Dictamen N° 30942/2010

N° 30.942 Fecha: 10-VI-2010 Se ha consultado acerca de la procedencia de que esta Contraloría General y las respectivas Contralorías Regionales impongan la exhibición de su cédula de identidad a quienes solicitan sus pronunciamientos, o una fotocopia de ese documento a las personas que actúan como meras portadoras de esas presentaciones, así como de la exigencia de acompañar un poder notarial a quienes obran como apoderados de terceros. En relación con la materia, cabe recordar que los dictámenes de esta Entidad Fiscalizadora son uno de los instrumentos a través de los cuales ejerce el control sobre la legalidad de los actos de la Administración del Estado, función que le corresponde por mandato constitucional, motivo por el cual el cumplimiento de los mismos resulta obligatorio para los organismos y servicios sometidos a su fiscalización, siendo del caso añadir que tales dictámenes pueden ser emitidos a solicitud de un particular. Enseguida, es dable manifestar que la ley Nº 19.880, sobre bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado, en su artículo 30, prescribe que las solicitudes que se dirijan a la autoridad pertinente deben contener el nombre y apellidos del interesado, así como la firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad. A su vez, el artículo 22 de ese texto legal faculta a los interesados para actuar por medio de representantes o apoderados, los cuales deberán contar al efecto con un poder otorgado por escritura pública o documento privado suscrito ante notario, instrumentos que, en lo que interesa, darán fe acerca de la identidad de las partes. En este contexto, es necesario señalar que cuando el particular actuare por sí, deberá acreditar que la individualización manifestada en su presentación concuerda con la que consta en la cédula emitida al efecto por el Servicio de Registro Civil e Identificación, comoquiera que dicho documento público es expedido con el objeto de precisar la identidad civil de una persona, lo cual debe entenderse sin perjuicio de que un tercero pueda actuar como mero portador del respectivo requerimiento, exhibiendo, con el propósito antes enunciado, una fotocopia de la cédula del interesado. Precisado lo anterior, cabe advertir que el artículo 5° del decreto ley Nº 26, de 1924, que establece el servicio de identificación personal obligatorio, prevé que “estarán obligados a obtener su libreta de identidad personal, todos los residentes en el territorio de la República, tanto nacionales como extranjeros”, instrumento que actualmente corresponde a la cédula de identidad. Asimismo, es dable señalar que la ley Nº 19.477, orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, en su artículo 4°, Nº 4, prescribe que son funciones de esa entidad pública “establecer y registrar la identidad civil de las personas y otorgar los documentos oficiales que acreditan la identidad”, en tanto que su artículo 33, Nº 5, ordena que son obligaciones de los Oficiales Civiles “intervenir en el proceso de filiación civil y penal de las personas y supervisar el correcto otorgamiento de las cédulas de identidad, pasaportes y demás documentos de identificación que se tramiten en su Oficina”. En concordancia con lo expuesto, el decreto Nº 18, de 1973, del Ministerio de Defensa Nacional, que establece el Rol Único Nacional para fines de identificación y estadística, dispone, en sus Nºs 1 y 2, la implantación del referido rol único, destinado a procesar electrónicamente la información estadística de cada persona “sobre la base de un número de identificación, válido para todos los registros en que deba inscribirse, ya sea en razón de su estado, actividad, ejercicio de derechos políticos, obligaciones tributarias o cualquiera otra actuación que le concierna”, tomando “como referencia para este efecto el Número Nacional de Identificación que otorga el Servicio de Registro Civil e Identificación, el que será obligatorio”. Finalmente, conviene consignar que la jurisprudencia de esta Entidad Fiscalizadora, contenida, entre otros, en los dictámenes N°s 2.836 y 44.910, ambos de 2007; 42.309 y 42.321, ambos de 2009, y 22.747, de 2010, ha sostenido que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7°, letra f), de la ley N° 19.296, que establece normas sobre asociaciones de funcionarios de la Administración del Estado, tales entidades cuentan con atribuciones para representar a sus asociados en el evento de que éstos requieran expresamente su intervención, solicitud que se debe acompañar en las presentaciones que las referidas agrupaciones formulen a este Organismo de Control. Por lo tanto, corresponde concluir que las personas que concurran ante esta Entidad Fiscalizadora solicitando la emisión de un dictamen, deben acreditar su identidad mediante la exhibición de la cédula expedida por el Servicio de Registro Civil e Identificación, y que quienes actúan como apoderados de terceros, se encuentran en la necesidad de demostrar habérseles otorgado el respectivo poder, por escritura pública o instrumento privado suscrito ante notario, sin perjuicio de los requisitos que se exigen al efecto a las asociaciones de funcionarios de la Administración del Estado. Sonia Doren Lois Contralor General de la República Subrogante