Dictamen N° 64821/2009

N° 64.821 Fecha: 19-XI-2009 Don José Barría Pérez ha solicitado un pronunciamiento relativo a la procedencia de que, cumplidos los requisitos establecidos en el artículo 29 de la ley Nº 18.216, el Servicio de Registro Civil e Identificación proceda a la efectiva eliminación de los antecedentes penales que obran en el respectivo prontuario penal, así como acerca del deber a que dicha entidad pública se encuentra sujeta, en orden a no comunicar a terceros las anotaciones de esa índole, por aplicación del artículo 21 de la ley Nº 19.628. Ello, atendido que se le ha impedido ingresar a la Administración del Estado como consecuencia de que su certificado de antecedentes incluye una anotación “que debió ser borrada oportunamente”, sin señalar otros datos sobre el particular. Solicitado su informe, el Servicio de Registro Civil e Identificación ha informado, en síntesis, que las anotaciones prontuariales deben ser omitidas en los casos a que se refiere la ley Nº 18.216, sobre medidas alternativas a las penas privativas o restrictivas de libertad, y añade que el sentido que la ley otorga a la eliminación definitiva de tales datos, a que se refiere el ocurrente, consiste en que, una vez cumplidas satisfactoriamente las medidas judicialmente ordenadas en virtud del aludido texto normativo, éstas ya no pueden ser dejadas sin efecto, y, por ende, la mencionada omisión pasa a ser permanente. Agrega, en este sentido, que la destrucción de tales datos impediría cumplir las disposiciones que ordenan exceptuar de dichas supresiones, por ejemplo, a los certificados indicados expresamente en el inciso tercero del referido artículo 29 de la ley Nº 18.216. En cuanto a la aplicación del artículo 21 de la ley Nº 19.628, sobre protección de datos de carácter personal, indica que ese organismo público cumple a cabalidad con la cautela de los datos allí indicados, teniendo en cuenta las excepciones que el mismo precepto contiene en relación con las solicitudes provenientes de los “tribunales de justicia u otros organismos públicos dentro del ámbito de su competencia”, así como en el artículo 6° del decreto ley N° 645, de 1925, que creó el Registro General de Condenas, en relación con “los fiscales del Ministerio Público, las autoridades judiciales, policiales y de Gendarmería de Chile respecto a personas sometidas a su guarda y control”. Finalmente, hace presente que dio estricto cumplimiento a la antedicha normativa en el caso del ocurrente, pero que no informará a esta Contraloría General sobre ese caso particular, por impedírselo la mencionada norma de reserva de la citada ley Nº 19.628. En relación con la materia, y como cuestión previa, es necesario recordar que el dictamen Nº 32.734, de 2006, de esta Entidad Fiscalizadora, precisó que el artículo 9° de su ley orgánica constitucional, Nº 10.336, la faculta expresamente para solicitar, de la Administración del Estado y sus funcionarios, los datos e informaciones que necesite para el mejor desempeño de sus labores. Agrega, que "la falta de observancia oportuna de estos requerimientos podrá ser sancionada directamente por el Contralor General" en los términos que indica, y que el inciso cuarto del mismo precepto precisa que "las normas que establezcan el secreto o reserva sobre determinados asuntos no obstarán a que se proporcione a la Contraloría General la información o antecedente que ella requiera para el ejercicio de su fiscalización, sin perjuicio de que sobre su personal pese igual obligación de guardar tal reserva o secreto". Asimismo, ese pronunciamiento concluyó que aun cuando los antecedentes prontuariales que se requieran del Servicio de Registro Civil e Identificación se encuentren sometidos a un régimen de reserva o secreto, pueden ser solicitados por este Organismo de Control en el ejercicio de sus labores, y deben ser proporcionados por la entidad pública o funcionario respectivo “en cumplimiento de lo prevenido en el artículo 9° de Ley N° 10.336, en los términos establecidos en dicha disposición”, de manera que no ha resultado procedente que ese servicio público prescindiera de informar acerca de la situación del ocurrente. Precisado lo anterior, y aun teniendo en cuenta que tampoco el señor Barría Pérez ha expresado los pormenores de la situación que expone, es del caso manifestar que la jurisprudencia de este Organismo Contralor, expresada, entre otros, en sus dictámenes Nºs. 7.426, de 2008, y 15.025, de 2009, ha