Dictamen N° 75618/2016

N° 75.618 Fecha: 14-X-2016 Se ha dirigido a esta Contraloría General la señora Evelyn Mathei Fornet, requiriendo un pronunciamiento respecto de la procedencia que la alcaldesa y los concejales de la Municipalidad de Providencia pudiesen utilizar la base de datos con que contaría esa entidad edilicia -conformada por el nombre, dirección y correo electrónico de los vecinos que se inscriben en la página web institucional-, para fines políticos o ajenos a los institucionales, y si terceros, tales como voluntarios de campañas o agencias de publicidad, podrían hacer uso de ella. Asimismo, solicita se le indique si dicha base de datos constituye un bien municipal, si está sujeta a la ley N° 19.628, sobre Protección de Datos de Carácter Personal, y si puede ser cedida o transferida a cualquier título. Requerida al efecto, la aludida entidad edilicia informó, en síntesis, que cuenta con diversos mecanismos de difusión con el objeto de mantener informada a la comunidad sobre los trámites y servicios que presta, así como las actividades que realiza, descartando cualquier utilización electoral de ellos. Agrega, que las bases de datos personales recopiladas por el municipio constituyen bienes municipales, cuyo uso correcto, conforme lo dispuesto en la citada ley N° 19.628, implica que se utilicen solo para materias de su competencia y dentro de las funciones que le son propias, lo que habría ocurrido en la especie, no habiendo aportado la reclamante indicio alguno que indique lo contrario. Sobre el particular, respecto de la primera de las consultas formulada por la recurrente, en orden a si corresponde que la alcaldesa y los concejales de referida entidad edilicia pudiesen utilizar la anotada base de datos para fines políticos o ajenos a los institucionales, es del caso señalar, que los alcaldes y concejales deben, en el desempeño de sus cargos, abstenerse de realizar actividades políticas en cumplimiento de las normas sobre probidad administrativa contenidas en la ley N° 18.575, cuya observancia les resulta exigible por expreso mandato del inciso final del artículo 40 de la ley N° 18.695 En este contexto, cabe recordar que, según lo dispuesto en los N°s. 3 y 4 del artículo 62 de la citada ley N° 18.575, implica una falta a la probidad administrativa el emplear, bajo cualquier forma, dinero o bienes de la institución, en provecho propio o de terceros y ejecutar actividades, ocupar tiempo de la jornada de trabajo o utilizar personal o recursos del organismo en beneficio propio o para fines ajenos a los institucionales. En concordancia con lo expresado, es menester tener presente lo indicado en el oficio circular N° 8.600, de 2016, que imparte instrucciones con motivo de las elecciones municipales de esa misma anualidad, según el cual los bienes de los servicios públicos y las municipalidades o los destinados a esos organismos para el cumplimiento de sus funciones y los entregados en simple administración, no pueden ser empleados por las autoridades o funcionarios para las actividades de carácter político. Agrega el citado oficio, que la recta administración de los bienes por parte de los funcionarios, autoridades y jefaturas incluye el correcto uso de las bases de datos que los organismos públicos tengan a su cargo, debiendo observarse las disposiciones de la citada ley N° 19.628, lo que implica que el tratamiento de dichos datos por parte de las municipalidades solo podrá efectuarse respecto de las materias de su competencia y dentro de las funciones propias de la respectiva entidad. Luego, la alcaldesa y los concejales de la Municipalidad de Providencia solo podrán hacer uso de la aludida base de datos dentro de los márgenes previamente enunciados. Ahora bien, sin perjuicio de lo anterior, cabe recordar que en conformidad a lo dispuesto en el artículo 89 de la citada ley N° 18.695, los concejales no tienen el carácter de funcionarios municipales, y, por tanto, no están afectos a responsabilidad administrativa, procediendo únicamente perseguir las eventuales responsabilidades civiles y penales que pudieran afectarles, en sede jurisdiccional o bien, en caso de que hubieran incurrido en una contravención grave al principio de probidad administrativa, requerirse por cualquier concejal la declaración de su cesación en el cargo ante el Tribunal Electoral Regional respectivo, de acuerdo con los artículos 76, letra f), y 77 del aludido texto legal. Como es posible advertir, esta Entidad de Control carece de potestades sancionatorias respecto de los concejales, así como tampoco -en términos generales- tiene competencia para fiscalizar sus actuaciones (aplica criterio contenido en dictamen N° 60.307, de 2014). Por otra parte, la interesada consulta si es posible que terceros puedan hacer uso de la base de datos en comento, si esta constituye un bien municipal, si se encuentra sujeta a las disposiciones de la ley N° 19.628, y si puede ser cedida o transferida a cualquier título. Al respecto, es del caso señalar que las bases de datos de que se trata se encuentran reguladas por la ley N° 19.628, sobre Protección de la Vida Privada, la cual dispone en su artículo 1°, inciso primero, que “El tratamiento de los datos de carácter personal en registros o bancos de datos por organismos públicos o por particulares se sujetará a las disposiciones de esta ley, con excepción del que se efectúe en ejercicio de las libertades de emitir opinión y de informar, el que se regulará por la ley a que se refiere el artículo 19, N° 12, de la Constitución Política.” Por consiguiente, la obtención, utilización y protección de los datos por parte de la Municipalidad de Providencia se debe regir por las normas contenidas en dicho texto legal, evitándose dar un uso diverso al establecido en dicha ley. Transcríbase a la Municipalidad de Providencia. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República