Dictamen N° 9503/2009

N° 9.503 Fecha: 25-II-2009 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Subsecretaría de Marina, solicitando un pronunciamiento que precise las autoridades que pueden ser consideradas para los efectos del uso de recursos con cargo a gastos de representación en eventos, manifestaciones y reuniones que realice la Institución. Al respecto, corresponde señalar, en primer término, que el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias vigentes, en el subtitulo 22, ítem 12, asignación 003, señala que los gastos de representación "Son los gastos por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes, atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, en representación del organismo". Agrega el apartado segundo de la citada asignación, que "Con respecto a manifestaciones, inauguraciones, ágapes y fiestas de aniversario, incluidos los presentes recordatorios que se otorguen en la oportunidad, los gastos pertinentes sólo podrán realizarse con motivo de celebraciones que guarden relación con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondiente". Luego, en su apartado tercero, precisa que "Comprende, además, otros gastos por causas netamente institucionales y excepcionales, que deban responder a una necesidad de exteriorización de la presencia del respectivo organismo". En su apartado final, en tanto, establece que "Incluye, asimismo, gastos que demande la realización de reuniones con representantes o integrantes de entidades u organizaciones públicas, privadas, de otros poderes del Estado, y/o con expertos y autoridades nacionales o extranjeras, que se efectúen en las Secretarías de Estado, con concurrencia de funcionarios y asesores cuando así lo determine la autoridad superior". Como se advierte, la norma señalada permite que un desembolso determinado pueda ser considerado como gasto de representación, en la medida que financie una celebración relacionada con las funciones propias del Servicio y que a ella asistan autoridades superiores de Gobierno o del Ministerio respectivo. Además, permite solventar con cargo a gastos de representación ciertas expensas extraordinarias, siempre que concurran copulativamente dos circunstancias, esto es, que respondan a causas netamente institucionales y que obedezcan a la necesidad de proyectar la presencia de la entidad. Por último, autoriza los gastos que demande la realización de reuniones por parte de las Secretarías de Estado con otros organismos, sean públicos o privados, en la medida que correspondan a encuentros de trabajo que digan relación con las materias que les son propias y éstas se realicen en las dependencias de la respectiva Secretaría. Ahora bien, cabe anotar en este punto, que la Contraloría General de la República, a través de los dictámenes N°s. 11.315 y 28.852, ambos de 1985, precisó el sentido y alcance de la citada norma presupuestaria, cuya redacción se ha mantenido inalterada en los distintos clasificadores presupuestarios. En este sentido, el citado dictamen N° 11.315, de 1985, señaló que la circunstancia de que la celebración diga relación con los fines del servicio, debe examinarse en cada caso habida consideración de las normas legales y reglamentarias aplicables a la correspondiente entidad. La calidad de las autoridades asistentes, en cambio, debe calificarse en concordancia con las prescripciones de la Constitución Política y legislación que determinan quienes invisten tal jerarquía, de modo que no sería posible realizar con estos recursos gastos ocasionados por celebraciones de festividades tales como Navidad, Fiestas Patrias, día de la Secretaria, atenciones a personal del respectivo Servicio y, en general, todas aquellas reuniones que no correspondan a causas netamente institucionales, aun cuando asistan autoridades del rango que se indica en calidad de invitados. Por su parte, el dictamen N° 28.852, de 1985, estableció -en cuanto al alcance de la expresión "autoridades superiores del Gobierno" que emplea la norma-, que aquélla debe ser interpretada atendiendo a la jerarquía y representatividad que posean las autoridades que ejercen las funciones y potestades superiores del Estado en el marco de la Constitución y las leyes de la República, y no con sujeción estricta a su tenor literal y teniendo en cuenta lo que previenen los Capítulos IV y XIV de la Carta Fundamental, por cuanto ello conduciría a concluir que sólo comprende Presidente de la República, Ministros de Estado, Intendentes Regionales y Gobernadores Provinciales. En atención a lo expuesto, y de acuerdo a lo informado por el citado pronunciamiento, es posible estimar que el precepto comprende, además, a Parlamentarios, al Presidente y Ministros de la Corte Suprema y Cortes de Apelaciones, a los Subsecretarios de Estado y Jefes Superiores de Servicios, así como también a los funcionarios de los escalafones de Directivos Superiores de los Ministerios, Secretarios Regionales Ministeriales, Directores Regionales de los Servicios Públicos y Jefes Superiores de Servicios Públicos en la respectiva región. Con todo, cumple hacer presente que la naturaleza del gasto efectuado debe quedar claramente establecida en el comprobante de egreso, en términos que no merezca duda su procedencia ni mucho menos su imputación, por lo que debe señalarse el motivo específico de éste y las personas atendidas en cada oportunidad.