Dictamen N° 46019/2015

N° 46.019 Fecha: 09-VI-2015 Se ha dirigido a esta Entidad de Control don Fernando Villarroel Valenzuela, denunciando que Carabineros de Chile le ha desconocido su calidad de apoderado del señor Gene Fernández Llerena en dos presentaciones formuladas ante esa institución policial, en circunstancias que dicho poder habría sido acreditado previamente mediante el documento original. Requerido su informe, Carabineros de Chile expone que su actuar se ajusta a derecho, en la medida que las copias simples del mencionado instrumento que el reclamante acompañó a ambas solicitudes, no se ajustan a lo dispuesto en el ordenamiento jurídico. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 13 de la ley N° 19.880, que consagra el principio de no formalización dentro del procedimiento administrativo, prescribe que este debe desarrollarse con sencillez y eficacia, de modo que las formalidades que se exijan sean aquéllas indispensables para dejar constancia indubitada de lo actuado y evitar perjuicios a los particulares. Más adelante, la letra c) de su artículo 17 establece que las personas, en sus relaciones con la Administración, tienen derecho a eximirse de presentar documentos que no correspondan al procedimiento, o que ya se encuentren en poder de aquella. Por su parte, el inciso segundo del artículo 22 de ese mismo cuerpo normativo dispone que el poder para actuar por medio de apoderados deberá constar en escritura pública o documento privado suscrito ante notario, y aclara que se requerirá siempre de escritura pública cuando el acto administrativo de que se trate produzca efectos que exijan esa solemnidad. A su turno, la letra d) del inciso primero del artículo 30 de la aludida ley N° 19.880, sostiene que si el procedimiento se inicia a petición de parte interesada, la solicitud que se formule deberá contener la firma del solicitante o la acreditación de la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio habilitado. Enseguida, según el inciso primero del artículo 31 de esa misma normativa, si la solicitud de iniciación no reúne los requisitos señalados en el artículo 30 y los exigidos, en su caso, por la legislación específica aplicable, se requerirá al interesado para que, en un plazo de cinco días, subsane la falta o acompañe los documentos respectivos, con indicación de que si así no lo hiciere, se le tendrá por desistido de su petición. De las normas transcritas, es posible desprender que cuando el procedimiento administrativo es iniciado a petición del interesado, su solicitud debe ser firmada por él o por su apoderado, caso este último en que además se debe acompañar el poder respectivo en escritura pública o documento privado suscrito ante notario. Luego, si alguno de esos requisitos –o ambos– fuere omitido por el peticionario, el organismo público deberá requerirle para que en un plazo de cinco días subsane la falta o acompañe el documento necesario, salvo que en este último supuesto la Administración cuente con el instrumento respectivo, pues en dicho caso, le asiste al solicitante el derecho de eximirse de presentarlo nuevamente, a fin de que ese procedimiento se desarrolle con sencillez y eficacia. Ahora bien, de los antecedentes tenidos a la vista aparece que el señor Fernando Villarroel Valenzuela formuló ante Carabineros de Chile, presentaciones en nombre de don Gene Fernández Llerena –fechadas el 25 de junio de 2014, y el 29 de noviembre del mismo año–, en las que acompañó una copia simple de un mismo documento privado suscrito ante notario, mediante el cual el señor Fernández Llerena le otorgaba poder para representarlo “en todo asunto de índole administrativo”. Consta, además, que a través de comunicaciones de 12 de diciembre de 2014 y de 8 de enero de 2015, la institución policial le informó al señor Villarroel Valenzuela que previo a resolver sus presentaciones era necesario “acreditar debidamente la personería” que se había invocado, pues la fotocopia simple que se acompañaba no cumplía con los requisitos del artículo 22 de la ley N° 19.880. Pues bien, si las presentaciones que fueron objeto de las mencionadas comunicaciones constituyeron el comienzo de un procedimiento administrativo ante Carabineros de Chile, correspondía que esa institución exigiera el documento original donde constara la personería, salvo que se encontrara en poder del órgano público y así se hubiere precisado por el apoderado, pues en ese supuesto le habría asistido al interesado el derecho para eximirse de presentarlo nuevamente. A su vez, si las presentaciones de que se trata formaban parte de un procedimiento administrativo iniciado con anterioridad, y el documento original ya había sido entregado a la autoridad policial al inicio del mismo o en otra actuación previa, no sería procedente que esa institución exigiera al peticionario un requisito que ya fue acreditado (aplica criterio del dictamen N° 10.241, de 2006). En consecuencia, Carabineros de Chile deberá revisar si las presentaciones efectuadas por el señor Villarroel Valenzuela constituyen el inicio de un procedimiento administrativo o se enmarcan dentro de uno ya incoado ante ese organismo, para luego, si correspondiere, ajustar sus actuaciones realizadas conforme se ha indicado en el presente oficio para cada uno de esos supuestos. Transcríbase al señor Fernando Villarroel Valenzuela y a la División de Personal de la Administración del Estado de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante