Dictamen N° 42473/2016

N° 42.473 Fecha: 09-VI-2016 La Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento solicita un pronunciamiento sobre la procedencia de notificar mediante videoconferencia los informes de desempeño, la precalificación y la calificación a los coordinadores regionales de ese servicio. Agrega que de acuerdo con la normativa que la rige, los informes de desempeño, la precalificación y la calificación deben notificarse personalmente a cada uno de los funcionarios, pero que dicha diligencia tiene un alto costo para el caso de esos servidores. En ese sentido, expone que los coordinadores regionales se desempeñan en cada una de las regiones del país, salvo la metropolitana, pero dependen administrativa y funcionalmente del subdepartamento jurídico de la superintendencia, ubicado en Santiago, por lo que para practicar la anotada diligencia, esa jefatura o el secretario de la junta, según corresponda, debiese viajar a cada una de las regiones, lo que implica un costo de más de doce millones de pesos por concepto de pasajes, viáticos y gastos de movilización. En ese contexto, propone realizar esas notificaciones mediante videoconferencias privadas entre cada uno de los coordinadores regionales y la jefatura o el secretario de la junta, según corresponda, las que serán complementadas con el envío simultáneo, durante aquella, de los informes respectivos en un archivo encriptado al que solo podrán acceder los servidores con su clave. Finalmente aclara que a partir de 2017 comienza a regir un nuevo reglamento de calificaciones, por lo que la modalidad que propone solo se aplicaría en el presente año. Por otra parte, consulta si es procedente que los dirigentes de la asociación de funcionarios de esa entidad participen en la elección del representante del personal en la Junta Calificadora, atendido que existiría jurisprudencia contradictoria de este origen. Sobre la materia, el artículo 47 de la ley N° 18.575, dispone que un reglamento establecerá un procedimiento de carácter general que asegure la objetividad e imparcialidad de la calificación del desempeño, sin perjuicio de las reglamentaciones especiales que pudieran dictarse de acuerdo con las características de determinados organismos o servicios públicos. Pues bien, el decreto N° 1.088, de 2002, del Ministerio de Justicia, aprobó el reglamento especial de calificaciones para el personal de la Fiscalía Nacional de Quiebras, cuya continuadora legal fue la Superintendencia de Quiebras y, actualmente, la Superintendencia de Insolvencia y Reemprendimiento. Su artículo 2°, inciso primero, señala que “El precalificador notificará personalmente en una reunión individual y privada, los resultados y fundamentos de su evaluación a cada uno de los funcionarios de su dependencia”. El inciso segundo indica que “Este mismo procedimiento se seguirá para la notificación de los informes de desempeño funcionario”. Por su parte, el artículo 31 del decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, reglamento de calificaciones del personal afecto al Estatuto Administrativo -aplicable supletoriamente-, dispone que la notificación de la calificación debe realizarse por el secretario de la junta o quien este designe, el que deberá entregar copia del acuerdo respectivo y exigir la firma del funcionario calificado. En este sentido, es necesario recordar que los dictámenes N os 41.270, de 2007 y 31.921, de 2014, de este origen, manifestaron que determinadas actuaciones en los procedimientos evaluatorios no pueden realizarse a través de medios electrónicos, ya que por mandato expreso de la normativa que los regula aquellas deben satisfacer formalidades que no se logran usando tales sistemas, como aquellas que exigen la notificación personal para su validez. A mayor abundamiento, el dictamen N° 21.724, de 2006, de esta procedencia, sostuvo que la notificación personal tiene por objeto poner en conocimiento de manera presencial un determinado acto, de lo que es posible inferir que para que ello opere se requiere necesariamente la comparecencia del servidor a quien se pretende dar aviso. Ahora bien, las disposiciones y los dictámenes previamente consignados deben ser armonizados con otros preceptos del ordenamiento jurídico, entre ellos, el artículo 19 de la ley N° 19.880, cuyo inciso primero previene que el procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios electrónicos. Su inciso segundo añade que los órganos de la Administración procurarán proveerse de los medios compatibles para ello, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes. En este contexto, es pertinente advertir que esta Contraloría General ha manifestado a través de los dictámenes N os 47.096, de 1999 y 12.477 y 18.652, ambos de 2001, entre otros, que se encuentra permitido el uso de tecnologías de información para apoyar la labor administrativa, postura que