Dictamen N° 16630/2019

N° 16.630 Fecha: 20-VI-2019 El Servicio de Cooperación Técnica -SERCOTEC- requiere autorización para que los operadores de los Centros de Desarrollo de Negocio -CDN- conserven en su poder los documentos originales de las rendiciones de cuentas que estos deben presentar a esa entidad en el marco de los proyectos que señala. Además, requiere autorización para que a los Agentes Operadores de SERCOTEC -AOS- se les permita mantener las copias de las facturas autentificadas por un ministro de fe del propio agente, de manera que la documentación original quede en custodia de los beneficiarios finales de las iniciativas que señala para efectos de dar cumplimiento a las obligaciones que derivan de la fiscalización tributaria. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original, mientras que su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General, podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por su parte, los artículos 23 y 27, letra c) de la resolución en comento, permiten que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de rendición de cuentas pueda encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición de este Órgano de Control para el respectivo examen. Agrega que los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas. Ahora bien, SERCOTEC solicita que los CDN mantengan la documentación original de las rendiciones en el marco del programa “Desarrollo Empresarial en los Territorios”, mientras que el requerimiento sobre los AOS se refiere a los programas “Mejoramiento Competitividad de la MIPE”, “Emprendedores”, “Dirigido a Grupos de Empresas Asociatividad”, y “Especiales”, ejecutados con cargo a las asignaciones 134, 131, 132, 133, y 152, respectivamente, del subtitulo 24, ítem 01, del presupuesto del Servicio de Cooperación Técnica correspondiente a los años 2015, 2016 y 2018, cumpliendo así con identificar las asignaciones presupuestarias de acuerdo a lo exigido por la jurisprudencia de este origen, contenida en los dictámenes N°s. 28.917 y 6.668, ambos de 2017, entre otros. A su vez, el requirente individualiza los AOS y CDN junto con la localización de las oficinas en las cuales mantendrán la documentación a disposición de esta Contraloría General para realizar el examen de las respectivas cuentas, agregando que estas poseen la infraestructura necesaria para almacenar dichos documentos. Enseguida, cabe precisar que el cumplimiento de la preceptiva tributaria por parte de los beneficiarios constituye un motivo fundado para acceder a la autorización del referido artículo 4°, de acuerdo con las instrucciones contempladas en el oficio N° 44.960, de 2017, de este origen, siempre que la certificación de las copias de los documentos originales sea efectuada por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe, o bien, por el empleado que SERCOTEC designe al efecto, sin que sea procedente que lo hagan los mismos AOS (aplica criterio de los dictámenes N°s. 40.233, de 2010; 10.650, de 2015 y 15.846, de 2016). Atendido lo expuesto, se concede la autorización requerida para que los AOS y los CDN conserven en su poder la documentación de las rendiciones de cuentas en los proyectos de las asignaciones indicadas de las leyes de presupuestos de los años 2015, 2016 y 2018, debiendo SERCOTEC adoptar las medidas necesarias para asegurar el acceso de los funcionarios de esta Entidad de Control a las dependencias de esas entidades para efectos de realizar el correspondiente examen. Finalmente, cabe efectuar la prevención de que la presente autorización no exime a SERCOTEC de su obligación como otorgante de exigir la rendición de cuentas a los AOS y CDN privados de conformidad con el artículo 27 de la referida resolución N° 30, de manera que solo una vez que tales entidades den cumplimiento a esa exigencia, podrán mantener en su poder los documentos sustentatorios correspondientes a disposición de esta Entidad Fiscalizadora (aplica criterio del dictamen N° 369, de 2019). Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República