Dictamen N° 222854/2022

Nº E222854 Fecha: 09-VI-2022 I. Antecedentes La Agencia Nacional de Investigación y Desarrollo (ANID), solicita autorización para aplicar un procedimiento simplificado respecto de las rendiciones de cuentas recibidas desde entidades privadas y personas naturales, entre el mes de marzo de 2020 a marzo de 2022, en el marco de recursos transferidos por ese servicio. Señala que, con ocasión de la pandemia y con la finalidad de salvaguardar la salud de las personas y subsanar las dificultades que presentaron las entidades receptoras para la obtención y entrega de los antecedentes en formato físico, debió implementar un mecanismo excepcional para recibir la rendición de cuenta de forma digital a través de la plataforma que indica. De esta manera, requiere que se tengan por presentadas y procesadas las rendiciones de cuenta digitales de los receptores del sector privado, permitiendo que estos mantengan la documentación original, dado el volumen de proyectos y documentación que comprenden. En subsidio, requiere que se autorice la intervención de un ministro de fe de las entidades privadas. Como cuestión previa, cabe anotar que los dictámenes Nºs. E54.204, de 2020, y E139.145, de 2021, autorizaron a la ANID para extender el plazo especial de rendición de cuentas previsto en las resoluciones N°s. 9, de 2020, y 11, de 2021, ambas de este origen, que modificaron la resolución N° 30, de 2015, de esta Entidad de Control, que Fija Normas Sobre el Procedimiento de Rendición de Cuentas. No obstante, de los antecedentes tenidos a la vista en esta oportunidad, aparece que ese servicio no hizo uso del procedimiento previsto en dichos actos administrativos. II. Fundamento jurídico Sobre el particular, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a esta Contraloría General las cuentas comprobadas de su manejo. En cuanto a la forma de rendir cuenta, el artículo 4° de la citada resolución N° 30, de 2015, establece que, por regla general, la inversión de los caudales públicos debe justificarse con los originales de los documentos que acrediten los respectivos desembolsos, y excepcionalmente, esta Entidad de Control puede autorizar que se rindan mediante copias o fotocopias debidamente autentificadas por el respectivo ministro de fe o funcionario autorizado para ello. Por su parte, sus artículos 23 y 27, letra c), previenen que el otorgante deberá mantener a disposición de este Órgano de Control los antecedentes de las transferencias a entidades privadas. En casos calificados por aquél y autorizados por esta Contraloría General, la documentación podrá mantenerse en poder del receptor privado, en cuyo caso los organismos públicos deben adoptar los resguardos que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen documentado de las cuentas. A su vez, el inciso primero de su artículo 34 establece la posibilidad de que el Contralor General autorice a rendir cuentas a través de un procedimiento simplificado en aquellos casos cuyas excepcionales condiciones, las que deben ser acreditadas en la respectiva solicitud, impidan dar cumplimiento a lo dispuesto en esta resolución. Finalmente, se debe tener en cuenta que la jurisprudencia administrativa contenida, entre otros, en el dictamen N° 3.610, de 2020, ha manifestado que el brote del COVID-19 representa una situación de caso fortuito que habilita la adopción de medidas extraordinarias de gestión interna de los órganos y servicios públicos que conforman la Administración del Estado, con el objeto de resguardar a las personas que en ellos se desempeñan y a la población, al tiempo de asegurar la continuidad mínima necesaria de los servicios públicos críticos. III. Análisis y conclusión Ahora bien, de lo expuesto por la ANID, consta que desde marzo del año 2020 ese servicio implementó un sistema de rendición de cuentas en la plataforma de gestión de requerimientos Zendesk, a través del sitio “Centro de Ayuda Financiero”. En dicha plataforma, se dispuso de formularios para que los beneficiarios o quien estos autoricen, realizaran sus rendiciones en línea, adjuntando documentación digitalizada, cuya autenticidad se verifica por medio de declaraciones en el mismo sistema, en orden a que los antecedentes son idénticos a los respaldos originales. Como se advierte, el proceso implementado por la ANID implica que los ejecutores privados rindan cuentas con documentación digitalizada, declarando en el mismo sistema, que esta es igual a sus originales. Al respecto, atendido que los argumentos expuestos por el servicio dicen relación con las condiciones generadas por la pandemia que afecta al país y que el brote del COVID-19 representa una situación de caso fortuito, asimismo teniendo en consideración el volumen de los proyectos de que se trata, esta Contraloría General reconoce las especiales circunstancias que concurrieron en la ejecución de los recursos durante el período señalado por la ANID (aplica criterio contenido en el dictamen N° E122.753, de 2021). Por consiguiente, esta Entidad de Control estima pertinente autorizar de forma excepcional el procedimiento simplificado antes descrito, por el período comprendido entre marzo de 2020 y marzo de 2022, respecto de las rendiciones de cuentas presentadas en formato digital durante el referido lapso. No obstante, la ANID deberá requerir a la brevedad, toda la documentación original de las rendiciones de cuentas presentadas a través del procedimiento indicado y mantenerla a disposición de este Organismo de Control para su respectivo examen. Saluda atentamente a Ud., JORGE BERMÚDEZ SOTO Contralor General de la República