Dictamen N° 28980/2011

N° 28.980 Fecha: 09-V-2011 Se ha dirigido a esta Contraloría General, la Directora Regional de la Dirección de Contabilidad y Finanzas del Ministerio de Obras Públicas, Región de Tarapacá, solicitando se le indique un procedimiento para la contabilización de las transacciones que surgen por el vencimiento del plazo para el cobro de determinadas obligaciones insolutas, originadas en pagos que realiza el servicio con aportes de terceros provenientes de Gobiernos Regionales, Aduanas, Municipalidades, Mineras, etc. La Dirección recurrente expone que con los recursos recibidos de terceros, efectúa pagos a proveedores a través del giro de los correspondientes cheques, algunos de los cuales no son cobrados en los plazos legales establecidos al efecto, produciéndose la caducidad de .los mismos una vez transcurridos los plazos a que se ha hecho referencia. Al citado vencimiento, se reconocen estas obligaciones como "compromisos insolutos", de acuerdo a lo establecido en la Circular DCYF N°27, de 1994, del Ministerio de Obras Públicas, "Instructivo sobre reconocimiento, pago y prescripción de compromisos insolutos", por lo que el servicio procede a regularizar sus disponibilidades y reconocer la obligación de pagar en la cuenta 21601 Documentos Caducados. En lo relativo a estas obligaciones, el servicio solicita se precise un procedimiento que permita determinar si corresponde aplicar el mismo tratamiento utilizado en la actualidad para los fondos sectoriales o presupuestarios, que consiste en emitir una resolución que disponga la incorporación de estos compromisos insolutos como ingresos, una vez transcurridos cinco años contados desde la fecha de su constitución. Lo anterior, se fundamenta en el instructivo antes mencionado, el cual especifica en el apartado 5 "Prescripción de las obligaciones insolutas, procedimiento para su liquidación y abono a cuenta de ingreso", que el periodo de prescripción extintiva de los compromisos insolutos es de cinco años, y el procedimiento administrativo de liquidación de las obligaciones insolutas es mediante una resolución exenta dictada por el Director Nacional de Contabilidad y Finanzas, del Ministerio de Obras Públicas, que disponga el traspaso de los compromisos insolutos con abono a cuentas de ingresos. En torno a la materia planteada, resulta del caso hacer presente que el aludido procedimiento administrativo fue observado por esta Contraloría General de la República, en el Informe Final de Auditoría 55, de 2009, evacuado a través de la División de Infraestructura y Regulación, fundamentándose en el dictamen N° 64.254, de 1977, de esta Entidad, el cual señala, entre otras materias, que el Fisco podrá abstenerse de cumplir una obligación una vez transcurrido el plazo de prescripción y, ante el evento de que el acreedor deduzca demanda para exigir su ejecución, deberá enervar dicha acción alegando la prescripción, precisándose que, sin embargo, no resulta procedente declarar prescrita una obligación insoluta por la vía administrativa, ya que ello sólo es factible a través de la correspondiente resolución judicial. De acuerdo con lo anterior, los saldos insolutos relacionados con obligaciones generadas con fondos de carácter sectorial -entendidos como aquellos recursos administrados presupuestariamente- sólo podrán ser reconocidos como otros ingresos, una vez que se encuentren vencidos los plazos legales de cobro, debiendo el servicio, en el evento de que el acreedor recurra a los Tribunales para hacer exigible el pago, oponer la excepción de prescripción. En tales casos, se deberá efectuar el ajuste, conforme al procedimiento establecido en el oficio C.G.R. N° 54.900, de 2006, Manual de Procedimiento Sector Público, L- 04 Cheques Caducados por Vencimiento del Plazo Legal de Cobro. Por su parte, en lo atingente a las obligaciones contabilizadas como "saldos insolutos" cuya fuente de financiamiento son los denominados recursos extrasectoriales, esto es, aportes recibidos de terceros en calidad de fondos en administración que no se hayan incorporado al presupuesto, la Dirección de la especie no podrá proceder a efectuar el ajuste anteriormente expuesto, ya que la circunstancia de que el proveedor de bienes o servicios financiados con dichos caudales no haya podido ejecutar su acreencia por vencimiento del plazo legal de cobro, beneficia sólo al tercero que entrega los recursos en administración. Luego, producida la situación en comento respecto de dichos recursos, el servicio deberá efectuar un cargo en la cuenta representativa de los saldos insolutos con abono a disponibilidades procediendo, al mismo tiempo, a restituir al tercero aportante los fondos no utilizados. José Aravena Sánchez Jefe División de Análisis Contable Subrogante