Dictamen N° 88534/2015

N° 88.534 Fecha: 06-XI-2015 La Contraloría Regional de Coquimbo ha remitido la presentación de don Fernando Cuello Galleguillos, exfuncionario de la Secretaría Regional Ministerial (SEREMI) de Desarrollo Social de ese territorio, quien solicita se declare la prescripción de lo que adeuda por concepto de recursos que en el año 2007 le fueron entregados, por la suma de $ * 277.000, para llevar a cabo actividades de aniversario del referido servicio. Señala que de tales haberes, no ha podido rendir $ 248.492, pues extravió los documentos de respaldo del gasto. Sin embargo, estima que habiendo transcurrido más de siete años desde que debía cumplir con dicho deber, esa deuda debe declararse prescrita. Requerido su informe, la SEREMI de Desarrollo Social señala que durante el año 2007 el peticionario ocupaba el cargo de Jefe Administrativo de ese organismo, por lo que le fueron entregados fondos a rendir por un total de $ 277.000, de los cuales existe un saldo no respaldado. Agrega que el recurrente cesó en sus labores en dicho servicio el 31 de marzo de 2015, cobrándole tales montos cuando presentó su renuncia. Sobre el particular, de conformidad con la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de este Órgano de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague recursos públicos debe rendir las cuentas comprobadas de su inversión a esta Contraloría General. A continuación, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de la Administración Financiera del Estado, establece que los ingresos y gastos de sus servicios o entidades “deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones”. Sin perjuicio de lo anterior, el inciso segundo del mismo artículo preceptúa que “en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente”. Asimismo, el acápite 3 de la resolución N° 759, de 2003, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento Sobre Rendición de Cuentas, vigente a la época en que se otorgaron los haberes de que se trata, prescribía que la rendición debe realizarse con los comprobantes que ahí se describen y su documentación auténtica, considerándose como tal solo los originales. Es así como, de no cumplirse con tales exigencias, el servicio respectivo deberá rechazar las rendiciones de cuentas que se le presenten, debiendo adoptar las medidas pertinentes tendientes a lograr la restitución de los fondos otorgados, a través de las vías administrativas y/o jurisdiccionales que al efecto contempla el ordenamiento jurídico. En este contexto, la jurisprudencia de este Órgano de Control, contenida entre otros, en sus dictámenes N°s. 31.241, de 2013 y 66.053, de 2015, ha precisado que la obligación de restituir los saldos no ejecutados, no rendidos u observados debe cumplirse dentro de un término prudencial, correspondiéndole a la respectiva autoridad ejercer todas las acciones que resulten necesarias al efecto, a fin de resguardar la correcta utilización de los recursos fiscales cuya transferencia se autorice. Por su parte, la prescripción cuya declaración requiere el peticionario, es un modo de extinguir las acciones y derechos ajenos por no haberse ejercido éstos por cierto lapso de tiempo y que debe ser invocada judicialmente por quien quiera aprovecharse de ella, de manera que la instancia administrativa no es la pertinente para que se alegue o declare la prescripción extintiva de la suma en comento, sino que ésta debe ser hecha valer por el interesado en sede jurisdiccional. No obstante, el artículo 19 de la ley N° * 18.382 -que establece normas complementarias de administración financiera, personal y de incidencia presupuestaria-, faculta a las instituciones y organismos descentralizados y a las empresas del Estado, para que, previa autorización de los Ministros del ramo correspondiente y de Hacienda, castiguen en sus contabilidades los créditos incobrables, siempre que hayan sido contabilizados oportunamente y se hayan agotado prudencialmente los medios de cobro. "En la misma forma, los demás servicios e instituciones del Estado podrán castigar las deudas que se estimen incobrables, siempre que hubieran sido oportunamente registradas y correspondan a ingresos propios o actividades especiales debidamente calificadas". Como puede apreciarse, la disposición transcrita faculta, por una parte, a los servicios descentralizados y a las empresas del Estado, salvo las excepciones que contempla, para que, previas las autorizaciones de los Ministerios del ramo y de Hacienda, y en los términos que especifica, procedan a castigar aquellos créditos que se encuentran en situación de incobrabilidad. Del mismo modo, dicha norma permite a los demás entes estatales, entre los cuales deben, por cierto, incluirse los servicios centralizados, para castigar las deudas que se consideren incobrables, bajo las condiciones que explicita. Ahora bien, en lo que respecta a la exigencia consistente en que se “hayan agotado prudencialmente los medios de cobro”, esta Entidad de Control ha señalado que ello supone la realización, por parte del servicio titular de la acreencia, de todas aquellas diligencias que competan para hacer efectivo su derecho, de manera que quede establecido fehacientemente la imposibilidad de obtener el pago del mismo, pese a la adopción de tales medidas (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 58.865, de 2011 y 31.874, de 2015, entre otros). Así, corresponde al propio organismo de la Administración ponderar cuándo las gestiones efectuadas deben entenderse culminadas para tales efectos, lo cual es sin perjuicio de lo que resuelvan, en definitiva, los ministros del ramo correspondiente y el de Hacienda al proceder a otorgar la autorización pertinente, como asimismo de las atribuciones de que está investida la Contraloría General en orden a cautelar el debido ingreso de los recursos públicos. En este orden de consideraciones, el transcurso del tiempo será uno de los factores que deberá tener en cuenta el servicio respectivo al efectuar la mencionada declaración de incobrabilidad, además de ponderar, si atendida la cuantía de la deuda resulta conveniente ejercer las respectivas acciones judiciales. Transcríbase al interesado y a la Contraloría Regional de Coquimbo. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante