Dictamen N° 47523/2009

N° 47.523 Fecha: 31-VIII-2009 Se ha remitido por la Contraloría Regional de Magallanes y Antártica Chilena la presentación efectuada por el Director Regional de Aduanas de la XII Región a través de la cual solicita a esta Entidad de Control emitir un pronunciamiento acerca del procedimiento para efectuar anotaciones de demérito respecto de funcionarios en comisión de servicio, particularmente en lo referente a quien corresponde disponerlas y notificarlas al afectado. Al respecto, indica que en los casos que exista un jefe de comisión designado, correspondería a dicho funcionario, en su carácter de jefe directo, notificar el contenido y las circunstancias que dan origen a la anotación de que se trata, y que de no existir dicha categoría, sería de competencia del jefe de la unidad en que se realice la labor por el servidor respectivo. Sobre la materia consultada corresponde señalar que el artículo 41 de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo -cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto con fuerza de ley N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda-, dispone a propósito del sistema de calificaciones, que la Junta Calificadora adoptará sus resoluciones teniendo en consideración, necesariamente, la precalificación del funcionario hecha por su Jefe Directo, la que estará constituida por los conceptos, notas y antecedentes que este deberá proporcionar por escrito. Entre los antecedentes, se considerarán las anotaciones de mérito o de demérito que se hayan efectuado dentro del período anual de calificaciones, en la hoja de vida que llevará la oficina encargada del personal para cada funcionario Asimismo, el artículo 43 del citado Estatuto indica, en lo que interesa, que las anotaciones de demérito son aquellas destinadas a dejar constancia de cualquier acción u omisión del empleado que implique una conducta o desempeño funcionario reprochable. Luego, el artículo 44 del señalado cuerpo legal establece que las anotaciones deberán referirse sólo al período que se califica y serán realizadas por la unidad encargada del personal a petición escrita del Jefe Directo del funcionario, la que deberá dejar constancia de esas anotaciones en la hoja de vida respectiva. Por su parte, es pertinente indicar que los artículos 3° y 4° del decreto N° 758, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento Especial de Calificaciones de los Funcionarios del Servicio Nacional de Aduanas, disponen que serán instrumentos auxiliares del sistema de calificaciones, entre otros, la hoja de registro que los jefes directos deben llevar por cada funcionario de su dependencia y en la que anotarán, entre otros aspectos, las actuaciones informadas por los respectivos jefes de turno y las de los jefes de las distintas unidades de la Dirección Nacional de Aduanas como de las Direcciones Regionales y Administraciones de Aduana, cuando corresponda. A su vez, el artículo 7° del citado reglamento dispone que el funcionario que hubiere sido designado como "jefe de turno" en avanzadas, pasos fronterizos o turnos, o como jefe o coordinador de un equipo de trabajo, informará acerca de los hechos relevantes del desempeño de los funcionarios a su cargo al jefe directo del funcionario dentro de los cinco días siguientes al término del respectivo cometido. Agrega la referida norma, que lo mismo deberán informar los jefes de las distintas Unidades de la Dirección Nacional de Aduanas como de las Direcciones Regionales y Administraciones de Aduana, cuando correspondiere. Concluye la citada disposición que en tales casos dicho informe tendrá el carácter de instrumento auxiliar del proceso de calificación. De las normas legales y reglamentarias indicadas, cabe concluir que el sistema de calificaciones contempla que sea el jefe directo el encargado y responsable de la precalificación de sus subalternos, como asimismo de disponer que sean efectuadas las anotaciones de mérito o de demérito en la hoja de vida de éstos. A su vez, la jurisprudencia administrativa de esta Entidad de Control contenida, entre otros, en los dictámenes N°s. 19.770, de 1999; 16.602, de 2004, y 17.781, de 2009, ha indicado que jefe directo es aquel de quien depende de forma inmediata el funcionario de que se trata, esto es, quien ejerce la potestad de mando sobre éste. Consignado lo anterior y en otro orden de ideas, cabe señalar que según lo dispuesto en los artículos 75 a 78 del citado Estatuto Administrativo, los funcionarios públicos pueden ser designados en comisiones de servicio o cometidos funcionarios, modalidades de desempeño que se destacan principalmente por su carácter transitorio. Conforme a lo señalado, tratándose de funcionarios del Servicio Nacional de Aduanas que ejerzan sus funciones bajo alguna de dichas modalidades, corresponde exclusivamente al Jefe directo disponer que se realicen las anotaciones de demérito en la hoja de vida de los funcionarios de su dependencia, sin perjuicio de que con tal objeto pueda tener a la vista lo informado por las jefaturas a que se refieren los artículos 4° y 7° del citado reglamento especial de calificaciones de ese servicio. En cuanto a la notificación de la anotación aludida, cumple advertir que atendido lo dispuesto en el artículo 1° del referido reglamento, dado que éste no regula tal materia, procede aplicar de manera supletoria lo dispuesto en el artículo 9° del decreto N° 1.825, de 1998, del Ministerio del Interior, sobre Reglamento de Calificaciones del Personal Afecto al Estatuto Administrativo, conforme al cual corresponde al jefe directo notificar por escrito al funcionario acerca del contenido y circunstancia de la conducta que da origen a la anotación, dentro del plazo de tres días de ocurrida, pudiendo el funcionario dentro de los cinco días siguientes a la fecha de la correspondiente notificación, solicitar al jefe directo que se deje sin efecto la anotación de demérito o que se deje constancia de las circunstancias atenuantes que concurran en cada caso. Agrega la citada disposición que la orden de anotación que realice el jefe directo deberá emitirse dentro de los cinco días siguientes al cumplimiento de los plazos mencionados. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República