señalado que de conformidad con los artículos 54, letra c), y 64, de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado -cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el decreto con fuerza de ley N° 1-19.653, de 2000, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia-, la circunstancia de no ser condenado por crimen o simple delito es una de las condiciones, establecidas por la ley, tanto para el ingreso como para la permanencia en el ejercicio de un cargo público, requisito que se verifica por la Administración a través del cotejo de las anotaciones que aparecen en los certificados que para dicho efecto emite el Servicio de Registro Civil e Identificación, informando acerca de las condenas que consten en el prontuario penal respectivo. Por otra parte, cabe destacar que el inciso primero del artículo 29 de la ley N° 18.216, ya citada, previene, en lo pertinente, que el otorgamiento, por sentencia ejecutoriada, de alguno de los beneficios previstos en dicha normativa legal a los reos que no hayan sido condenados anteriormente por crimen o simple delito -remisión condicional de la pena, libertad vigilada o reclusión nocturna-, tendrá mérito suficiente para la omisión en los certificados de antecedentes, de las anotaciones a que dio origen la condena. Agrega el inciso segundo del citado artículo 29, que el cumplimiento satisfactorio de dichas medidas alternativas, por los reos que no hayan sido condenados anteriormente por crimen o simple delito, tendrá mérito suficiente para la eliminación definitiva, para todos los efectos legales y administrativos, de tales antecedentes prontuariales. En tal contexto, esta Entidad Fiscalizadora, mediante sus dictámenes N°s. 16.593, de 2004; 36.773, de 2006, y 7.426, de 2008, entre otros, ha precisado, que la omisión de antecedentes prontuariales proveniente del otorgamiento, mediante sentencia ejecutoriada, de algunos de los beneficios de la ley Nº 18.216, ya indicados, produce efectos que se extienden a cualquier exigencia de orden legal y administrativa que afecte al beneficiado con dicha medida, relativa al hecho de haber delinquido, haciendo desaparecer los resultados de la condena, de manera que debe considerarse al favorecido como si no hubiese sufrido condena alguna en lo referente al cumplimiento de los requisitos de ingreso y permanencia en los organismos del Estado. Ahora bien, y en cuanto se refiere a la afirmación del ocurrente en el sentido de que el ya mencionado inciso segundo del artículo 29, de la ley N° 18.216, impone al Servicio de Registro Civil e Identificación, el deber de eliminar efectivamente o destruir los antecedentes a que alude tal disposición, es necesario hacer presente que esta Contraloría General concuerda con el criterio sustentado por el Servicio de Registro Civil e Identificación, en orden a que ello no resulta procedente. Ello, atendida la existencia de diversas excepciones legales que requieren, para determinados efectos, que los certificados de antecedentes que emite el mencionado servicio público, incluyan todas las anotaciones prontuariales de una persona. Así ocurre en el caso del artículo 29, inciso tercero, de la precitada ley Nº 18.216, que exceptúa expresamente del beneficio de la omisión de los respectivos antecedentes a “los certificados que se otorguen para el ingreso a las Fuerzas Armadas, de Orden y Gendarmería de Chile y los que se requieran para su agregación a un proceso criminal”. Además, cabe indicar que el ya apuntado decreto ley Nº 645, de 1925, que creó el Registro General de Condenas, dispone, en su artículo 6°, que fuera de los fiscales del Ministerio Público, las autoridades judiciales, policiales y de Gendarmería de Chile respecto a personas sometidas a su guarda y control, "nadie tiene derecho a solicitar la exhibición de los datos que se anotan en el Registro", en tanto que el artículo 7° del decreto N° 64, de 1960, del Ministerio de Justicia, que reglamenta la eliminación de prontuarios penales, de anotaciones, y el otorgamiento de certificados de antecedentes, previene que los prontuarios y los datos que se relacionen con los mismos "serán secretos" y sólo se podrá dar informaciones de ellos a los afectados y a las autoridades recién mencionadas, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio, por cierto, de las prerrogativas legales de este Organismo de Control, del modo que ya ha sido expuesto. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República