Dictamen N° 39842/2016

N° 39.842 Fecha: 30-V-2016 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Pontificia Universidad Católica de Chile, consultando si como beneficiaria de recursos o subsidios provenientes de diversas entidades públicas, puede rendirles cuentas con copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o funcionario autorizado para ello. Lo anterior, según precisa la anotada universidad, en atención a que la normativa tributaria le impone la obligación de conservar los antecedentes auténticos en sus dependencias, para los procesos de fiscalización que efectúa el Servicio de Impuestos Internos (SII). Agrega que dicho deber fue confirmado por el SII mediante el oficio N° 2.013, de septiembre de 2013, que respondió una consulta de esa casa de estudios, concluyendo que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 del Código Tributario, debía mantener a disposición de ese organismo toda la documentación tributaria que respalde sus operaciones en original. Asimismo, solicita que se establezca un procedimiento que permita armonizar las normas emitidas por este Órgano de Control y el SII y que se indique en forma precisa cuales son los funcionarios autorizados a autentificar copias o fotocopias de los instrumentos respectivos. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a esta las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con su resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, o su resolución N° 30, de 2015, que reemplazó a la primera para aquellos traspasos que tengan lugar a contar del 1 de junio del año 2015. En cuanto a los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, los artículos 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y 4° de la enunciada resolución N° 30, de 2015, previenen que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones. Añade el inciso segundo de esta última preceptiva que en casos calificados por la Contraloría General, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por su parte, el artículo 17 del Código Tributario señala que toda persona que deba acreditar la renta efectiva, lo hará mediante contabilidad fidedigna, salvo norma en contrario. Al respecto, el SII se ha pronunciado mediante los oficios N°s. 3.291, de 2009; 2.013, de 2013 y 129, de 2014, entre otros, indicando que de acuerdo a lo prescrito en el anotado artículo 17, persiste para el contribuyente la obligación de mantener y conservar los documentos tributarios originales conforme a las reglas generales, por ser ello necesario para la fiscalización del cumplimiento de sus deberes en esta materia. Por lo anterior, ese servicio ha considerado que tal razón es constitutiva de los motivos calificados que, acorde con el artículo 4° de la citada resolución N° 30, autorizan a mantener la documentación auténtica en poder del contribuyente. Ahora bien, acorde con la preceptiva sobre rendición de cuentas de la Contraloría General, a esta Entidad de Control le compete calificar aquellos casos en los que podrá aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Así, este Órgano Fiscalizador, mediante el dictamen N° 12.088, de 2007, consignó que con ocasión de la preceptiva tributaria que impone la obligación de conservar los documentos originales en poder del contribuyente, los receptores de los caudales que allí se indican pueden respaldar las rendiciones de cuentas con copias autentificadas por el funcionario competente, de manera que los antecedentes originales permanezcan en su poder. En este sentido, cabe concluir que la Pontificia Universidad Católica de Chile podrá presentar copias o fotocopias autentificadas en los casos en los que deba rendir cuentas a los organismos públicos con la documentación contemplada en el artículo 17 del Código Tributario. Respecto del procedimiento para armonizar lo preceptuado en la anotada resolución N° 30 y lo oficiado por el SII, cabe señalar que este se encuentra establecido en el artículo 4° de dicho acto administrativo, y consiste precisamente en la presentación de copias o fotocopias autentificadas de los respectivos documentos que la normativa tributaria exige. Finalmente, en cuanto a precisar cuáles son los funcionarios autorizados a autentificar las copias o fotocopias de los instrumentos respectivos, es menester señalar que la mencionada certificación puede ser efectuada ya sea por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe -la que podrá formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no, como acontece en este último caso con los notarios públicos-, o bien, por un funcionario que es designado al efecto por la autoridad competente, lo que deberá formalizarse a través del correspondiente acto administrativo (aplica criterio contenido en el dictamen N° 10.650, de 2015, de este origen). Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa de esta Entidad de Control. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República