreto alcaldicio emitido con acuerdo del concejo, los declaren incobrables y los castiguen de su contabilidad una vez transcurridos a lo menos cinco años desde que se hicieron exigibles. Lo anterior, implica que el municipio debe poder demostrar en forma periódica y oportuna, esto es, al menos una vez al año, que ha realizado las correspondientes gestiones de cobro de esos derechos acorde a los procedimientos establecidos en la normativa Contable vigente para el Sector Municipal NICSP - CGR. En cuanto a la exigencia del mencionado artículo 66, de que se hayan agotado prudencialmente todos los medios de cobro, este Organismo Contralor ha manifestado, entre otros, en los dictámenes Nos 11013, 50.075, ambos de 2013, y E377914, de 2023, que ello supone la realización por parte del servicio titular del crédito, de todas aquellas diligencias que competan para hacer efectivo su derecho, de manera que quede establecida fehacientemente las imposibilidad de obtener un pago del mismo, pese a la adopción de tales medidas, añadiendo que el mero transcurso del tiempo no es razón suficiente para entender que se han agotado razonablemente tales medios de cobranza. Además, de conformidad con los señalados pronunciamientos, le corresponde al propio Organismo de la Administración ponderar cuando las gestiones efectuadas deben entenderse culminadas para esos efectos. A su vez, las obligaciones consideradas en la “Deuda Flotante”, la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en el dictamen N° 47.559, de 2013, ha precisado que configuran un pasivo transitorio o coyuntural y que deben saldarse, a más tardar, en el primer trimestre del ejercicio siguiente a aquel en el cual se han constituido, si se considera que las acreencias impagas en análisis, al momento de su generación, necesariamente debieron haber contado con la suficiente disponibilidad presupuestaria, en el ítem correspondiente a la naturaleza del respectivo hecho económico. Sobre el particular, el municipio deberá analizar en forma periódica la composición de dichas deudas con el propósito de verificar que estas sean efectivas y que no se mantengan por un lapso superior al plazo de su prescripción, ya que ello importaría el vencimiento de las eventuales acciones de cobro por parte de los acreedores y, de acuerdo a la jurisprudencia de este Organismo Contralor, el municipio enfrentado judicialmente al reconocimiento y pago de la obligación, debe oponer la correspondiente excepción de prescripción (aplica dictámenes Nos 28.980, de 2011, y 15.812, de 2012, entre otros). 1.3. RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2023, debe ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, conforme lo dispone el procedimiento R - 05 Traspaso del Resultado del Ejercicio a Resultado Acumulado, que se encuentra incluido en el oficio CGR N° E59549, de 2020, Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal NICSP – CGR Chile. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado en los puntos precedentes se registrarán en el mes de enero del año 2024 como movimiento de variaciones de dicho período. Conforme a lo anterior, las citadas cuentas 12192 – 22192 y 31103, deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216, que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto al momento de generarse, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen, debiendo ser regularizados los saldos provenientes de años anteriores cuando ya no se cumplan las condiciones que originalmente determinaron el tratamiento extrapresupuestario. 3.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2023, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2024. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, salvo en los casos señalados en el oficio CGR N° E101166, de 2021, que complementa instrucciones al sector municipal. Sin perjuicio de lo anterior, es menester precisar que los saldos iniciales varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable, como resultante de la gestión institucional, o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes del año en curso. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 4.