Dictamen N° 16204/2025

N° E16204 Fecha: 30-01-2025 I. Antecedentes La Asociación Nacional de Funcionarios del Servicio de Registro Civil e Identificación (SRCI) solicita un pronunciamiento sobre la legalidad de la resolución exenta N° 263, de 2023, de dicha entidad, que creó el entonces Departamento de Gestión Institucional, Transparencia, Ciudadanía y Patrimonio, por cuanto tal acto no se ajustaría a la planta de personal contemplada en la ley N° 19.191 -la que solo prevé siete cargos de jefe de departamentos-, ni a la facultad establecida en el artículo 7°, letra d), de la ley N° 19.477, orgánica del SRCI. Asimismo, consulta por la legalidad de la resolución exenta N° 482, de 2023, del mismo servicio, que asignó funciones de oficiales civiles adjuntos a personas funcionarias dependientes del referido departamento, pues sería contraria a una serie de disposiciones de la ley N° 19.477 y a ciertas facultades operativas, de personal y de archivo general, que la resolución exenta N° 36, de 2018, del mismo organismo, delegó en los Directores/ras Regionales del Servicio. Requeridos al efecto, el SRCI y la Subsecretaría de Justicia señalaron que las referidas resoluciones exentas se ajustaron a derecho. En particular, ambos informes precisaron que en virtud de las resoluciones exentas N°s. 447, de 2023 y 184, de 2024, del SRCI, el departamento actualmente se denomina de “Gestión Institucional” y tiene -en lo pertinente- una nueva organización interna. II. Respecto a la resolución exenta N° 263, de 2023, del SRCI. 1. Fundamento jurídico De acuerdo con el artículo 1° de la ley N° 19.477, el SRCI es un servicio público, funcionalmente descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, sometido a la supervigilancia del Presidente de la República a través del actual Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. Su artículo 5° dispone que el servicio estará constituido por una Dirección Nacional, de la que dependerán las Direcciones Regionales; las Subdirecciones de Operaciones, de Estudios y Desarrollo, de Administración y Finanzas, y Jurídica; la Contraloría Interna y la Secretaría General. La dirección superior del servicio -preceptúa el artículo 6° de la citada ley N° 19.477-, estará a cargo de un funcionario denominado Director Nacional, a quien le corresponderá velar por el cumplimiento de las normas aplicables al servicio; dirigir, organizar, coordinar y administrar el Servicio, tomando las decisiones que estime necesarias para la buena marcha del mismo; y fijar y modificar la organización interna del servicio, para cuyo efecto podrá crear, suprimir y fusionar unidades, fijar su dependencia, asignarle funciones y el personal necesario para cumplirlas, sin que el ejercicio de esta facultad signifique modificar la planta de personal ni la estructura del organismo establecida en la ley, según lo precisan las letras a), c) y d), del artículo 7°. Enseguida, respecto a la planta de personal del SRCI, cabe señalar que la ley N° 19.191 -modificada, en lo que interesa, por el artículo 1°, N° 1, del decreto con fuerza de ley N° 1, de 2009, del entonces Ministerio de Justicia-, prevé 8 cargos de “jefe de Departamento” en la planta de directivos. Finalmente, de acuerdo con el criterio contenido en los dictámenes N°s. E278515, de 2022, E316449, de 2023 y E471808, de 2024, el ejercicio de las atribuciones de dirección, organización y administración que le corresponde al jefe superior de un servicio público, debe subordinarse a la estructura orgánica fijada por la normativa de mayor jerarquía, así como también conciliarse con la respectiva planta de personal del organismo. 