Dictamen N° 86572/2013

N° 86.572 Fecha: 31-XII-2013 Mediante el oficio Nº 233, de 2013, la Comisión de Gobierno Interior y Regionalización de la Cámara de Diputados ha remitido la presentación de don Rafael Durán Castillo, mediante la cual denuncia, en lo que interesa, que esta Contraloría General habría incumplido las obligaciones consagradas en su ley orgánica al considerar que no fiscalizó debidamente el envío anual al Archivo Nacional de documentos de los departamentos de Estado con una antigüedad igual o superior a cinco años, la imposición de multas derivadas de dicho concepto, ni que la certificación de autenticidad de los registros haya sido efectuada por el funcionario competente para ello, agregando que no obstante haber constatado tales irregularidades, este Organismo Contralor no inspeccionó al aludido archivo ni los actos de su Conservador así como tampoco instruyó procedimientos disciplinarios al interior de ese servicio. Finalmente, solicita que el proyecto de ley que modifica el decreto ley N° 3.551, de 1980, limite el número de cargos de exclusiva confianza en esta Entidad Fiscalizadora solo a aquellos correspondientes a las jefaturas, el que fuera ingresado por la Cámara de Diputados al Congreso con fecha 17 de mayo de 2011, contenido en el Boletín N° 7655-00, por cuanto estima que el actual sistema laboral favorece que sus empleados no informen las omisiones e incumplimientos en que incurra este Órgano de Control. Sobre el particular, es del caso recordar que el artículo 13 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del ex Ministerio de Educación Pública, prevé que el Archivo Nacional tiene por objeto reunir y conservar los archivos de los departamentos de Estado y de todos los documentos y manuscritos relativos a la historia nacional, y atender a su ordenación y aprovechamiento, estableciendo el artículo 14, letra a), del mismo cuerpo normativo, que deben ingresar anualmente al referido repertorio los escritos provenientes de los órganos de la Administración de Estado, que hayan cumplido los cinco años de antigüedad, aludiendo en su letras b) y c), de forma específica, a ministerios, intendencias, gobernaciones y municipalidades, las que deberán conservar sus documentos durante los plazos que allí se establecen. A su vez, el inciso segundo del precitado artículo 14, de la misma preceptiva, dispone que las autoridades y funcionarios que no cumplan con la anotada obligación, serán sancionados con una multa consistente en diez pesos por cada día de atraso, la cual será impuesta por el Presidente de la República, tras la denuncia de la Dirección General de Bibliotecas y Museos, y su producido incrementará los fondos de la Caja Nacional de Empleados Públicos y Periodistas. Por su parte, en lo concerniente a la autoridad que debe certificar los documentos, transcurridos cinco años desde su aprobación, corresponde manifestar que, de acuerdo a lo consagrado en el artículo 17 del referido decreto con fuerza de ley N° 5.200, en la letra j), del artículo 1° del Reglamento para la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, en adelante DIBAM, contenido en el decreto N° 6.234, de 1929, del entonces Ministerio de Educación Pública, y, del mismo modo, conforme a lo señalado en los dictámenes N os 38.488, de 2006 y 611 y 42.386, ambos de 2012, de esta Contraloría General, las copias y certificados de los documentos transferidos al Archivo Nacional serán otorgadas y firmadas por el Conservador de esa institución y, sólo en su ausencia, por el Director General de la DIBAM, sin que le corresponda al Conservador otorgar copia ni certificado alguno respecto de documentos que no le han sido remitidos, caso en que la repartición que tenga en su poder el acto original requerido será la competente para efectuar dicha acreditación. Pues bien, en relación a lo previamente expuesto, es menester señalar que, con motivo de presentaciones sobre la misma materia efectuadas por el recurrente, a través de la resolución exenta N° 893, de 2008, esta Entidad Fiscalizadora instruyó un sumario administrativo en el Archivo Nacional, la DIBAM y en todas las entidades pertinentes, para determinar eventuales infracciones al precitado decreto con fuerza de ley N° 5.200, el que culminó con la resolución exenta N° 2.618, de 2010, que estableció, en primer término, que pese a que el aludido archivo no requirió de forma regular el envío de la debida documentación a las autoridades y organismos, ello tenía su causa en conductas de antigua data, ordenándose la realización de una auditoría. Asimismo, se dispuso que el servicio arbitrara las medidas necesarias para la regularización del tema, las cuales fueron oportunamente adoptadas por éste y; segundo, en lo referido al hecho de que la directora de la DIBAM omitió su obligación legal de firmar las copias y certificados expedidos por el Archivo Nacional en ausencia de su Conservador, dando paso a que tales labores fueran ejecutadas por funcionarios sin las facultades para ello, se estableció que dicha situación no constituyó en sí misma un acto irregular toda vez que esa conducta tuvo su origen en una justa causa de error, esto es, el haber actuado conforme al decreto supremo N° 936, de 1943, del ex Ministerio de Educación Pública, que declaraba que en caso de ausencia, enfermedad o licencia del señalado funcionario, éste sería subrogado por el jefe de sección más antiguo, razones por las que se desestimaron los cargos formulados y se resolvió absolver de toda responsabilidad a la mencionada autoridad. En cuanto a la aplicación de multas por los incumplimientos al mencionado artículo 14 del decreto con fuerza de ley N° 5.200, corresponde indicar que, mediante el oficio reservado N° 08, de 2008, la Directora de la DIBAM solicitó a la entonces Presidenta de la República, la imposición de la respectiva sanción a las autoridades de los servicios públicos que omitieron transferir sus documentos al Archivo Nacional, las cuales, conforme se explicó al ocurrente en el dictamen N° 24.574, de 2013, en armonía con el N° 32.699, de 2011, ambos de este Ente Contralor, no pudieron ser enteradas toda vez que, considerando la fecha de comisión de las infracciones reclamadas y, por otra parte, la inexistencia de normativa especial sobre la prescripción de las mismas, se debían aplicar al caso las disposiciones penales sobre las faltas, que prevén que la acción para perseguir el pago efectivo de ellas prescribe en seis meses a contar del día de comisión del ilícito, término que ya había transcurrido. Así, queda de manifiesto que este Órgano Superior de Control ejerció las acciones dirigidas a fiscalizar los aspectos denunciados por el señor Durán Castillo en materia de archivos y documentación pública, tanto a través de la realización del respectivo procedimiento disciplinario, como al llevar a cabo auditorías al interior del Archivo Nacional y de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos, cumpliendo en todo momento con lo ordenado por la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República. Por último, en lo que dice relación con la modificación del proyecto de ley que altera las normas sobre exclusiva confianza de los funcionarios de esta Entidad Fiscalizadora, es dable señalar que la conveniencia de llevarla a cabo constituye una apreciación personal del interesado, que carece de fundamentos de hecho o de derecho que permitan que esta institución se pronuncie al respecto, toda vez que ésta sólo interviene tratándose de denuncias precisas y fundadas, condiciones que no se cumplen en la especie (aplica criterio contenido en dictámenes N os 46.341, de 2002, y 22.336, de 2012, de este origen). En consecuencia, en mérito de lo expuesto, es dable concluir que este Organismo de Fiscalización ha atendido debidamente todas las presentaciones efectuadas por el señor Durán Castillo, actuando en todo momento en el marco de sus facultades consagradas en el Capítulo X de la Constitución Política de la República y en su aludida ley orgánica N° 10.336. Transcríbase al peticionario. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República