- CORRECCIÓN DE ERRORES Según la norma de Errores contenida en la resolución N° 3, de 2020, los errores son omisiones o inexactitudes de información fiable que estaba disponible al momento de registrar movimientos financieros o económicos o de presentar los Estados Financieros, como consecuencia de errores aritméticos, de aplicación de políticas contables, inadvertencia o mala interpretación de hechos, entre otros. Los errores del periodo contable, detectados en el mismo periodo, se corregirán antes del cierre del ejercicio, como variación del mes en que se cuente con los antecedentes para realizar el ajuste. Por su parte, la corrección de un error de periodos anteriores se ajustará con efecto a la apertura del ejercicio en curso, corrigiendo los saldos iniciales de activos, pasivos y resultados acumulados, según corresponda, en cuyo caso deberá seguir las instrucciones señaladas en el oficio CGR N° E101166, de 2021. Un ejemplo de error de años anteriores es la regularización del activo fijo, para lo cual la Contraloría disponibilizó en su página www.contraloria.cl , la Guía de Regularización del Activo Fijo actualizada con la nueva normativa NICSP CGR para el Sector Municipal. Si producto de la corrección de errores de años anteriores, se modifican los saldos iniciales de las cuentas que intervienen en el cálculo del saldo inicial de caja, se deberán hacer las acciones correspondientes para incorporar la modificación presupuestaria que ajuste dicho saldo, considerando lo establecido en el oficio N° 20.101, de 2016. 5.- REGISTROS AUXILIARES DE ACTIVOS Y PASIVOS Los municipios deben cautelar que los registros auxiliares de los subgrupos de activos y pasivos, tales como Cuentas por Cobrar, Existencias, Bienes de Uso Depreciables, Bienes de Uso No Depreciables, Costos de Inversión y Cuentas por Pagar, sean consistentes con los saldos contables respectivos, y cualquier diferencia detectada debe ser regularizada durante el presente ejercicio. 6.- AJUSTES DE PRIMERA ADOPCIÓN Los ajustes de primera adopción, de acuerdo con lo establecido en el oficio CGR No E408913, de 2023 debieron contabilizarse hasta el 31 de diciembre de 2023, para todos los municipios del país incluido los servicios incorporados. Al respecto, cabe señalar que aquellas municipalidades que por diversos motivos no efectuaron los ajustes de primera adopción, deberán continuar efectuándolos, considerando para ello la norma de Errores contenida en la resolución Nº 3, de 2020, de este origen. 7.- TRANSFERENCIAS AL SECTOR PRIVADO (INCLUÍDAS LAS CORPORACIONES, FUNDACIONES Y ASOCIACIONES MUNICIPALES) Las municipalidades del país deberán informar mensualmente el detalle de las transferencias otorgadas al sector privado, corrientes y de capital realizadas en el mes anterior, incluidas en las asignaciones presupuestarias de los subtítulos 24 y 33, respectivamente, ambas de los ítems 01. La entidad edilicia deberá informar las transferencias indicadas en el párrafo anterior mensualmente a esta Entidad de Control, de acuerdo al detalle solicitado en la planilla Excel, que se encuentra publicada en el portal www.contraloria.cl , apartado “Nuestro Trabajo > Contable > Municipalidades > Normativa, Procedimientos, Instrucciones > Instrucciones”. Esta información deberá ser cargada en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional, www.contraloria.cl , banner Municipalidades – Sistemas Mi Extranet, e ingresar con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo Contralor. Dicha planilla de formato Excel se deberá remitir en un archivo incluyendo además un oficio conductor firmado por el alcalde y el Jefe de Administración y Finanzas en formato pdf. Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada entidad pública respecto de su contenido. Para su remisión, cada entidad edilicia debe contar con un funcionario habilitado en esa responsabilidad. En caso de que no se cuente con un funcionario habilitado como usuario de la plataforma o se resuelva designar un nuevo funcionario, se deberá informar esta decisión a través de un oficio suscrito por el alcalde y dirigido a este Organismo Contralor, señalando el nombre completo del funcionario designado, su cargo, Rut, teléfono y correo electrónico, antes del 15 de enero de 2024. Dicho funcionario será habilitado con una clave para ingresar al sistema SIREF. Los antecedentes requeridos, deberán ser cargados a esta Contraloría General, mensualmente, dentro de los 8 (ocho) primeros días del mes que corresponda, y contendrá la información del mes