encuentra su fundamento en los principios de eficiencia y eficacia en el actuar de los organismos públicos, consagrados en los artículos 3°, 5°, 8° y 10 de la ley Nº 18.575. En efecto, los indicados pronunciamientos señalaron que resulta procedente el uso de las tecnologías en comento, siempre que se reúnan tres condiciones, a saber, que se dé cumplimiento a las disposiciones que regulen el procedimiento de que se trate y en la medida que estas normas específicas no obsten a dicha posibilidad; que el servicio que pretende hacer uso de ellas cuente con la factibilidad técnica para implementarlas, y que se adopten las medidas de resguardo necesarias para asegurar la veracidad e inviolabilidad de la información. En dicho contexto, no se ve inconveniente para que en aquellos casos en que la notificación presencial de determinadas actuaciones de un proceso calificatorio no resulte eficiente o razonable, se utilicen medios electrónicos para ese fin, en la medida que los instrumentos utilizados permitan satisfacer todos los objetivos previstos para esa comunicaciones. En este punto se debe anotar que dado el estado de los avances tecnológicos, el carácter “personal” de una notificación no está hoy en día necesariamente asociado a la presencia física de los sujetos involucrados en esa gestión, siendo forzoso agregar que los medios electrónicos permiten tener la certeza de la identidad de quienes participan en ella, y que estos presentan posibilidades de registro de tales actuaciones. Por ello, existiendo factibilidad técnica de parte de la superintendencia de que se trata para utilizar el sistema de videoconferencias y otros recursos electrónicos complementarios para la notificación de los informes de desempeño, precalificaciones y calificaciones del personal que se desempeña en regiones diversas a aquella en que labora el que debe notificar, procede utilizar esas plataformas en tanto se adopten los resguardos correspondientes y se dé cumplimiento a las normas que regulan el procedimiento de que se trata, contenidas en los respectivos reglamentos, en la medida que ello se efectúe en los términos consignados y que su aplicación a cada caso particular no entorpezca, limite o restrinja el normal desenvolvimiento de dichas diligencias. En ese entendido, se complementan los dictámenes N os 21.724, de 2006, 41.270, de 2007 y 31.921, de 2014. Por otra parte, en lo relativo a la participación de los dirigentes de la asociación de funcionarios de ese servicio en la elección del representante del personal ante las Juntas Calificadoras, cabe anotar que el artículo 35 del Estatuto Administrativo señala que las Juntas Calificadoras Regionales y la Junta Calificadora Central se integran, en lo que interesa destacar, con “un representante del personal elegido por este, según el estamento a calificar”. Luego, el artículo 23 del anotado decreto N° 1.825 indica que “El representante del personal, tanto titular como suplente, será elegido por todos los funcionarios afectos a calificación”. Su artículo 5° previene -en armonía con lo prescrito en el artículo 25 de la ley N° 19.296- que no serán calificados, entre otros, los dirigentes de las asociaciones de funcionarios, salvo que lo solicitaren. Sobre el particular cabe hacer presente, en concordancia con lo resuelto en el dictamen N° 29.025, de 1997, de esta procedencia, que la interpretación armónica y sistemática de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia permite concluir que para participar en la elección del representante del personal ante las distintas juntas calificadoras solo es necesario tener la calidad de funcionario. A mayor abundamiento -continúa el referido dictamen-, el señalado artículo 25 de la ley N° 19.296 prescribe que en el evento que los señalados dirigentes no sean evaluados “regirá su última calificación para todos los efectos legales”, entre los cuales está, por cierto, el derecho a participar en la elección del representante del personal ante la respectiva junta calificadora. Este criterio fue reiterado en el dictamen N° 46.314, de 2004, de este origen, que señala que para participar en la referida elección solo se requiere ser servidor, por lo que una trabajadora suspendida preventivamente de sus funciones podía hacerlo, toda vez que continuaba siendo funcionaria pública durante la vigencia de esa medida. En este sentido, corresponde puntualizar que ambos dictámenes son concordantes, y aclaran que para participar en la elección del representante del personal ante las juntas, basta con tener la calidad de funcionario, por lo que no se aprecia la contradicción que señala la entidad recurrente. Transcríbase a las divisiones de Personal de la Administración del Estado y de Municipalidades, ambas de esta Contraloría General, y a todas las Contralorías Regionales. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República