2. Análisis y conclusión De la normativa y de la jurisprudencia citada se desprende que al Director Nacional del SRCI le asiste la facultad de fijar y modificar la organización interna de esa entidad, pudiendo para estos efectos crear las unidades que estime convenientes, en la medida que ello sea conciliable con los cargos previstos en la planta de directivos para el respectivo nivel jerárquico. Ahora bien, según el contexto normativo reseñado, la planta de personal del SRCI fijada por el legislador consta de ocho cargos para el nivel jerárquico de jefe de departamento y no de siete, como entiende la asociación recurrente, de manera que el aludido Director Nacional se ha encontrado habilitado para crear, dentro de ese marco, el Departamento de Gestión Institucional, sin perjuicio que esa autoridad deba velar permanentemente por que se respete el apuntado límite. III. Sobre la resolución exenta N° 482, de 2023, del SRCI. 1. Fundamento jurídico De acuerdo con el inciso primero del artículo 37 de la ley N° 19.477, “En cada Oficina de Registro Civil e Identificación se nombrará, a lo menos, un Oficial Civil Adjunto, quien será el subrogante legal del titular en todas sus funciones y con sus mismas facultades e inhabilidades, cada vez que este último se encuentre impedido o inhabilitado para ejercer su cargo”. Por su parte, las letras l), m), o) y r), del artículo 7°, del mismo cuerpo legal, disponen que al Director Nacional SRCI le corresponde nombrar y designar al personal; establecer y ejecutar las políticas relativas al personal; facultar a determinados funcionarios para que autoricen documentos otorgados por sus respectivas unidades; y designar a los oficiales civiles y a los funcionarios que tendrán la calidad de ministros de fe para certificar las actuaciones del Servicio. Enseguida, debe anotarse que la jurisprudencia contenida en los dictámenes N°s 30.068, de 2013, 59.385, de 2014 y 77.308, de 2016, ha sostenido que las labores que la ley N° 19.477 encarga a los oficiales civiles son desempeñadas a través de la encomendación de funciones, atendido que la ley N° 19.191 -modificada por el decreto con fuerza de ley N° 1, de 2009, del entonces Ministerio de Justicia-, no contempla en la planta de personal del mencionado servicio público los cargos de oficiales civiles. En este sentido, cabe recordar que la encomendación de funciones es una institución utilizada para asignar labores que se estimen imprescindibles para la continuidad del servicio y que no pueden desarrollarse por medio de un cargo público, ya sea por no existir este en la planta de personal, o bien, por ser insuficientes las plazas que allí se consultan, y que no configura un nuevo nombramiento, acorde con lo sostenido en los dictámenes N°s. 75.288, de 2013 y 28.016, de 2016. 2. Análisis y conclusión En primer término, debe anotarse que el Director Nacional del SRCI, mediante la resolución exenta N° 482, de 2023, asignó funciones de oficial civil adjunto a ciertos funcionarios pertenecientes a la dotación de la Dirección Nacional, principalmente del Departamento de Gestión Institucional -de acuerdo con lo manifestado en su informe-, a efectos de “garantizar atención regular y continua de los usuarios de la Región Metropolitana que concentran más del 50% de las atenciones del país”, y en el marco de lo dispuesto en los artículos 5° y 28 de la ley N° 18.575, según precisan los considerandos 5 y 6 del referido acto administrativo. Así, es dable sostener que la designación de oficiales civiles adjuntos realizada mediante la citada resolución exenta N° 482, de 2023, se ajustó a las facultades que asisten al Director Nacional en materias de personal y que es conforme con la uniforme jurisprudencia que este Organismo de Control ha emitido sobre la materia. Por su parte, atendido que los oficiales civiles adjuntos dependen orgánicamente del nivel central -tal como fue manifestado por las reparticiones requeridas en sus respectivos informes-, esta Entidad Fiscalizadora no aprecia de qué modo la resolución exenta N° 482, de 2023, podría contravenir la resolución exenta N° 36, de 2018, de ese organismo, que delega en los Directores/as Regionales del Servicio la facultad de suscribir los actos relativos a las materias que indica, las que, por lo demás, no comprenden la asignación de funciones de oficiales civiles adjuntos. En consecuencia, no se advierten las irregularidades denunciadas respecto de la resolución exenta N° 482, de 2023, del Servicio de Registro Civil e Identificación. Saluda atentamente a Ud., VICTOR HUGO MERINO ROJAS Contralor General de la República (S)