anterior. En este sentido, la municipalidad debe procurar que la información remitida sea coincidente con la información mensual contenida en el Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria enviado a través de SICOGEN. Adicionalmente, en el primer envío que se debe realizar por cada municipio, deberá remitirse un oficio que contenga el listado actualizado de todas las Corporaciones, Fundaciones y Asociaciones Municipales que esa entidad edilicia haya constituido o en la que participe, indicando su nombre y rut, independientemente si se ha transferido o no recursos. Si durante el año conforma o participa en una nueva corporación, fundación o asociación también deberá ser notificada a esta Contraloría General. 8.- INFORMES QUE DEBEN SER REMITIDOS 8.1.- INFORMES DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES Los municipios deberán preparar los siguientes informes presupuestarios: DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR Los Informes Nos 1 y 2, deben estructurarse de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto Nº 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, en armonía con la naturaleza de las operaciones propias del sector municipal, y desagregados hasta el nivel de subtítulo e ítem, salvo las transferencias de ingresos y gastos, corrientes y de capital, cuyos subtítulos son: 05, 13, 24 y 33, respectivamente, que deben ser presentadas totalmente desagregadas hasta el nivel de subasignación, correspondiente al nivel 4 del Plan de Cuentas contenido en el oficio CGR N° E11061, de 2020. Cada entidad, debe asegurar que se cumpla estrictamente lo dispuesto precedentemente y, además, lo señalado en el anexo B, letra B.1 Formato de Archivo para Informes de Presupuesto Inicial y de Actualización Presupuestaria. Estos informes deben ser enviados separadamente por la Gestión Municipal – Ingresos; por los Servicios Incorporados de Educación, Salud y Cementerios y por cada una de las Áreas de Gestión en las que se desagregue o modifique el presupuesto de gastos de la Gestión Municipal, e incluidos en un solo archivo. Los Informes Nos 3 y 4, deben contener detalladamente los estudios preinversionales básicos y los proyectos de inversión, indicándose en el primero los montos presupuestarios aprobados inicialmente y, en el segundo, las modificaciones que a su respecto se determinen. En ambos casos, deben presentarse a nivel de asignaciones especiales que identifiquen cada una de las iniciativas aprobadas, desagregadas por cada uno de los conceptos de gastos estimados al interior de cada una de éstas, en armonía con las asignaciones establecidas en los respectivos ítems del subtítulo 31 Iniciativas de Inversión en el clasificador presupuestario vigente. 8.2.- INFORMES CONTABLES 8.2.1 INFORMES CONTABLES MENSUALES Las municipalidades deberán preparar mensualmente los siguientes informes contables: DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR El Balance de Comprobación y de Saldos Agregado, informe N° 1, debe incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, el que comprende tanto la Gestión Municipal, como la de los Servicios Incorporados de Educación, Salud y Cementerios, según corresponda. El Informe N° 2 debe incluir el movimiento contable separado por la Gestión Municipal, y por cada uno de los Servicios Incorporados - Educación, Salud y Cementerios -, desagregados a nivel de Cuenta 1 o 2, según corresponda, del Plan de Cuentas vigente para el sector municipal y deben ser enviado en un solo archivo. La suma de los movimientos de los Balances Desagregados por cada una de las cuentas debe ser coincidente con lo informado en cada una de ellas en el Balance de Comprobación y de Saldos Agregado. El Informe N° 2, debe ser remitido por todos los municipios del país, indistintamente si tienen o no Servicios Incorporados. En este último caso, incluirá solo los datos de la Gestión Municipal. El Informe N° 3, debe incluir la totalidad de los datos generados en la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, desagregados al último nivel de detalle, consignado en el Plan de Cuentas, oficio CGR N° E11061, de 2020. Este informe debe ser enviado separadamente por la Gestión Municipal – Ingresos; por los Servicios Incorporados Educación, Salud y Cementerios, y por cada una de las Áreas de Gestión, y todos incluidos en un solo archivo. El Informe N° 4, debe incluir los datos del movimiento consolidado institucional de la deuda interna, constituida por los empréstitos internos y los créditos de proveedores, considerando el financiamiento de bienes adquiridos mediante operaciones de leasing y leaseback., entendido como endeudamiento en los conceptos de ingresos del clasificador presupuestario anteriormente mencionado. Este informe debe ser remitido por aquellas municipalidades que presenten saldos y/o variaciones en el Balance de Comprobación y de Saldos Agregado del mes, en las cuentas del subgrupo 231 “Deuda Pública Interna” y desagregado en cuentas analíticas que determine el municipio, por cada acreedor. Para aquellos municipios que no presenten esta condición, deberán declarar este informe como “Sin Movimiento” en el sistema SICOGEN al momento de la carga de los informes contables. En todos los casos, la información debe ser presentada en moneda de origen y convertida a moneda nacional (pesos) según el tipo de cambio determinado por el Banco Central, al término de cada mes. El Informe N° 5, debe contener a nivel de débitos y créditos los estudios básicos y proyectos (iniciativas de inversión), debiendo desagregarse cada proyecto aprobado a nivel de asignaciones especiales, en las que debe constar el código y la denominación del estudio básico y/o proyecto respectivo (código INI), los cuales una vez fijados no pueden modificarse. Este informe debe ser preparado separadamente por la Gestión Municipal y por los Servicios Incorporados de Educación, Salud y Cementerios, que conforman el municipio y deben ser enviados en un solo archivo. Ahora bien, la identificación de las asignaciones correspondientes a estudios básicos y proyectos de inversión, deben complementarse con la desagregación contenida en el clasificador presupuestario, en el subtítulo 31 Iniciativas de Inversión, el cual contempla las aperturas en los términos indicados en el anexo A. Todos los informes contables, además de los movimientos explicitados en los párrafos anteriores, deben incluir las cuentas que mantengan saldo, aun cuando no hayan tenido movimiento en el período. El Informe N° 6, debe contener los registros contables realizados en el Libro Diario y en los registros auxiliares que cada entidad edilicia debe mantener de acuerdo con la normativa establecida en la resolución N° 3, de 2020, de este origen, respecto de las operaciones registradas y realizadas en el mes inmediatamente anterior. Se hace presente que los registros contables deben cumplir con el nivel de integridad que exige la disciplina contable, propiciando el reflejo fiel de los hechos económicos o de otro tipo, que se desea representar, para su correcta lectura, acertada comprensión y su vinculación con los antecedentes y documentación que lo sustentan y lo dotan de fiabilidad, con especial énfasis en los registros de los documentos tributarios que respaldan desembolsos, cuando corresponde. El informe deberá ser enviado mensualmente en formato “XML”, según la estructura de archivo incluido en el Anexo B. 8.2.2 INFORMES CONTABLES DE SALDOS INICIALES AÑO 2024 El oficio CGR N° E36796, de 2020, señala en su punto 3, que los municipios deberán informar anualmente los saldos iniciales de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, al 1 de enero de cada año, mediante el Balance de Comprobación y de Saldos Agregado (AG) y Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado (BD), por la Gestión Municipal y sus Servicios Incorporados (Educación, Salud y Cementerios). El formato “TXT”, se remitirá según la estructura del archivo incluido en el anexo B. El archivo TXT se deberá informar, anualmente, a través de la plataforma SICOGEN, en el periodo de “Apertura” habilitado para dicho efecto. Estos informes solo deben contener los Saldo Deudor o Saldo Acreedor de cada cuenta, mientras que los campos “Total Débitos”, “Total Créditos”, “Debe” y “Haber” de ambos informes deberán ser informados con valores cero. 8.2.3 INFORMES CONTABLES DE AJUSTES A LA APERTURA SALDOS INICIALES AÑO 2024 Los ajustes a la apertura, de acuerdo a la normativa vigente corresponden a regularizaciones de activos y pasivos que se deben realizar con motivo de ajustes por corrección de errores de años anteriores, y se deberán efectuar durante el año, con posterioridad a la apertura del ejercicio 2024. Estos ajustes deberán realizarse únicamente al periodo de apertura en los informes de Balance de Comprobación y de Saldos Agregado (AG) y Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado (BD), de manera conjunta. Los ajustes de apertura solo deben contener las transacciones que serán ajustadas, en el mismo formato que se utiliza para el envío de información mensual. En las columnas Saldo Deudor o Saldos Acreedor se deberá informar el nuevo saldo de apertura resultante, producto de la aplicación del ajuste. Para informar un ajuste que sólo afecta a un determinado Servicio Incorporado y a objeto de mantener la consistencia entre los informes BD y AG, el municipio deberá informar en el respectivo informe BD, los saldos de los otros Servicios Incorporados que no han sido ajustados para una misma cuenta contable, de este modo se asegura la cuadratura entre ambos archivos al momento de cargar un ajuste a la apertura en el sistema de la Contraloría General. Las municipalidades deberán informar a este Órgano Contralor, el o los ajustes efectuados en el mes, en un solo archivo TXT definido en el oficio N° E36.796, de 2020, de forma mensual, según la estructura de archivo incluido en el anexo B, para que estos sean aprobados formalmente por esta Entidad Fiscalizadora. Este envío se realizará conjuntamente con el envío del Balance de Comprobación y de Saldos, Agregado y Desagregado del mes. En caso de no informarse un ajuste a la apertura durante el mes, se asumirá que la entidad edilicia no ha regularizado sus activos y pasivos durante ese periodo. En el Libro Diario, los ajustes a la apertura quedarán reflejados con el periodo 00. 9.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES La fecha de presentación de los informes presupuestarios será la siguiente: Los Informes de Presupuesto Inicial, y los Analíticos Presupuestarios de Iniciativas de Inversión Inicial (Informes Nos 1 y 3), de todas las entidades a que se ha hecho referencia, deberán enviarse dentro del plazo de cinco (5) días, contados desde la fecha de tramitación del acto administrativo que apruebe las estimaciones de ingresos y gastos para el año 2024 y, tratándose de los Informes de Actualización Presupuestaria (informes Nos 2 y 4), cinco (5) días del mes siguiente a aquél en que se hubieren autorizado dichas modificaciones. Por su parte, la fecha de presentación del balance de apertura será dentro de los primeros dieciocho (18) días del mes de enero, considerando que de acuerdo con la circular de cierre oficio CGR N° E408913, de 2023, la fecha de cierre de las Cuentas Contables del año 2022, deberán ser presentados a más tardar el 15 de enero de 2024. En lo que respecta al resto de los informes contables, mensuales será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. Ahora bien, los informes de Ajustes a la Apertura deberán ser enviados juntamente con el envío del Balance de Comprobación y de Saldos, Agregado y Desagregado del mes, solo cuando cuenten con la aprobación de la Contraloría General. Con todo, los informes presupuestarios deben ser cargados en el SICOGEN, con anterioridad a la carga de los Informes Contables correspondientes al mismo período. 10.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN El envío de los informes presupuestarios y contables deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, presentados en los formatos de acuerdo con la estructura de archivos incluidos en el anexo B y remitidos a este Organismo a través de la plataforma de captura e información financiera municipal SICOGEN. La responsabilidad en la veracidad y oportunidad en el envío de la información será del funcionario municipal autorizado para operar en la mencionada plataforma. Las entidades que no efectúen las gestiones o no cumplan con las obligaciones que se establecen en el presente instructivo podrán ser observadas por este Organismo Contralor, conforme a sus facultades. Finalmente, es preciso señalar que cada entidad edilicia debe comunicar en forma oportuna a esta Contraloría General de la República vía oficio, cualquier cambio de usuario responsable de operar en esta plataforma, con el propósito de asegurar el envío de la información en la forma y plazos establecidos. Saluda atentamente a Ud., JORGE BERMÚDEZ SOTO Contralor General de la República